Gráfico de controle em projetos: como ler as variações
Na reunião de acompanhamento, o indicador da semana piorou e alguém pede uma ação imediata. Na semana seguinte melhorou, e a ação é celebrada. Na outra piorou de novo. Boa parte dessas oscilações é só a variação normal do processo, e reagir a cada uma delas costuma piorar o resultado. O gráfico de controle é a ferramenta que separa a variação normal dos sinais de que algo realmente mudou.
Ele foi criado por Walter Shewhart nos laboratórios da Bell nos anos 1920 e é a base do controle estatístico de processo. Em projetos, funciona onde há medições repetidas: tempo de ciclo de tarefas, defeitos por ciclo de teste, resistência do concreto numa obra, tempo de resposta de um sistema. Abaixo estão os tipos de gráfico, o cálculo dos limites passo a passo, as regras de leitura e um exemplo com dados de um projeto de TI.
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O que o gráfico de controle mostra
Todo processo varia. Duas tarefas parecidas não levam exatamente o mesmo tempo; dois lotes de concreto não têm exatamente a mesma resistência. Shewhart separou essa variação em dois tipos:
- Causa comum: a variação natural, resultado de muitos fatores pequenos que estão sempre presentes. Ela é previsível dentro de uma faixa. Reduzi-la exige mudar o processo.
- Causa especial: um fator específico, que não faz parte do funcionamento normal e aparece em alguns pontos. Um fornecedor diferente, uma pessoa nova sem treinamento, um bloqueio externo. Ela deixa sinais no gráfico e deve ser investigada caso a caso.
O gráfico de controle mostra os valores em ordem de tempo com três linhas: a linha central (a média), o limite superior de controle (LSC) e o limite inferior de controle (LIC). Os limites ficam, em geral, a três desvios padrão da média e são calculados a partir dos próprios dados. Enquanto os pontos ficam dentro dos limites e sem padrões estranhos, o processo está estável: a variação é de causa comum.
Limite de controle não é limite de especificação
Esta é a confusão mais comum. Os limites de controle descrevem o que o processo produz. Os limites de especificação, ou a meta, descrevem o que o cliente quer.
| Limite de controle | Limite de especificação | |
|---|---|---|
| Quem define | Os dados, por cálculo | O cliente, o contrato ou a norma |
| Pergunta que responde | O processo está estável? | O resultado é aceitável? |
| Muda quando | O processo muda | O requisito muda |
Um processo pode estar sob controle e não atender à especificação: ele produz sempre do mesmo jeito, e esse jeito não é bom o bastante. Nesse caso, investigar pontos isolados não adianta; é preciso mudar o processo. Essa distinção conversa com a diferença entre garantir e controlar a qualidade, explicada em garantia da qualidade e controle da qualidade.
Qual gráfico de controle usar
O tipo depende de como o dado é medido:
| Tipo de dado | Gráfico | Exemplo em projetos |
|---|---|---|
| Medida contínua, um valor por vez | Valores individuais e amplitude móvel (I-MR) | Tempo de ciclo de cada tarefa, prazo de aprovação de cada documento |
| Medida contínua, em subgrupos | Média e amplitude (X barra e R) ou média e desvio (X barra e S) | Resistência de vários corpos de prova por concretagem |
| Proporção de itens defeituosos, amostras de tamanho variável | Gráfico p | Percentual de entregas reprovadas por semana |
| Quantidade de itens defeituosos, amostras de mesmo tamanho | Gráfico np | Itens reprovados em lotes fixos de inspeção |
| Contagem de defeitos, área de oportunidade constante | Gráfico c | Defeitos encontrados por ciclo de teste de mesmo tamanho |
| Contagem de defeitos por unidade, área variável | Gráfico u | Defeitos por ponto de função, por pavimento inspecionado |
Em projetos, o I-MR é o mais útil: funciona com um valor por vez, não exige subgrupos e é fácil de calcular numa planilha.
Como montar um gráfico de controle passo a passo
O exemplo usa o I-MR, com dados ilustrativos e fictícios de um projeto de desenvolvimento de sistema: o tempo de ciclo, em dias, de 20 histórias de usuário, na ordem em que foram concluídas.
| História | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Dias | 5 | 7 | 6 | 4 | 8 | 6 | 5 | 7 | 6 | 9 |
| História | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 |
| Dias | 5 | 6 | 7 | 4 | 6 | 8 | 5 | 6 | 7 | 5 |
- Organize os dados em ordem de tempo. A ordem é essencial: o gráfico de controle lê sequências.
- Calcule a média. A soma é 122, divida por 20: 6,1 dias. É a linha central.
- Calcule as amplitudes móveis. A diferença absoluta entre cada valor e o anterior: de 5 para 7, amplitude 2; de 7 para 6, amplitude 1; e assim por diante. São 19 amplitudes, com soma 38.
- Calcule a amplitude móvel média. 38 dividido por 19: 2,0.
- Calcule os limites. No gráfico de valores individuais, os limites ficam a 2,66 vezes a amplitude móvel média de distância da linha central (o fator 2,66 converte a amplitude em três desvios padrão).
- LSC = 6,1 + 2,66 × 2,0 = 11,4 dias
- LIC = 6,1 menos 2,66 × 2,0 = 0,8 dia
- Desenhe o gráfico. Os pontos em sequência, a linha central e os dois limites. O gráfico de amplitude móvel, que acompanha o primeiro, tem limite superior de 3,267 × 2,0 = 6,5 e serve para ver saltos bruscos entre pontos seguidos.
