Um exemplo de PDCA ajuda mais do que a definição das quatro letras, porque o difícil não é saber que existe Plan, Do, Check e Act. O difícil é saber o que escrever em cada etapa quando o problema é real, os dados são incompletos e o prazo do projeto continua correndo.
Abaixo está um PDCA preenchido do começo ao fim em um projeto de obra, com os números de cada etapa. O exemplo é ilustrativo e os dados são fictícios, mas a sequência vale para qualquer projeto, e no fim você vê como adaptá-la para TI ou serviços.
Se você ainda está entendendo o ciclo e quando ele se aplica ao planejamento e ao controle, comece pelo artigo ciclo PDCA em projetos e volte para ver a aplicação.
Formação relacionada
Panorama das habilidades técnicas e comportamentais esperadas de um gestor de projetos.
O contexto do exemplo
Projeto (exemplo ilustrativo, com dados fictícios): construção de um edifício residencial de 12 pavimentos, com quatro apartamentos por andar. A obra está na fase de acabamentos, e o revestimento cerâmico de banheiros, cozinhas e áreas de serviço segue de baixo para cima.
Sinal de alerta: a equipe de qualidade da construtora inspeciona cada ambiente revestido com a Ficha de Verificação de Serviço (FVS). Nos pavimentos 1 a 3, a fiscalização começou a reprovar ambientes, e cada reprovação significa arrancar peças, refazer e atrasar a frente de pintura que vem logo depois.
Quem participa: o engenheiro de produção (dono do problema), a técnica de qualidade, o mestre de obras e o encarregado da empreiteira de revestimento. O gerente do projeto patrocina o ciclo e cobra o resultado na reunião semanal.
Plan: o problema, a meta, as causas e o plano
1. Problema com número
A técnica de qualidade levantou as FVS dos três primeiros pavimentos: 36 ambientes molhados inspecionados, 8 reprovados. Uma taxa de reprovação de 22%.
Problema escrito: "22% dos ambientes com revestimento cerâmico reprovados na FVS nos pavimentos 1 a 3 (8 de 36), gerando retrabalho e atraso na liberação para pintura."
Repare que o problema não diz "o revestimento está ruim" nem "a empreiteira é fraca". Ele diz o que acontece, quanto e onde, sem embutir a causa.
2. Meta com prazo
Meta: reprovação abaixo de 5% nos ambientes inspecionados a partir do pavimento 6, mantida até o pavimento 12.
A meta tem número, ponto de medição e duração. Sem isso, a etapa Check não teria contra o que comparar.
3. Estratificação dos defeitos
Antes de discutir causa, a equipe separou os 8 ambientes reprovados pelo tipo de defeito registrado na FVS. Alguns ambientes tinham mais de um defeito, por isso o total passa de 8.
| Tipo de defeito | Ocorrências | Participação |
|---|---|---|
| Peças com som cavo (sem aderência total) | 6 | 46% |
| Caimento errado para o ralo | 4 | 31% |
| Desnível entre peças vizinhas | 2 | 15% |
| Rejunte falhado | 1 | 8% |
| Total | 13 | 100% |
Dois defeitos somam 77% das ocorrências. É o raciocínio do diagrama de Pareto: atacar primeiro os poucos tipos que concentram a maior parte do problema.
4. Causas comprovadas
A equipe fez uma reunião de causa e efeito para os dois defeitos principais e depois foi a campo conferir cada hipótese. Só entraram no plano as causas confirmadas.
| Defeito | Causa levantada | Como foi verificada | Confirmada? |
|---|---|---|---|
| Som cavo | Argamassa colante usada depois do tempo indicado pelo fabricante | Observação de dois dias de execução | Sim |
| Som cavo | Peças grandes assentadas sem dupla colagem | Conferência das peças removidas | Sim |
| Som cavo | Lote de argamassa com defeito | Ensaio do lote pelo fornecedor | Não |
| Caimento | Contrapiso entregue sem conferência de caimento | Medição em 6 ambientes ainda não revestidos | Sim |
| Caimento | Projeto sem cota de caimento clara | Revisão do projeto | Não |
A causa do lote de argamassa era a mais citada na obra e não se confirmou. Se o plano tivesse partido da opinião, a construtora teria trocado de fornecedor e o problema continuaria.
