Planner ou Project: qual usar para gerenciar projetos em 2026?

Use o Planner (Plano 1, US$ 10 por usuário por mês) quando a equipe precisa colaborar em planos com Gantt, dependências e sprints; o Plano 3 (US$ 30) quando também precisa de linha de base e caminho crítico; e o Project desktop quando o cronograma é grande, com custos e nivelamento. O Planner básico serve só para tarefas.

Faça agora: antes de escolher a licença, monte a EAP do projeto no Editor de EAP e veja o tamanho real do trabalho. Você sai com a estrutura em Excel e com exportações prontas para o Planner (.xlsx) e para o MS Project (.xml).

Preços e recursos abaixo conferidos nas páginas oficiais da Microsoft em 24/10/2026, com pagamento anual e sem impostos. Os valores em reais são os da página brasileira do Planner. Desde 30 de setembro de 2026 o Project Online não existe mais; o que mudou para quem usava o serviço está em fim do Project Online.

Quais são as opções e quanto custa cada uma?

Um aviso do centro de mensagens do Microsoft 365 (MC1253808), com título dirigido a instituições de ensino e ao Departamento de Defesa dos EUA, informa o fim de venda do Planner e Project Plano 5 em 1º de maio de 2026 e recomenda migrar para o Plano 3; para empresas, confirme a disponibilidade com a Microsoft ou com o revendedor antes de planejar a compra. As licenças antigas tinham outros nomes (Project Plan 1, 3 e 5); a documentação recente usa os nomes novos. O que cada licença do Planner inclui, item a item, está em licenças do Microsoft Planner.

Duas regras de licenciamento mudam a conta:

• A licença é de quem planeja. Pela página da Microsoft, quem tem só o Planner do Microsoft 365 edita planos premium criados por um usuário licenciado: atribui tarefas, muda datas e anexa arquivos. Fica limitado às exibições Grade, Quadro, Agenda e Gráficos.
• O Plano 3 inclui o Project desktop, instalável em até 5 PCs por usuário. A compra única é licenciada para um PC.

Quando o Planner basta?

O Planner premium atende bem quando:

• a equipe trabalha no Teams e precisa ver o plano no mesmo lugar das conversas;
• o projeto tem dezenas ou poucas centenas de tarefas, com marcos e dependências;
• várias pessoas atualizam as próprias tarefas, sem precisar de um planejador central;
• o projeto usa sprints e lista de pendências, ou mistura etapas planejadas com entregas ágeis.

Os planos premium têm limites publicados pela Microsoft: até 3.000 tarefas por plano, 20 vínculos por tarefa e 10 níveis de hierarquia, segundo a página de limites do antigo Project para a Web, base dos planos premium. Para a maioria dos projetos de equipe, os limites não pesam.

Se a IA pesa na decisão, lembre que o Agente do Planner, que gera tarefas a partir de metas e redige relatórios de status, exige a licença do Microsoft 365 Copilot além do plano do Planner. A página de comparação do Project desktop não lista recurso de IA.

Quando o Project desktop faz falta?

O Project desktop continua mais completo para:

• cronogramas longos, com muitos níveis, restrições e calendários de recursos;
• custos por recurso, valor agregado e comparação com a linha de base em várias versões;
• nivelamento de recursos para resolver superalocações;
• projetos mestres, que reúnem vários cronogramas;
• arquivos .mpp trocados com clientes e fornecedores.

Ele também é a escolha natural de quem precisa entregar o cronograma em .mpp por exigência contratual, como em obras e projetos de engenharia.

Para quem serve cada opção?

Exemplo de conta

Exemplo ilustrativo: uma equipe de implantação com 12 pessoas, uma gerente de projetos e um analista de PMO.

• Gerente: Planner Plano 1, US$ 120 por ano.
• Analista de PMO, que precisa de linha de base e do Project desktop para um cliente que exige .mpp: Plano 3, US$ 360 por ano.
• Demais 10 pessoas: Planner do Microsoft 365, sem custo adicional.

Total: US$ 480 por ano, sem impostos. Se a gerente também quiser o Agente do Planner para relatórios, entram mais US$ 360 por ano do Copilot.

Onde fica o Microsoft To Do nessa escolha?

O To Do é para listas pessoais: o que você precisa fazer hoje, lembretes, tarefas do e-mail. Ele não gerencia projeto de equipe. Desde abril de 2024, o aplicativo Planner no Teams reúne listas pessoais, planos e projetos, e as tarefas atribuídas a você aparecem em exibições como Meu Dia e Minhas Tarefas. Use o To Do para o seu dia e o Planner ou o Project para o projeto.

Como decidir na prática?

1. Meça o projeto. Quantas entregas, tarefas e pessoas? A EAP mostra isso antes de qualquer licença.
2. Liste o que é obrigatório: linha de base, caminho crítico, custos, arquivo .mpp, folhas de ponto.
3. Licencie só quem planeja e mantenha a equipe no Planner do Microsoft 365.
4. Teste por um mês. A Microsoft oferece avaliação gratuita do Plano 1 e do Plano 3, que exige cartão de crédito e vira assinatura paga se não for cancelada.
5. Reavalie no fim do projeto quem realmente usou os recursos pagos.

Para aprender a usar a ferramenta escolhida, a Projeto Diário tem os cursos Microsoft Planner, em turma fechada para empresas, e Microsoft Project Professional. Outros guias estão na categoria Microsoft Planner do blog.

Faça agora: monte a EAP no Editor de EAP, conte os pacotes de trabalho e veja se o projeto cabe no Planner ou pede o Project. Você sai com a EAP em Excel e com o arquivo para importar no Planner (.xlsx) ou no MS Project (.xml).

Fontes

• Microsoft, planos e preços do Planner, página dos EUA (consulta em 24/10/2026): https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/planner/microsoft-planner-plans-and-pricing
• Microsoft, planos e preços do Planner, página brasileira (consulta em 24/10/2026): https://www.microsoft.com/pt-br/microsoft-365/planner/microsoft-planner-plans-and-pricing
• Microsoft, comparação de planos do Project (consulta em 24/10/2026): https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/project/compare-microsoft-project-management-software
• Microsoft Learn, Learn about Planner subscriptions (2026): https://learn.microsoft.com/en-us/planner/licensing
• Microsoft Learn, Project for the web limits and boundaries (2025): https://learn.microsoft.com/en-us/project-for-the-web/project-for-the-web-limits-and-boundaries
• Microsoft Support, Advanced capabilities with premium plans in Planner (2026): https://support.microsoft.com/en-us/planner/teams/advanced-capabilities-with-premium-plans-in-planner
• Microsoft Support, Frequently asked questions about Microsoft Planner (2026): https://support.microsoft.com/en-us/planner/frequently-asked-questions-about-microsoft-planner
• Microsoft 365 Message Center, MC1253808, fim de venda do Planner e Project Plano 5, via espelho público (2026): https://mc.merill.net/message/MC1253808