Stakeholders, Comunicação e Liderança
Exemplo de matriz de stakeholders preenchida
Um exemplo de matriz de stakeholders preenchida mostra o que a definição não mostra: que nota cada parte recebeu, por que caiu naquele quadrante e, principalmente, o que a equipe vai fazer com ela. A matriz é a versão em tabela da análise de partes interessadas, uma linha por parte, com os critérios de classificação e as ações. É o documento que você consulta toda semana para saber quem precisa de atenção.
Abaixo estão duas matrizes completas, montadas para projetos ilustrativos: a implantação de um sistema de gestão escolar numa rede de escolas particulares e a reforma de fachada de um condomínio residencial. Se você quer ver o mesmo tipo de análise em formato de gráfico, o exemplo de mapa de stakeholders traz dois mapas visuais com outros projetos. A diferença entre os dois formatos está em mapa ou matriz de stakeholders.
Formação relacionada
Como estruturar comunicação e relacionamento com as pessoas envolvidas no projeto.
As colunas deste exemplo de matriz de stakeholders
As duas matrizes seguem a mesma convenção:
| Coluna | O que registra |
|---|---|
| Parte interessada | Pessoa, cargo ou grupo |
| Papel | O que ela faz no projeto ou como é afetada |
| Poder (1 a 5) | Capacidade de mudar os rumos do projeto |
| Interesse (1 a 5) | Quanto o projeto mexe com a rotina, o resultado ou a reputação dela |
| Quadrante | Gerenciar de perto, manter satisfeito, manter informado ou monitorar (nota 3 ou mais conta como alta) |
| Atitude atual e desejada | Apoia, neutra ou resiste, hoje e onde precisa estar |
| Ação e frequência | O que a equipe faz com essa parte e com que ritmo |
| Responsável | Quem da equipe cuida da relação |
As quatro primeiras colunas classificam. As quatro últimas transformam a classificação em trabalho. Uma matriz sem as últimas é só um diagnóstico. A regra completa dos quadrantes, com o que fazer em cada um, está em matriz poder x interesse.
Exemplo 1: sistema de gestão escolar numa rede de escolas
Contexto do exemplo: uma rede com quatro escolas particulares de ensino fundamental e médio vai trocar planilhas e um sistema antigo de secretaria por um sistema único de gestão escolar, com matrícula, notas, frequência, financeiro e aplicativo para as famílias. O projeto dura sete meses e a virada precisa acontecer nas férias, antes do início do ano letivo.
A matriz preenchida
| Parte interessada | Papel | Poder | Interesse | Quadrante | Atitude atual → desejada | Ação e frequência | Responsável |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Diretora geral da rede | Patrocinadora | 5 | 4 | Gerenciar de perto | Apoia → apoia | Reunião de decisão quinzenal e status report | Gerente do projeto |
| Diretores das unidades | Aprovam mudanças nas rotinas da escola | 4 | 4 | Gerenciar de perto | Neutros → apoiam | Comitê mensal; visita a cada unidade antes da virada | Gerente do projeto |
| Coordenadores pedagógicos | Definem lançamento de notas e frequência | 3 | 5 | Gerenciar de perto | Resistem → neutros | Oficinas de configuração das telas de notas | Analista funcional |
| Professores | Lançam notas e frequência | 2 | 4 | Manter informado | Neutros → apoiam | Treinamento curto na semana de planejamento; guia de uma página | Coordenadores (multiplicadores) |
| Secretaria escolar | Usuária principal | 2 | 5 | Manter informado | Apoia → apoia | Testes de matrícula com dados reais; plantão na virada | Analista funcional |
| Financeiro da rede | Cobrança de mensalidades | 3 | 4 | Gerenciar de perto | Neutro → apoia | Validação conjunta das regras de desconto e bolsa | Gerente do projeto |
| Fornecedor do sistema | Implantação e suporte | 3 | 4 | Gerenciar de perto | Apoia → apoia | Reunião semanal de acompanhamento | Gerente do projeto |
| Responsável por proteção de dados | Aprova perfis de acesso a dados de alunos | 4 | 2 | Manter satisfeito | Neutro → apoia | Aprovação formal dos perfis antes dos testes | Gerente do projeto |
| Famílias dos alunos | Usarão o aplicativo | 1 | 3 | Manter informado | Neutras → apoiam | Comunicado por escola e tutorial no início do ano | Comunicação da rede |
| Contabilidade externa | Recebe os dados financeiros | 2 | 2 | Monitorar | Neutra → neutra | Aviso sobre o novo formato de arquivo | Financeiro |
Por que as notas ficaram assim
- Coordenadores com poder 3: não assinam nada, mas os diretores seguem a opinião deles sobre o que é viável na rotina pedagógica. A resistência vem de uma experiência ruim com o sistema anterior; por isso a ação é envolvê-los na configuração, não convencê-los com apresentação.