5. Plano de ação
Com as causas confirmadas, o plano foi montado no formato 5W2H.
| O quê | Por quê | Onde | Quando | Quem | Como | Quanto |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Preparar argamassa em quantidades menores, com horário de preparo anotado no balde | Eliminar uso fora do tempo de trabalho | Pavimentos 4 e 5 | A partir de 3/3 | Encarregado da empreiteira | Balde com etiqueta de horário e descarte do que passar do tempo | Sem custo extra |
| Treinar a equipe em dupla colagem para peças acima do tamanho definido no procedimento | Garantir aderência das peças grandes | Canteiro | 2/3 | Engenheiro de produção | Demonstração prática de 1 hora com teste de remoção de peça | R$ 300 em material de teste |
| Incluir a conferência de caimento do contrapiso na FVS, antes de liberar o revestimento | Barrar a base errada antes do assentamento | Todos os ambientes molhados | A partir de 3/3 | Técnica de qualidade | Medição com nível em pontos definidos, registro na FVS | 2 horas por pavimento |
O detalhe de cada coluna e o encaixe do 5W2H dentro da etapa Plan estão no artigo PDCA e 5W2H: como usar juntos no projeto.
Do: executar em escala de teste
A equipe decidiu aplicar o plano primeiro nos pavimentos 4 e 5, e não na obra inteira. Executar em escala menor permite medir o efeito antes de transformar a mudança em regra.
O que foi registrado durante a execução:
- O treinamento aconteceu na data prevista, com os seis assentadores da empreiteira.
- A etiqueta de horário funcionou nos primeiros dias e foi esquecida em parte dos baldes na segunda semana. O encarregado passou a conferir no início de cada turno.
- A conferência de caimento barrou 3 contrapisos no pavimento 4, que foram corrigidos antes do revestimento.
Sem esse registro do que saiu diferente do plano, a etapa Check não conseguiria explicar o resultado.
Check: comparar o resultado com a meta
Nos pavimentos 4 e 5, foram inspecionados 24 ambientes molhados.
| Indicador | Pavimentos 1 a 3 (antes) | Pavimentos 4 e 5 (piloto) | Meta |
|---|---|---|---|
| Ambientes reprovados | 8 de 36 (22%) | 2 de 24 (8%) | abaixo de 5% |
| Ocorrências de som cavo | 6 | 1 | |
| Ocorrências de caimento errado | 4 | 0 | |
| Ocorrências de desnível | 2 | 2 |
A leitura da equipe:
- As ações de caimento e de aderência funcionaram: os dois defeitos principais quase desapareceram.
- A meta não foi atingida, porque o desnível entre peças, que era o terceiro defeito, continuou igual.
- Nenhuma ação tratava o desnível. O resultado é coerente com o plano.
É aqui que muitos PDCAs morrem: a meta não foi batida e a equipe conclui que "não deu certo". Os dados mostram outra coisa: o plano funcionou para as causas que tratou, e sobrou uma sem tratamento.
Act: padronizar e abrir o próximo ciclo
Com base na verificação, o engenheiro de produção tomou três decisões:
- Padronizar o que funcionou. A etiqueta de horário e a dupla colagem entraram no procedimento de execução de revestimento da obra. A conferência de caimento virou item obrigatório da FVS para todos os pavimentos seguintes.
- Abrir um segundo ciclo para o desnível. O novo problema: "2 ocorrências de desnível em 24 ambientes nos pavimentos 4 e 5". A análise inicial apontou peças de lotes diferentes com variação de espessura e falta de niveladores de piso.
- Registrar a lição aprendida. A construtora passou a pedir a conferência do contrapiso antes do revestimento também nas outras obras, e o registro foi para a base de lições aprendidas do escritório de projetos.
