Planejamento, Cronograma e Custos
Modelo de termo de abertura do projeto: exemplo pronto
Um modelo de termo de abertura do projeto bom é aquele que obriga você a responder às perguntas difíceis antes de começar: qual é o objetivo medível, quanto dinheiro está autorizado, o que fica fora e quem pode decidir o quê. Abaixo estão o modelo em branco, pronto para copiar, e o mesmo modelo preenchido com um exemplo de projeto em órgão público, campo por campo.
Se você precisa primeiro entender o que é o documento e quando ele entra no projeto, veja o artigo sobre o que é o termo de abertura do projeto e para que serve. Para o processo de elaboração, com reuniões, entrevistas e revisão, o guia de como fazer um termo de abertura passo a passo cobre cada etapa. Aqui você encontra o documento pronto.
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Modelo de termo de abertura do projeto para copiar
Os campos seguem o que o Guia PMBOK lista como conteúdo do termo de abertura, organizados na ordem em que um patrocinador costuma ler. Copie e cole no Word, no Google Docs ou no editor que a sua organização usa.
TERMO DE ABERTURA DO PROJETO (TAP)
Projeto: [nome] Código: [se houver]
Patrocinador: [nome, cargo] Gerente do projeto: [nome, cargo]
Data: [dd/mm/aaaa] Versão: [nº]
1. JUSTIFICATIVA
Por que o projeto existe: problema, oportunidade ou exigência legal.
Referência ao business case, se houver.
2. OBJETIVOS E CRITÉRIOS DE SUCESSO
Objetivo mensurável (o quê, quanto, até quando).
Critérios que definem o sucesso do projeto.
3. DESCRIÇÃO E PRINCIPAIS ENTREGAS
Descrição em alto nível e lista das entregas principais.
4. REQUISITOS DE ALTO NÍVEL
Condições que as entregas precisam atender.
5. FORA DO ESCOPO
O que não faz parte deste projeto.
6. PREMISSAS E RESTRIÇÕES
Premissas: o que se considera verdadeiro sem confirmação.
Restrições: limites de prazo, orçamento, norma, tecnologia.
7. RISCOS DE ALTO NÍVEL
8. MARCOS PRINCIPAIS
Marco | Data-alvo
9. ORÇAMENTO RESUMIDO
Valor aprovado e fonte dos recursos.
10. PARTES INTERESSADAS PRINCIPAIS
Nome ou área | Interesse ou papel
11. AUTORIDADE DO GERENTE DO PROJETO
Decisões sobre equipe, orçamento e prazo que o gerente pode tomar
sem escalar, e limites dessa autoridade.
12. REQUISITOS DE APROVAÇÃO E ENCERRAMENTO
Quem aceita as entregas e o que define o fim do projeto.
13. ASSINATURAS
Patrocinador: ________________ Data: ___/___/_____
Gerente do projeto: __________ Data: ___/___/_____
Exemplo de termo de abertura do projeto preenchido
O exemplo é ilustrativo e não se refere a nenhum órgão real. Uma prefeitura de porte médio quer substituir o protocolo em papel da Secretaria de Administração por um protocolo digital, em que o cidadão abre e acompanha os pedidos pela internet.
Projeto: Protocolo digital da Secretaria de Administração Patrocinador: Secretário de Administração Gerente do projeto: Coordenadora de Modernização Administrativa
1. Justificativa. O protocolo atual é todo em papel. O cidadão precisa ir ao balcão para abrir e acompanhar pedidos, os processos circulam fisicamente entre setores e não há como medir o tempo de resposta. A administração definiu como meta do plano de governo a digitalização dos serviços mais procurados.
2. Objetivos e critérios de sucesso. Colocar em funcionamento, até o fim do segundo semestre, o protocolo digital para os 10 serviços de maior volume da secretaria. Critérios de sucesso: 100% dos novos pedidos desses serviços abertos pelo sistema após a virada; tempo médio de tramitação medido mensalmente a partir do primeiro mês de operação; atendimento presencial mantido para quem não tem acesso à internet.
3. Descrição e principais entregas. Sistema de protocolo configurado para os 10 serviços; formulários on-line publicados no portal da prefeitura; servidores dos setores envolvidos treinados; processos em andamento migrados ou com regra de transição definida; manual do cidadão publicado.
4. Requisitos de alto nível. Acesso pelo celular; identificação do cidadão por login seguro; notificação por e-mail a cada movimentação; relatório de prazos por setor; aderência à legislação de proteção de dados pessoais.
5. Fora do escopo. Digitalização do acervo de processos já arquivados; serviços de outras secretarias; integração com o sistema tributário (prevista para um segundo projeto).
6. Premissas e restrições. Premissas: a solução contratada pela prefeitura atende aos 10 serviços sem desenvolvimento sob medida; cada setor indica um servidor de referência com 4 horas semanais para o projeto. Restrições: contratações seguem a legislação de licitações; o orçamento é o da dotação já aprovada; não pode haver interrupção do atendimento ao cidadão.
