Matriz de riscos no Excel: como montar passo a passo
Na hora de montar a matriz de riscos, Excel costuma ser a primeira escolha: a equipe já tem o programa instalado e o patrocinador sabe ler uma tabela colorida. O problema aparece quando as cores são pintadas à mão: quando a equipe muda a nota de um risco, a célula continua vermelha e o mapa de calor mente.
O roteiro abaixo monta uma matriz que se atualiza sozinha. Você digita probabilidade e impacto, a planilha calcula a pontuação, dá o nível, pinta a linha e reposiciona o risco no mapa. São três abas, cinco fórmulas e quatro regras de formatação condicional. A versão básica funciona em qualquer Excel recente; só a variação do passo 5 que mostra os códigos dos riscos no mapa exige Microsoft 365 ou Excel 2021.
Se ainda não está claro o que é uma matriz de riscos e para que ela serve, leia antes o artigo matriz de riscos: o que é e como montar. Aqui o foco é a construção no Excel.
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Como organizar a planilha antes da primeira fórmula
Separe o trabalho em três abas. Isso evita fórmulas apontando para células soltas e facilita trocar a escala no futuro.
| Aba | Para que serve | O que tem |
|---|---|---|
| Escalas | Regras do jogo | Tabelas de probabilidade, impacto, faixas de nível, listas de tipo, estratégia e situação |
| Registro | Um risco por linha | ID, tipo, descrição, notas, pontuação, nível, resposta, dono, situação |
| Mapa | Visão para o patrocinador | Grade 5x5 com a contagem ou os códigos dos riscos |
Use exatamente esses nomes de aba, sem acento e sem espaço, para copiar as fórmulas deste guia sem ajuste.
Passo 1: monte a aba Escalas
As escalas são as mesmas do guia de gestão de riscos em projetos: notas de 1 a 5 para probabilidade e impacto, pontuação igual à multiplicação das duas, e quatro níveis. Na aba Escalas, crie estes blocos:
- A2:C7, probabilidade: cabeçalho em A2 (Nota, Nome, Faixa) e as cinco linhas: 1 Muito baixa (menos de 10%), 2 Baixa (10% a 30%), 3 Média (30% a 50%), 4 Alta (50% a 70%), 5 Muito alta (mais de 70%).
- E2:G7, impacto: 1 Insignificante, 2 Pequeno, 3 Moderado, 4 Grande, 5 Crítico, com a descrição de cada um ajustada ao seu projeto (por exemplo, "Grande: acima de R$ 50 mil ou 15 dias no marco").
- I2:J6, faixas de nível: coluna I com o limite inferior de cada faixa e coluna J com o nome. Ordem obrigatória, do menor para o maior: 1 Baixo, 5 Médio, 10 Alto, 20 Crítico.
- L2:L4, tipo: Ameaça, Oportunidade.
- N2:N7, estratégias para ameaças: Evitar, Mitigar, Transferir, Escalar, Aceitar.
- O2:O7, estratégias para oportunidades: Explorar, Melhorar, Compartilhar, Escalar, Aceitar.
- Q2:Q6, situação: Aberto, Em tratamento, Fechado, Ocorreu.
A tabela de faixas é o coração da classificação automática. Repare que não existe pontuação 17, 18 ou 19 numa grade 5x5 (nenhum produto de duas notas de 1 a 5 dá esses valores), então o salto de 16 para 20 não deixa nenhum risco sem nível.
Passo 2: crie o registro com listas suspensas
Na aba Registro, use estas colunas a partir da linha 1:
| Coluna | Campo | Como preencher |
|---|---|---|
| A | ID | R01, R02 para ameaças; O01, O02 para oportunidades |
| B | Tipo | Lista suspensa |
| C | Descrição | Causa, evento e efeito numa frase |
| D | Categoria | Técnico, externo, organizacional, gerenciamento do projeto |
| E | Probabilidade | Lista suspensa de 1 a 5 |
| F | Impacto | Lista suspensa de 1 a 5 |
| G | Pontuação | Fórmula |
| H | Nível | Fórmula |
| I | Estratégia | Lista suspensa que depende do tipo |
| J | Resposta planejada | Texto |
| K | Dono | Nome de uma pessoa |
| L | Situação | Lista suspensa |
Para as listas suspensas, selecione a coluna (por exemplo, E2:E300), vá em Dados > Validação de Dados, escolha Permitir: Lista e informe a origem:
- Tipo (B):
=Escalas!$L$3:$L$4 - Probabilidade (E):
=Escalas!$A$3:$A$7 - Impacto (F):
=Escalas!$E$3:$E$7 - Situação (L):
=Escalas!$Q$3:$Q$6
A estratégia muda conforme o tipo. Na coluna I, use como origem da validação a fórmula =SE($B2="Oportunidade";Escalas!$O$3:$O$7;Escalas!$N$3:$N$7). Assim, quem marca "Oportunidade" vê Explorar, Melhorar, Compartilhar, Escalar e Aceitar, e quem marca "Ameaça" vê as cinco estratégias de ameaça.
Transforme o intervalo em tabela (Página Inicial > Formatar como Tabela). As fórmulas e a validação passam a se estender sozinhas a cada risco novo.
Passo 3: fórmulas de pontuação e nível
Na coluna G (Pontuação), digite em G2:
=SE(OU(E2="";F2="");"";E2*F2)
A fórmula deixa a célula vazia enquanto alguma nota não foi dada, o que evita riscos com pontuação zero contaminando os filtros.
