Relatório de riscos do projeto: modelo para o patrocinador
O patrocinador recebe uma planilha com 48 linhas, 19 colunas e células coloridas. Ele rola até o fim, não encontra nenhuma pergunta dirigida a ele e fecha o arquivo. Um mês depois, um dos riscos da linha 31 vira problema, e a pergunta na reunião é "por que ninguém me avisou?". Avisaram, mas no formato errado. Um bom modelo de relatório de gestão de riscos resolve isso: mostra pouco, mostra o que mudou e diz com clareza o que precisa ser decidido.
O relatório não substitui o registro de riscos. O registro é a ferramenta de trabalho da equipe; o relatório é um recorte para quem tem autoridade sobre prazo, orçamento e escopo. O modelo a seguir tem sete blocos, um exemplo preenchido e uma versão curta para caber no status report. O ciclo completo de riscos, das escalas às respostas, está no guia de gestão de riscos em projetos.
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O que o patrocinador precisa saber sobre os riscos
Antes de montar o relatório, vale responder a uma pergunta: o que o patrocinador faz com essa informação? Em geral, três coisas. Ele decide (aprovar uma resposta cara, liberar reserva gerencial, cortar escopo), ele remove obstáculos que estão fora do alcance do gerente (um fornecedor de outra diretoria, uma área que não libera pessoas) e ele avisa quem está acima dele.
Daí saem quatro perguntas que o relatório precisa responder em menos de dois minutos de leitura:
- O projeto está mais ou menos exposto do que no mês passado?
- Quais riscos podem afetar o marco ou o orçamento que ele aprovou?
- As reservas são suficientes para o que ainda está aberto?
- O que precisa ser decidido por ele, e até quando?
Tudo o que não ajuda a responder a essas quatro perguntas fica no registro.
Os sete blocos do modelo de relatório de gestão de riscos
| Bloco | O que mostra | Tamanho |
|---|---|---|
| 1. Mensagem principal | A situação da exposição em uma ou duas frases | 2 linhas |
| 2. Painel de números | Quantos riscos há em cada faixa e a variação desde o último relatório | 1 linha de números |
| 3. Principais riscos | Cinco a dez riscos com nota, tendência, dono e próxima ação | Tabela curta |
| 4. Mudanças do período | Riscos novos, riscos que subiram de faixa, riscos encerrados e os que viraram problema | 3 a 6 itens |
| 5. Gatilhos próximos | Sinais que podem disparar antes do próximo relatório | 2 a 4 itens |
| 6. Reservas | Reserva de contingência usada, saldo e exposição aberta | 3 números |
| 7. Decisões pedidas | O que o patrocinador precisa decidir, com prazo e consequência de não decidir | 1 a 3 itens |
Use a mesma escala do plano de riscos do projeto. Na escala de 1 a 5 da Projeto Diário, a pontuação é probabilidade vezes impacto: de 1 a 4, baixo; de 5 a 9, médio; de 10 a 16, alto; de 20 a 25, crítico. Se o patrocinador não conhece a matriz, inclua uma linha de rodapé explicando as faixas, ou mande junto o artigo matriz de riscos: o que é e como montar.
Como mostrar tendência sem gráfico complicado
A tendência é o dado que mais interessa ao patrocinador e o que mais falta nos relatórios. Basta uma seta ou uma palavra ao lado de cada risco: subindo, estável ou caindo, sempre em relação ao relatório anterior. Para a exposição total, compare a soma do valor monetário esperado das ameaças abertas mês a mês. Quando o projeto acompanha indicadores-chave de risco (KRI), que antecipam a piora de um risco, um ou dois deles podem entrar no painel de números.
Modelo para copiar
Copie a estrutura abaixo para um documento ou e-mail e substitua os textos entre colchetes.
Relatório de riscos: [nome do projeto] Período: [data inicial] a [data final] | Gerente: [nome] | Patrocinador: [nome]
1. Mensagem principal: [A exposição subiu, ficou estável ou caiu, e por quê, em uma frase. A decisão mais importante do período, em outra.]
2. Painel: Críticos: [n] ([variação]) | Altos: [n] ([variação]) | Médios: [n] | Baixos: [n] | Exposição aberta (VME das ameaças): R$ [valor] ([variação])
3. Principais riscos:
ID Risco (resumo) Nota Tendência Dono Próxima ação e data [R00] [causa, evento e efeito em uma linha] [P × I = n, faixa] [subindo, estável, caindo] [nome] [ação, data] 4. Mudanças do período: Novos: [IDs]. Subiram de faixa: [IDs]. Encerrados: [IDs e motivo]. Viraram problema: [IDs e ação tomada].
5. Gatilhos próximos: [sinal, risco relacionado, data provável]
6. Reservas: Contingência inicial R$ [valor] | Usada R$ [valor] | Saldo R$ [valor] | Exposição aberta R$ [valor]
7. Decisões pedidas: [o que decidir] até [data]. Se não houver decisão: [consequência concreta].
Exemplo preenchido
O exemplo é ilustrativo: a implantação de um sistema de gestão financeira numa empresa de serviços, no quinto mês de um projeto de oito.
