Planejamento, Cronograma e Custos
Como fazer um termo de abertura do projeto passo a passo
Saber como fazer um termo de abertura do projeto é, na maior parte, saber conduzir conversas. O documento em si cabe em poucas páginas, e os campos são conhecidos. O difícil é arrancar do patrocinador as decisões que ele ainda não tomou: qual resultado conta como sucesso, quanto dinheiro está realmente autorizado, o que fica de fora e até onde vai a autoridade do gerente.
Se você precisa entender o que é o documento, para que serve e onde ele entra no PMBOK, comece pelo artigo sobre o que é o termo de abertura do projeto. Se o que você quer é a estrutura pronta, o modelo de termo de abertura com exemplo preenchido traz todos os campos. Aqui o foco é o processo de elaboração: nove passos, as perguntas que alimentam cada campo e exemplos de um projeto ilustrativo de digitalização dos prontuários em papel de um hospital.
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Cronogramas confiáveis, linha de base, controle de desvio e relatórios que sustentam decisão de diretoria.
O processo no PMBOK: desenvolver o termo de abertura
Na 6ª edição do Guia PMBOK, o processo se chama "Desenvolver o termo de abertura do projeto" e é o primeiro da área de integração, no grupo de iniciação. As entradas são os documentos de negócio (business case e plano de gerenciamento dos benefícios), os acordos e as informações da organização. As técnicas sugeridas dizem muito sobre a natureza do trabalho: opinião especializada, brainstorming, grupos focais, entrevistas, facilitação, gerenciamento de conflitos e reuniões.
Ou seja, o guia trata o termo de abertura como resultado de conversa e negociação, e não como formulário. É essa a lógica dos passos abaixo.
Como fazer um termo de abertura do projeto em nove passos
Passo 1: junte os documentos de origem
Antes de falar com alguém, leia o que já existe: o business case, a ata da reunião que aprovou a ideia, o contrato com o cliente, a norma que obriga o projeto, a demanda registrada pela área. Eles respondem parte dos campos e mostram quais decisões ainda estão em aberto. No exemplo do hospital, a origem é uma decisão da diretoria registrada em ata, com uma estimativa de investimento e a meta de liberar a área ocupada pelo arquivo físico.
Passo 2: confirme quem é o patrocinador e quem é o gerente
O patrocinador é quem responde pelo projeto perante a organização e libera os recursos. Se essa pessoa não está clara, pare aqui e resolva: um termo sem patrocinador definido não tem quem o assine. Confirme também o nome do gerente do projeto, porque o documento vai dar a ele autoridade formal.
Passo 3: entreviste o patrocinador e as partes interessadas principais
Marque uma conversa de uma hora com o patrocinador e conversas mais curtas com dois a cinco líderes das áreas mais afetadas. Leve perguntas que obriguem decisões:
- Que problema este projeto resolve e como você vai saber que ele foi resolvido?
- Até quando precisa estar pronto, e o que acontece se atrasar?
- Quanto está autorizado a gastar? Esse valor inclui margem para imprevistos?
- O que você espera que este projeto não faça?
- Quem precisa aprovar as entregas? Quem pode vetar?
- Que decisões o gerente pode tomar sozinho e quais voltam para você?
Registre as respostas com as palavras de quem falou. Elas vão virar texto do termo e evitam a frase "não foi isso que eu disse".
Passo 4: escreva o objetivo e os critérios de sucesso
O objetivo diz o resultado, com número e data. Os critérios de sucesso dizem como o patrocinador vai julgar o projeto no fim. Compare:
| Fraco | Útil |
|---|---|
| Modernizar o arquivo do hospital | Digitalizar e indexar todos os prontuários ativos em papel até 30/11, com consulta pelo sistema de prontuário eletrônico |
| Melhorar o acesso às informações | Permitir que o médico consulte um prontuário digitalizado em até 2 minutos a partir do atendimento |
Critérios de sucesso típicos: prazo, custo dentro do autorizado, entregas aceitas pelo responsável e o indicador de negócio que motivou o projeto. O guia sobre como definir os critérios de sucesso do projeto ajuda a escolher indicadores que dá para medir no encerramento.