Na planilha: coloque os valores na coluna B, a partir de B2. Em C3, calcule a amplitude com =ABS(B3-B2) e arraste. A média vem de =MÉDIA(B2:B21), a amplitude média de =MÉDIA(C3:C21), e os limites são fórmulas simples com essas duas células. Insira um gráfico de linhas com quatro séries: os valores, a média e os dois limites.
Com 20 pontos, os limites são confiáveis o suficiente para começar. Com menos de 15, trate-os como provisórios.
Como ler as variações: os sinais de causa especial
As regras abaixo são variações das regras da Western Electric e das regras de Nelson, as mais usadas para ler gráficos de controle. Cada uma indica que é improvável que o padrão seja só variação comum:
- Um ponto fora dos limites. O sinal mais forte.
- Sequência longa do mesmo lado da média. Em geral, 8 ou 9 pontos seguidos acima ou abaixo da linha central indicam que o processo mudou de patamar.
- Tendência. Seis ou mais pontos seguidos subindo, ou descendo.
- Pontos próximos dos limites. Dois de três pontos seguidos no terço externo da faixa, do mesmo lado.
- Padrões que se repetem. Ciclos regulares, que costumam ter causa ligada ao calendário (fim de mês, sprint, turno).
Use poucas regras. Quanto mais regras você aplica, maior a chance de alarme falso. Para a maioria dos projetos, as três primeiras bastam.
Exemplo: lendo o gráfico ao longo do projeto
O projeto continuou registrando o tempo de ciclo das histórias seguintes, com os limites calculados nas 20 primeiras:
- Histórias 21 e 22: 6 e 5 dias. Dentro dos limites, nada a fazer.
- História 23: 13 dias, acima do LSC de 11,4. Sinal de causa especial. A equipe investigou e encontrou a causa: a história ficou bloqueada aguardando a API de um sistema de terceiros. A ação foi tratar a dependência como risco no planejamento das próximas histórias com integração, e não acelerar o time inteiro.
- Histórias 24 e 25: 7 e 6 dias, de volta ao padrão.
- Histórias 26 a 33: 4, 5, 4, 3, 5, 4, 4, 5 dias. Nenhum ponto fora dos limites, mas oito pontos seguidos abaixo da média. Sinal de mudança de patamar, desta vez para melhor. Coincidiu com a adoção de um limite de trabalho em andamento no quadro do time.
Depois de confirmar que a mudança era permanente, a equipe recalculou os limites com os dados do novo patamar. É assim que o gráfico mostra se uma melhoria se sustentou, e é por isso que ele aparece na fase de controle de projetos de melhoria, como no exemplo de projeto Lean Six Sigma com DMAIC.
O que fazer quando aparece um sinal, e quando não fazer nada
| Situação no gráfico | O que fazer |
|---|---|
| Ponto fora dos limites | Investigar aquele caso específico, enquanto a informação é recente |
| Sequência longa de um lado | Descobrir o que mudou na data em que a sequência começou |
| Tudo dentro dos limites, mas resultado ruim | Não investigar pontos isolados; mudar o processo (análise de causa, Pareto, PDCA) |
| Tudo dentro dos limites e resultado bom | Não mexer; acompanhar |
A terceira linha é a mais difícil de aceitar. Quando o processo é estável e o resultado é ruim, cada ponto ruim é fruto das mesmas causas comuns. Cobrar explicação da semana ruim e ajustar o processo a cada oscilação é o que W. Edwards Deming chamou de ajuste excessivo: aumenta a variação em vez de reduzi-la. Para atacar as causas comuns, estratifique os dados e priorize com o diagrama de Pareto.
Gráfico de controle em projetos ágeis
Equipes ágeis acompanham tempo de ciclo e lead time, e o gráfico de controle se aplica bem a esses dados. Duas observações:
- Algumas ferramentas de gestão ágil têm um relatório chamado "gráfico de controle" que mostra o tempo de ciclo com média móvel e faixa de desvio padrão. É útil para visualizar, mas não aplica as regras de Shewhart. Para ler sinais, exporte os dados e monte o I-MR.
- Tempos de ciclo costumam ter distribuição assimétrica, com cauda longa para a direita. Antes de montar o gráfico, olhe a forma dos dados num histograma. Com assimetria forte, o LIC pode ficar negativo (sem sentido para tempo) e alguns pontos altos podem ser parte do processo, não causa especial.
Erros comuns com gráfico de controle
- Usar a meta como limite. Desenhar a meta no lugar do LSC transforma o gráfico de controle num gráfico de cumprimento de meta, que não separa causa comum de especial.
- Recalcular os limites a cada ponto. Os limites só mudam quando o processo comprovadamente mudou.
- Misturar processos. Histórias de tipos muito diferentes ou obras com traços de concreto diferentes no mesmo gráfico geram sinais falsos.
- Reagir a cada oscilação. Variação dentro dos limites não pede explicação semanal.
- Montar e não olhar. O gráfico precisa de dono e de lugar fixo na reunião de acompanhamento.
O gráfico de controle é uma das sete ferramentas clássicas da qualidade; as outras, e quando cada uma entra, estão no guia de ferramentas da qualidade em projetos.
Monte o primeiro gráfico com dados que você já tem
Escolha uma medida que o projeto registra a cada entrega, como tempo de ciclo, prazo de aprovação ou defeitos por ciclo de teste, exporte os últimos 20 valores em ordem de data e calcule a média, a amplitude móvel média e os limites como no exemplo. Leve o gráfico à próxima reunião e use as três primeiras regras para decidir o que investigar. Para transformar esse e outros indicadores em um painel que se atualiza sozinho e que o patrocinador consegue ler, o curso Dashboard aplicado a projetos ensina a montar no Excel painéis dinâmicos a partir dos dados exportados do projeto.