Mensagem principal: a exposição caiu de R$ 140 mil para R$ 112 mil com o teste de integração bancária concluído, mas o risco de indisponibilidade dos usuários-chave no fechamento de dezembro subiu para crítico e precisa de decisão até o dia 20.
Painel: Críticos: 1 (+1) | Altos: 3 (-1) | Médios: 7 | Baixos: 9 | Exposição aberta: R$ 112 mil (-R$ 28 mil)
| ID | Risco (resumo) | Nota | Tendência | Dono | Próxima ação e data |
|---|---|---|---|---|---|
| R07 | Usuários-chave presos ao fechamento de dezembro podem faltar aos testes finais, atrasando a entrada em produção | 4 × 5 = 20, crítico | Subindo | Coordenadora de processos | Decisão do patrocinador sobre substitutos até 20/11 |
| R02 | Fornecedor do módulo fiscal pode não entregar a atualização da regra tributária a tempo | 3 × 4 = 12, alto | Estável | Líder técnico | Reunião de acompanhamento em 14/11 |
| R11 | Migração de saldos pode apresentar divergências que exigem nova carga | 3 × 4 = 12, alto | Caindo | Analista de dados | Segunda carga de teste em 18/11 |
| R04 | Integração bancária pode falhar com o segundo banco | 2 × 5 = 10, alto | Caindo | Líder técnico | Teste com o segundo banco em 25/11 |
Mudanças do período: novo, R19 (troca do gestor da área de contas a pagar). Subiu de faixa: R07. Encerrado: R03, homologação do certificado digital concluída. Nenhum risco virou problema.
Gatilhos próximos: se a escala de fechamento não for publicada até 15/11, o R07 dispara e o plano de contingência (testes em dois turnos com substitutos treinados) precisa ser acionado.
Reservas: contingência inicial R$ 90 mil | usada R$ 25 mil | saldo R$ 65 mil | exposição aberta R$ 112 mil.
Decisão pedida: autorizar até 20/11 que dois analistas da controladoria substituam os usuários-chave nos testes finais. Sem essa decisão, a entrada em produção passa de janeiro para março.
Repare que o saldo da reserva (R$ 65 mil) não cobre a exposição aberta (R$ 112 mil). O relatório mostra isso sem alarde, mas o patrocinador precisa ver o número. O que fazer quando a conta não fecha está explicado em reserva de contingência e reserva gerencial.
Riscos no status report: a versão curta
Nem todo projeto precisa de um relatório de riscos separado. Em projetos pequenos ou com patrocinador que lê só o status report, os riscos entram como um bloco de três a cinco linhas:
- Exposição: estável, com um risco crítico novo (R07).
- Principais riscos: R07 crítico, subindo; R02 alto, estável; R11 alto, caindo.
- Decisão pedida: substitutos para os testes finais até 20/11.
O resto do status report trata de prazo, custo, entregas e próximos passos, como mostra o artigo o que é status report e como fazer um bom relatório. Em projetos maiores, a versão curta fica no status report e o relatório completo vai anexo ou é apresentado no comitê.
Frequência e caminho do relatório
- Relatório completo: na cadência do comitê ou da reunião com o patrocinador, em geral mensal.
- Bloco curto no status report: a cada envio do status report, semanal ou quinzenal.
- Fora de ciclo: risco que entra na faixa crítica ou gatilho que dispara vai ao patrocinador no mesmo dia, por mensagem direta. Não espere o relatório.
O conteúdo do relatório sai da revisão de riscos da equipe. Se essa reunião não acontece, o relatório vira cópia do mês anterior. A pauta da revisão e o que acompanhar estão em monitoramento de riscos.
Erros que fazem o relatório ser ignorado
- Mandar o registro inteiro. O patrocinador não vai filtrar 48 linhas. Faça o recorte por ele.
- Relatório sem pedido. Se nunca há decisão pedida, o patrocinador conclui que pode ignorar o documento. Quando não houver decisão, diga isso explicitamente: "nenhuma decisão necessária neste período".
- Notas sem tendência. "R02: 12" não diz nada. "R02: 12, estável há dois meses, ação em 14/11" diz.
- Esconder a reserva. Saldo de reserva menor que a exposição é a informação mais útil do relatório, não a mais constrangedora.
- Linguagem técnica. "Possível falha no endpoint de conciliação" vira "a conciliação bancária automática pode não funcionar com o segundo banco".
- Só ameaças. Se há uma oportunidade relevante, como antecipar um marco, ela também precisa de decisão.
Monte o relatório deste mês
Pegue o registro de riscos atualizado, escolha os cinco riscos de maior nota ou com gatilho mais próximo, compare com o mês anterior e escreva primeiro a mensagem principal e a decisão pedida; o resto do relatório se organiza em torno delas. Para não montar o documento do zero, use o gerador de status report da Projeto Diário: ele já tem os blocos de semáforo, avanços, próximos passos, riscos e problemas e decisões necessárias, e o relatório sai pronto em Word para enviar ao patrocinador.
