Abra o registro de riscos de muitos projetos e olhe a coluna "responsável": o nome do gerente de projetos aparece em quase todas as linhas. Parece organização, mas é o contrário. Ninguém consegue vigiar ao mesmo tempo o prazo do fornecedor de licenças, a agenda dos usuários-chave, o andamento da licença ambiental e a estabilidade do ambiente de testes. O dono do risco existe para que cada risco tenha alguém perto o suficiente da causa para perceber quando ele começa a se mover.
O papel é simples de definir e difícil de praticar. A seguir estão o que o dono do risco faz, como escolher a pessoa certa, a diferença entre ele e quem executa a resposta e como registrar o papel para que ele não fique só no papel.
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O que é o dono do risco
O dono do risco (em inglês, risk owner) é a pessoa responsável por acompanhar um risco específico durante o projeto e garantir que a resposta combinada aconteça. O PMBOK, guia do Project Management Institute (PMI), trata o dono como parte do registro de cada risco e da implementação das respostas. A ISO 31000, norma internacional de gestão de riscos, fala de forma mais ampla em atribuir responsabilidade e autoridade para gerenciar riscos.
Na prática, o dono responde a uma pergunta: "quem vai perceber primeiro se este risco começar a acontecer e quem vai garantir que a gente reaja?". Se a resposta for "ninguém", o risco está registrado mas não está gerenciado.
O que o dono do risco faz
| Responsabilidade | Na prática |
|---|---|
| Vigiar o gatilho | Acompanhar o sinal combinado e avisar assim que ele aparecer ou se aproximar |
| Garantir a resposta | Verificar se as ações de resposta foram feitas, no prazo, por quem deveria |
| Atualizar a avaliação | Propor nova nota de probabilidade e impacto quando a situação muda |
| Acionar a contingência | Quando o gatilho dispara, colocar em marcha o plano combinado, dentro dos limites do plano de riscos |
| Comunicar | Levar o risco à revisão periódica e avisar o gerente fora de ciclo quando a situação piora |
| Propor o encerramento | Indicar quando o risco pode ser fechado, porque a janela passou ou a causa desapareceu |
O dono não decide sozinho tudo o que envolve o risco. Usar reserva acima de um valor, mudar escopo ou escalar ao patrocinador seguem as regras do plano de gerenciamento de riscos. O papel dele é perceber cedo e fazer a engrenagem andar.
Dono do risco e executor da resposta
Uma confusão comum é achar que o dono precisa fazer tudo. Não precisa. O PRINCE2, método de gerenciamento de projetos, separa dois papéis: o dono do risco, que responde pelo risco, e quem executa a ação de resposta. Mesmo quem não usa PRINCE2 ganha com essa separação.
Exemplo ilustrativo, numa implantação de sistema:
- Risco: porque a equipe fiscal fecha o mês nos dias 1 a 5, os usuários-chave podem faltar aos testes, o que atrasaria a homologação.
- Dono do risco: a coordenadora de processos, que conhece a agenda da área fiscal e tem acesso à controladoria.
- Ações e executores: o analista de testes remarca as sessões fora da janela de fechamento; a controladoria indica dois substitutos; o gerente de projetos ajusta o cronograma.
A coordenadora não executa nenhuma dessas ações, mas é ela quem confere se aconteceram e quem percebe se a agenda da área mudar.
Como escolher o dono de cada risco
Quatro critérios ajudam:
- Proximidade da causa. Quem vê a causa todos os dias percebe o gatilho antes. Risco de fornecedor tende a ficar com compras ou com quem gerencia o contrato; risco técnico, com o líder técnico; risco de adoção, com o usuário-chave ou a área de negócio.
- Autoridade ou influência para agir. O dono precisa conseguir mover as ações. Se a causa está em outra diretoria, o dono pode ser alguém com acesso a ela, e às vezes o próprio patrocinador.
- Disponibilidade real. Uma pessoa com dez riscos altos não vai acompanhar nenhum direito. Distribua.
- Concordância. O dono precisa saber que é dono e aceitar o papel. Nome colocado na planilha sem conversa não funciona.
Riscos que estão fora do alcance do projeto, como uma mudança de diretoria que pode cancelar o patrocínio, são escalados. Nesses casos, o dono passa a ser alguém do nível que recebeu o risco, e o projeto acompanha apenas o efeito. As estratégias de resposta, inclusive escalar, estão em respostas aos riscos do projeto.
Quantos riscos cada dono deve ter
Não há número oficial. Uma referência prática: riscos altos e críticos (pontuação de 10 a 25 na escala de 1 a 5 usada no guia de gestão de riscos em projetos) precisam de dono nominal e ativo; riscos médios (5 a 9) podem ser agrupados com o mesmo dono quando têm a mesma causa; riscos baixos (1 a 4) ficam numa lista de observação acompanhada pelo gerente. Se um dono acumula muitos riscos altos, redistribua ou revise se eles não têm uma causa comum que pode ser tratada de uma vez.
Como registrar o papel
No registro de riscos, o dono é um campo obrigatório para todo risco médio ou maior, ao lado do gatilho e da resposta. Os campos e as validações de uma planilha que avisa quando falta dono estão no modelo de planilha de gestão de riscos.
Na matriz de responsabilidades do projeto, vale incluir a gestão de riscos como atividade. Uma forma simples:
| Atividade | Gerente de projetos | Dono do risco | Executor da ação | Patrocinador |
|---|---|---|---|---|
| Manter o registro de riscos | A/R | C | I | I |
| Acompanhar gatilho do risco | I | A/R | C | |
| Executar a ação de resposta | I | A | R | |
| Aprovar uso de reserva gerencial | R | C | A |
As letras seguem o padrão RACI: R executa, A responde pelo resultado, C é consultado, I é informado. O significado de cada letra e a diferença entre R e A estão em matriz RACI: significado.
Dono do risco em projetos ágeis
Times ágeis costumam evitar papéis individuais e preferir a responsabilidade coletiva. Para riscos, isso funciona até certo ponto. Os riscos técnicos que viram itens do backlog, como uma investigação curta sobre uma integração, são do time, e o Product Owner decide a prioridade. Já os riscos que estão fora do time (o contrato com o fornecedor, a disponibilidade da área de negócio, uma regulação que pode mudar) precisam de um nome, porque ninguém no dia a dia da Sprint vai acompanhá-los por conta própria. Uma solução comum é manter um quadro de riscos visível ao lado do quadro de tarefas, com o nome do dono em cada cartão, e revisá-lo junto com a Sprint Review ou a Retrospectiva.
Erros comuns
- Gerente dono de tudo. O gerente vira gargalo e os gatilhos passam sem ninguém ver.
- Dono por cargo, não por pessoa. "TI" não é dono. "Marcos, líder de infraestrutura" é.
- Dono sem saber. O nome está na planilha, mas a pessoa nunca foi avisada.
- Dono sem tempo. Se a pessoa está alocada 100% em entregas, acompanhar riscos fica para depois. Reserve tempo no plano.
- Dono que não aparece na revisão. Se o dono não participa da revisão de riscos, o risco é atualizado por quem não está perto da causa.
Defina os donos esta semana
Liste os riscos altos e críticos do projeto, aplique os quatro critérios de escolha e converse com cada pessoa antes de colocar o nome no registro. Depois, inclua a gestão de riscos na matriz de responsabilidades. A matriz RACI gratuita da Projeto Diário ajuda nesse passo: você monta papéis e atividades, marca as letras e vê na hora onde falta dono ou sobra aprovador, e baixa o resultado em Excel para anexar ao plano do projeto.