7. Riscos de alto nível. Resistência dos setores à tramitação digital; atraso na publicação dos formulários por dependência da equipe do portal; baixa adesão do cidadão nos primeiros meses.
8. Marcos principais.
| Marco | Data-alvo |
|---|---|
| Termo de abertura aprovado | Mês 1 |
| Sistema configurado para os 3 primeiros serviços (piloto) | Mês 3 |
| Servidores treinados | Mês 4 |
| Virada dos 10 serviços | Mês 5 |
| Encerramento com relatório de resultados | Mês 6 |
9. Orçamento resumido. Valor da dotação orçamentária aprovada para o exercício, destinado a licenças, implantação e treinamento. Valores detalhados no plano do projeto.
10. Partes interessadas principais. Secretário de Administração (patrocinador); chefes dos setores que tramitam os 10 serviços (usuários internos); equipe de tecnologia da informação (sustentação); equipe do portal (publicação); controle interno (conformidade); cidadãos (usuários finais).
11. Autoridade do gerente do projeto. Definir o cronograma detalhado e a ordem dos serviços na virada; convocar os servidores de referência dentro das 4 horas semanais acordadas; aprovar entregas parciais do fornecedor. Mudanças de prazo dos marcos ou de orçamento são decididas pelo patrocinador.
12. Requisitos de aprovação e encerramento. Cada serviço é aceito pelo chefe do setor responsável após teste com processos reais. O projeto termina com a virada dos 10 serviços, a transferência da sustentação para a equipe de TI e o relatório de resultados aprovado pelo patrocinador.
13. Assinaturas. Secretário de Administração e Coordenadora de Modernização Administrativa.
Repare em três escolhas do exemplo. O objetivo tem número e data. O item "fora do escopo" corta antecipadamente a discussão sobre o acervo antigo e o sistema tributário. E a autoridade do gerente está escrita, o que evita que cada reunião termine com "vou ver com o secretário".
Como adaptar o modelo para Word ou Excel
O formato muda conforme o uso:
- Word ou Google Docs: o mais indicado para leitura e assinatura. Use os títulos numerados como no modelo e tabelas só para marcos e partes interessadas.
- PDF: a versão assinada que vai para o arquivo do projeto ou para o processo administrativo.
- Excel: útil quando a organização mantém todos os termos numa planilha de portfólio. Monte duas colunas (campo e conteúdo), uma linha por campo, e trave a primeira coluna. Para assinatura, exporte para PDF.
Em órgãos públicos, o termo de abertura costuma ser anexado ao processo administrativo que autoriza o projeto. Em empresas, ele fica no repositório do projeto e é o primeiro documento do planejamento do projeto.
Variações do modelo por tipo de projeto
O núcleo do modelo vale para qualquer projeto, mas alguns campos ganham peso conforme o contexto:
| Tipo de projeto | Campo que merece mais atenção | Por quê |
|---|---|---|
| Implantação de sistema | Fora do escopo e requisitos de alto nível | Pedidos de "só mais uma tela" nascem da falta de exclusões |
| Obra ou reforma | Restrições e marcos | Licenças, horários permitidos e datas de vistoria limitam o cronograma |
| Evento | Marcos e orçamento | A data do evento é fixa; o orçamento costuma ser o ajuste |
| Projeto em órgão público | Restrições e partes interessadas | Licitação, dotação orçamentária e controle interno afetam todas as decisões |
| Desenvolvimento de software | Critérios de sucesso e autoridade | Em abordagens ágeis, o escopo detalhado muda e o termo precisa dizer quem prioriza |
Para software, o artigo com um termo de abertura de projeto de software comentado mostra como os campos se ajustam a entregas incrementais.
Erros comuns ao preencher o modelo
- Objetivo que não se mede. "Modernizar o protocolo" não permite dizer, no fim, se o projeto deu certo.
- Copiar o plano do projeto para dentro do termo. Cronograma detalhado e EAP vêm depois. O termo traz marcos e entregas principais.
- Orçamento em branco. Se o valor ainda não está definido, escreva a faixa autorizada e quem aprova o valor final.
- Gerente sem autoridade escrita. O campo 11 é o mais pulado e o que mais faz falta no primeiro conflito por recursos.
- Assinatura de quem não decide. O termo é assinado pelo patrocinador, que responde pelo investimento. Se quem assina não pode liberar recursos, o documento não autoriza nada.
Preencha o seu termo de abertura agora
Copie o modelo, preencha primeiro os campos 2 (objetivo), 5 (fora do escopo) e 11 (autoridade), que são os que geram mais discussão, e leve essa versão ao patrocinador antes de completar o resto. Se preferir ser guiado campo a campo, use o gerador de termo de abertura da Projeto Diário: ele traz dica e exemplo em cada campo, mostra o que falta preencher e baixa o documento pronto em Word ou PDF para assinatura, sem cadastro.