No segundo ciclo, com o uso de niveladores e a separação das peças por lote, a reprovação nos pavimentos 6 a 8 ficou em 1 de 36 ambientes (3%), dentro da meta. A partir daí, o acompanhamento passou a ser feito só pela FVS, sem ciclo dedicado.
O exemplo de PDCA resumido em uma página
É assim que o ciclo fica registrado no relatório da obra. Use este formato como referência para o seu PDCA pronto:
| Etapa | O que foi registrado |
|---|---|
| Plan: problema | 22% dos ambientes molhados reprovados na FVS (8 de 36), pavimentos 1 a 3 |
| Plan: meta | Reprovação abaixo de 5% a partir do pavimento 6 |
| Plan: causas | Argamassa fora do tempo de uso, falta de dupla colagem, contrapiso sem conferência de caimento |
| Plan: ações | Etiqueta de horário, treinamento de dupla colagem, conferência de caimento na FVS |
| Do | Piloto nos pavimentos 4 e 5, com desvios anotados |
| Check | Reprovação caiu para 8%; som cavo e caimento resolvidos; desnível sem tratamento |
| Act | Padronização no procedimento e na FVS; segundo ciclo para o desnível; lição aprendida registrada |
Se você precisa de um formulário em branco com esses campos, o artigo modelo de PDCA traz a versão para preencher.
Como adaptar o exemplo de PDCA na empresa e em outros projetos
A obra é só o cenário. O que se repete em qualquer projeto são as decisões de cada etapa. Veja como o mesmo esqueleto fica em dois contextos diferentes, também ilustrativos:
| Etapa | Projeto de TI (sistema interno) | Projeto de serviço (implantação de central de atendimento) |
|---|---|---|
| Problema | 30% das histórias reabertas após a revisão do cliente nas últimas 3 sprints | Tempo médio de primeira resposta 2 vezes acima do previsto no contrato |
| Meta | Reabertura abaixo de 10% em 2 sprints | Tempo dentro do contrato em 4 semanas |
| Causa comprovada | Critérios de aceite escritos depois do desenvolvimento | Escala de atendentes montada sem o histórico de volume por horário |
| Teste (Do) | Critérios revisados com o cliente antes da sprint, em um time | Nova escala em um turno |
| Verificação | Reabertura do time piloto comparada à dos outros | Tempo do turno piloto comparado ao restante |
| Padronização | Critérios de aceite entram na definição de pronto | Escala por volume vira regra do planejamento mensal |
Três cuidados valem para todos:
- Meça antes de mudar. Sem o número do "antes", a etapa Check vira opinião.
- Teste pequeno. Um pavimento, um time, um turno. Se a mudança der errado, o estrago é limitado.
- Feche o ciclo por escrito. A etapa Act só existe se o padrão novo estiver documentado em procedimento, checklist ou definição de pronto. Um checklist de controle de qualidade transforma o padrão em verificação de rotina.
Erros que aparecem nos exemplos de PDCA prontos
- Plan sem dado. O problema aparece como "baixa qualidade" e a meta como "melhorar". Sem número, não há o que verificar depois.
- Causa escolhida por votação. No exemplo, a troca de fornecedor de argamassa teria custado caro e não resolveria nada.
- Act esquecido. O resultado melhora, ninguém registra o novo padrão, e meses depois a equipe volta ao jeito antigo.
Para problemas maiores, que pedem mais rigor na observação e na análise, o PDCA em 8 etapas (MASP) detalha cada passo. Para o panorama das ferramentas que alimentam cada etapa, como Pareto, Ishikawa e folha de verificação, veja o guia de ferramentas da qualidade em projetos.
Monte o seu primeiro ciclo
Escolha um problema do seu projeto que já tenha número e que se repita, como reprovações, retrabalho ou atrasos de uma mesma etapa. Escreva o problema e a meta em duas linhas, confirme as causas em campo e monte o plano de ação. Para a parte do plano, a ferramenta 5W2H gratuita da Projeto Diário organiza o quê, quem, quando e quanto em poucos minutos e exporta a tabela para você acompanhar na etapa Do e cobrar na etapa Check.