- Professores em "manter informado": o interesse é alto, o poder individual é baixo. A ação usa os coordenadores como multiplicadores, porque o professor ouve o coordenador antes de ouvir a equipe do projeto.
- Proteção de dados com interesse 2 e poder 4: pouco envolvido no dia a dia, mas pode barrar os testes com dados reais de alunos. A ação é uma aprovação formal com data marcada, para não descobrir a objeção na véspera.
- Famílias com interesse 3: só vão sentir a mudança no início do ano, mas reclamação de família chega rápido à direção.
A leitura da equipe
A matriz aponta três prioridades: virar a atitude dos coordenadores, garantir a aprovação dos perfis de acesso antes dos testes e não deixar a secretaria sozinha na semana de matrículas. Todas as outras ações são de rotina.
Exemplo 2: reforma de fachada num condomínio residencial
Contexto do exemplo: um condomínio de três torres vai recuperar e pintar a fachada, com balancins e andaimes, durante cinco meses. O projeto tem pouco orçamento para gestão e muita gente afetada no dia a dia, por isso a matriz é curta e direta.
| Parte interessada | Papel | Poder | Interesse | Quadrante | Atitude atual → desejada | Ação e frequência | Responsável |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Síndico | Contrata e responde pela obra | 5 | 5 | Gerenciar de perto | Apoia → apoia | Reunião semanal com a construtora | Engenheiro da obra |
| Conselho consultivo | Acompanha gastos | 4 | 3 | Gerenciar de perto | Neutro → apoia | Relatório mensal de custo e avanço | Síndico |
| Moradores das unidades de frente | Barulho, janelas fechadas, privacidade | 2 | 5 | Manter informado | Resistem → neutros | Aviso com 48 horas de antecedência por prumada | Zelador |
| Demais moradores | Votam em assembleia e pagam o rateio | 3 | 2 | Manter satisfeito | Neutros → neutros | Comunicado quinzenal no grupo oficial; prestação de contas em assembleia | Síndico |
| Construtora | Executa a obra | 3 | 5 | Gerenciar de perto | Apoia → apoia | Diário de obra e reunião semanal | Engenheiro da obra |
| Engenheiro responsável técnico | Responde tecnicamente pela obra | 4 | 4 | Gerenciar de perto | Apoia → apoia | Vistoria quinzenal | Síndico |
| Funcionários do condomínio | Portaria e limpeza | 1 | 4 | Manter informado | Neutros → apoiam | Orientação sobre acesso de operários | Zelador |
| Vizinhos dos prédios ao lado | Poeira e ruído | 1 | 2 | Monitorar | Neutros → neutros | Aviso no início e canal para reclamação | Síndico |
Repare que os moradores foram separados em dois grupos. Quem mora na face que está sendo reformada vive a obra todos os dias; os demais sentem sobretudo o rateio, mas têm voto em assembleia e podem questionar aditivos. Juntá-los numa linha só faria a matriz recomendar a mesma ação para impactos muito diferentes.
Modelo de matriz de stakeholders para copiar
| Parte interessada | Papel | Poder (1 a 5) | Interesse (1 a 5) | Quadrante | Atitude atual | Atitude desejada | Ação | Frequência | Responsável |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Três regras ajudam a preencher:
- Divida grupos que se comportam de forma diferente. Se metade de um grupo apoia e metade resiste, são duas linhas.
- Toda linha em "gerenciar de perto" precisa de responsável com nome. Sem dono, a ação não acontece.
- Atitude desejada é realista. Nem todo resistente precisa virar apoiador; às vezes neutro basta.
A distância entre atitude atual e desejada é o que a matriz de engajamento dos stakeholders trabalha em detalhe, com níveis de engajamento e ações para mover cada parte.
Erros comuns ao preencher a matriz
- Dar nota alta para todos. Se todo mundo está em "gerenciar de perto", a matriz perdeu a função de priorizar.
- Confundir cargo com poder. Uma coordenadora sem assinatura pode ter mais influência do que um diretor distante do projeto.
- Deixar a coluna de ação genérica. "Manter informado" não é ação; "comunicado quinzenal no grupo oficial" é.
- Preencher uma vez e esquecer. Pessoas mudam de cargo e de opinião; a matriz precisa acompanhar.
- Expor a matriz sem cuidado. Notas de atitude são sensíveis. Compartilhe com a equipe que precisa delas, não com todos os envolvidos.
Monte a sua matriz a partir da lista de partes interessadas
Pegue a lista de stakeholders do seu projeto, aplique a escala de 1 a 5 para poder e interesse e preencha as colunas de ação antes de fechar a reunião. A ferramenta gratuita de mapa de stakeholders da Projeto Diário classifica cada parte nos quadrantes, aponta quem resiste, sugere o plano de comunicação e exporta para Excel, Word ou PDF, sem cadastro. O processo completo, da identificação ao monitoramento, está no guia de gestão de stakeholders.