Na coluna H (Nível), digite em H2:
=SE(G2="";"";PROCV(G2;Escalas!$I$3:$J$6;2;VERDADEIRO))
O PROCV com VERDADEIRO no último argumento faz correspondência aproximada: procura o maior limite inferior que não passa da pontuação. Uma pontuação 12 encontra o limite 10 e devolve "Alto". Se preferir não depender da tabela auxiliar, o SE aninhado dá o mesmo resultado, testando da faixa mais alta para a mais baixa:
=SE(G2="";"";SE(G2>=20;"Crítico";SE(G2>=10;"Alto";SE(G2>=5;"Médio";"Baixo"))))
A vantagem do PROCV é que, se o plano de riscos mudar as faixas, você altera quatro números na aba Escalas e a planilha inteira se ajusta.
Passo 4: formatação condicional na matriz de riscos
Pinte a linha inteira de cada risco pelo nível. Selecione A2:L300 e vá em Página Inicial > Formatação Condicional > Nova Regra > Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas. Crie quatro regras:
| Fórmula da regra | Cor de preenchimento sugerida |
|---|---|
=$H2="Crítico" |
Vermelho |
=$H2="Alto" |
Laranja |
=$H2="Médio" |
Amarelo |
=$H2="Baixo" |
Verde-claro |
O cifrão antes do H trava a coluna e deixa a linha livre, por isso a regra avalia o nível de cada linha e pinta todas as colunas dela. Acrescente uma quinta regra, no topo da lista, com =$L2="Fechado" e fonte cinza: riscos fechados continuam no histórico sem disputar atenção.
Uma regra extra ajuda muito na revisão: =E(OU($H2="Alto";$H2="Crítico");$K2="") com borda vermelha grossa. Ela denuncia risco alto ou crítico sem dono.
Passo 5: o mapa de calor que se atualiza sozinho
Na aba Mapa, monte a grade:
- B2:F2 com os impactos 1, 2, 3, 4, 5.
- A3:A7 com as probabilidades 5, 4, 3, 2, 1 (de cima para baixo, como no padrão de leitura).
Versão com contagem (qualquer Excel)
Em B3, digite e copie para toda a grade B3:F7:
=CONT.SES(Registro!$E:$E;$A3;Registro!$F:$F;B$2;Registro!$B:$B;"Ameaça";Registro!$L:$L;"<>Fechado")
Cada célula mostra quantas ameaças abertas têm aquela combinação de probabilidade e impacto. Faça uma segunda grade, abaixo, trocando "Ameaça" por "Oportunidade". Misturar os dois tipos no mesmo mapa confunde a leitura.
Versão com os códigos (Microsoft 365 e Excel 2021)
Se a sua versão tem as funções de matriz dinâmica, mostre os IDs em vez da quantidade:
=UNIRTEXTO(", ";VERDADEIRO;FILTRO(Registro!$A$2:$A$300;(Registro!$E$2:$E$300=$A3)*(Registro!$F$2:$F$300=B$2)*(Registro!$B$2:$B$300="Ameaça")*(Registro!$L$2:$L$300<>"Fechado");""))
A célula da probabilidade 4 com impacto 5 passa a exibir, por exemplo, "R03, R09". É a versão que o patrocinador entende sem legenda.
Cores da grade
As cores do mapa dependem da posição, não do conteúdo. Selecione B3:F7 e crie quatro regras de formatação condicional por fórmula, nesta ordem de prioridade:
=$A3*B$2>=20: vermelho=$A3*B$2>=10: laranja=$A3*B$2>=5: amarelo=$A3*B$2>=1: verde
Como o Excel aplica a primeira regra verdadeira quando as cores conflitam, a célula de pontuação 20 fica vermelha mesmo satisfazendo as outras três. Confira a ordem em Gerenciar Regras.
Passo 6: teste com riscos de exemplo
Antes de usar no projeto, preencha cinco riscos fictícios que cubram todos os níveis e confira:
- Um risco 1 × 3 aparece verde e como "Baixo".
- Um risco 4 × 4 aparece laranja, "Alto", e soma 1 na célula da linha 4, coluna 4 do mapa.
- Mudar a probabilidade desse risco para 5 muda o nível para "Crítico" e o move de célula.
- Marcar um risco como "Fechado" o tira do mapa.
- Trocar uma ameaça por oportunidade muda as opções da coluna Estratégia.
Se quiser comparar com um registro completo e bem escrito, o exemplo de matriz de riscos preenchida usa as mesmas escalas e níveis deste guia.
Erros comuns em planilhas de matriz de riscos
- Cor pintada à mão. É o erro que motivou este guia: a cor fica, a nota muda e o mapa engana.
- Escalas sem descrição. Uma coluna de 1 a 5 sem dizer o que é impacto 4 gera notas que não se comparam entre pessoas.
- Ameaças e oportunidades na mesma grade. Uma oportunidade 4 × 4 vermelha passa a impressão de perigo.
- Riscos fechados no mapa. O mapa deve mostrar a exposição de hoje, não a história do projeto.
- Planilha só com a matriz. A grade prioriza, mas quem gerencia o risco é a resposta, o dono e o gatilho. Se você precisa de um registro mais completo, com plano de ações, VME e histórico por revisão, o modelo de planilha de gestão de riscos detalha os campos e as fórmulas.
Matriz de riscos no Excel ou ferramenta pronta
Montar a matriz no Excel faz sentido quando a empresa exige o arquivo num padrão próprio ou quando você quer entender cada fórmula. Leva cerca de uma hora na primeira vez. Se o objetivo é só ter a matriz funcionando na próxima reunião, use a matriz de riscos gratuita da Projeto Diário: ela já vem com as mesmas escalas, níveis e estratégias deste passo a passo, tem uma lista de riscos comuns por tipo de projeto, monta os mapas de calor de ameaças e oportunidades, calcula o VME e exporta tudo para Excel com as cores por nível, pronto para você ajustar.