Passo 5: descreva o escopo em alto nível e os limites
Liste as entregas principais em poucas linhas e, logo abaixo, o que está fora. A lista do que está fora é a que mais protege o projeto. No exemplo:
- Dentro: digitalização e indexação dos prontuários ativos; integração das imagens ao sistema de prontuário eletrônico; procedimento de consulta para médicos e enfermagem; descarte dos originais conforme a política de guarda aprovada pela instituição.
- Fora: prontuários inativos (projeto futuro); troca do sistema de prontuário eletrônico; reforma da área liberada.
Passo 6: registre premissas e restrições
Premissas são coisas que você está tomando como verdadeiras sem ter certeza. Restrições são limites já dados. A diferença importa porque premissa precisa ser acompanhada (se não se confirmar, vira risco ou mudança), enquanto restrição só precisa ser respeitada.
| Premissas (podem não se confirmar) | Restrições (limites dados) |
|---|---|
| O fornecedor do prontuário eletrônico libera a integração no primeiro mês | Conclusão até 30/11 |
| O volume de prontuários ativos é próximo do levantado pelo arquivo | Investimento máximo autorizado pela diretoria |
| A equipe do arquivo dedica duas pessoas em tempo integral | Atendimento às normas de guarda e sigilo do prontuário |
Um teste rápido: se a frase pode ser falsa amanhã, é premissa. Se alguém com autoridade definiu e você não pode mudar, é restrição.
Passo 7: defina marcos, orçamento autorizado e riscos de alto nível
No termo, o cronograma é só um resumo de marcos, com datas: contrato assinado, piloto num setor, metade do acervo digitalizado, conclusão. O orçamento é o valor pré-aprovado, não o orçamento detalhado, que só vai existir depois do planejamento. Os riscos são os poucos que podem comprometer o objetivo, em uma linha cada. No exemplo: "a qualidade dos originais exige mais tempo de preparo do que o previsto".
Passo 8: registre as partes interessadas e a autoridade do gerente
Liste as partes interessadas principais e o papel de cada uma (aprova, executa, é consultada). Depois, escreva o nível de autoridade do gerente em termos concretos: pode remanejar até quanto entre pacotes, pode alterar datas internas sem tocar nos marcos, decide sobre a equipe do projeto ou só indica. Esse campo costuma ser deixado vago, e é ele que define se o gerente consegue agir sem escalar tudo.
Passo 9: revise em reunião e colete a assinatura
Envie a minuta com dois dias de antecedência e faça uma reunião de revisão com o patrocinador e as partes principais. Leia em voz alta o objetivo, os limites e as premissas: é ali que aparecem os desacordos. Ajuste, colha a assinatura do patrocinador e divulgue o documento a todos os envolvidos. Quem deve assinar e por quê é o tema do artigo sobre quem assina o termo de abertura do projeto.
O termo assinado é a principal entrada da reunião de partida (kickoff) e do planejamento, que vai detalhar escopo, cronograma e orçamento dentro dos limites que ele fixou.
Erros que fazem o termo de abertura falhar
- Escrever sem conversar. Um termo redigido sozinho pelo gerente registra o que ele imagina, não o que o patrocinador decidiu.
- Objetivo sem número nem data. Não há como dizer, no fim, se o projeto teve sucesso.
- Premissa disfarçada de fato. "O fornecedor entrega em 30 dias" escrito como certeza deixa de ser acompanhado.
- Orçamento detalhado demais. No termo, o valor é o autorizado. Detalhar agora cria compromisso com números que ainda não foram estimados.
- Assinatura de quem não decide. Se quem assina não libera recursos, o termo não dá autoridade a ninguém.
Faça o termo de abertura do seu projeto
Comece pelos passos 1 a 3: junte os documentos, confirme o patrocinador e marque as conversas com as perguntas acima. Com as respostas em mãos, a redação leva poucas horas. O guia de planejamento de projetos mostra o que vem depois da assinatura.
Para redigir sem esquecer nenhum campo, use o gerador de termo de abertura da Projeto Diário: ele percorre as etapas da identificação à aprovação, com dica e exemplo em cada campo, aponta o que falta no checklist e baixa o termo em Word, PDF ou Markdown para a assinatura do patrocinador.
