O status report diz que o projeto está verde: índice de prazo em 0,98, custo dentro do previsto, entregas da Sprint concluídas. Três semanas depois, o fornecedor da integração anuncia um atraso de dois meses. Os sinais estavam lá, nas entregas parciais que escorregavam um ou dois dias, mas ninguém media isso. É aqui que entra o KRI. Gestão de riscos com indicadores antecedentes troca a surpresa pela tendência.
KRI é a sigla de key risk indicator, ou indicador-chave de risco. Enquanto os indicadores de desempenho mostram o que o projeto já fez, o KRI tenta mostrar o que pode acontecer. Ele é mais difundido na gestão de riscos corporativos e financeiros, mas funciona muito bem em projetos, desde que seja simples, ligado a um risco do registro e acompanhado de uma ação combinada.
A seguir, você vê como separar KRI de KPI e de gatilho, exemplos para os riscos mais comuns em projetos e uma ficha para definir cada indicador. O contexto geral do ciclo de riscos está no guia de gestão de riscos em projetos.
Formação relacionada
Gestão de Projetos 360° com PMBOK 8 e IA
Formação completa sobre o guia mais recente do PMI, com uso de inteligência artificial no dia a dia da gestão.
O que é KRI na gestão de riscos e o que ele mede
Um KRI é uma métrica com três elementos:
- Uma medida ligada à causa ou à probabilidade de um risco. Exemplo: percentual de entregas do fornecedor fora do prazo nas últimas quatro semanas.
- Limites que separam a situação normal da situação de atenção e da situação crítica. Exemplo: até 10% verde, de 10% a 25% amarelo, acima de 25% vermelho.
- Uma ação por faixa. Amarelo: reunião com o fornecedor e plano de recuperação. Vermelho: acionar a resposta contingente e informar o patrocinador.
Sem os três, não é KRI. Uma medida sem limite vira curiosidade; um limite sem ação vira alarme ignorado.
O KRI bom é antecedente: muda antes que o risco aconteça, com folga para agir. O número de defeitos críticos encontrados em produção é um indicador tardio, porque o dano já ocorreu. O número de defeitos críticos abertos na homologação a duas semanas do go-live é antecedente: ainda dá para adiar, reforçar testes ou reduzir escopo.
KRI, KPI e gatilho: qual a diferença
KPI e KRI se misturam com frequência, e o gatilho entra na confusão. A tabela separa os três.
| KPI | KRI | Gatilho | |
|---|---|---|---|
| Pergunta que responde | Como estamos indo? | O risco está aumentando? | É hora de acionar a resposta? |
| Olha para | O desempenho já entregue | A exposição futura | Uma condição específica |
| Forma | Medida contínua | Medida contínua com faixas | Evento ou limite |
| Exemplo | Índice de desempenho de custo (CPI) | Variação do preço do aço nos últimos 60 dias | Preço do aço 8% acima do orçado |
| Quem usa | Equipe e patrocinador | Dono do risco e gerente | Dono do risco |
Os três se conectam. Um KPI ruim pode ser sinal de risco (o CPI caindo três meses seguidos sugere que a reserva vai acabar). E o gatilho muitas vezes é o próprio KRI cruzando o limite vermelho. O artigo sobre gatilho de risco mostra como escrever essa condição de disparo. Para os indicadores de desempenho, veja o texto sobre KPIs de projetos.
Exemplos de KRI para projetos
Os exemplos abaixo são ilustrativos e precisam de limites ajustados ao seu contexto.
| Risco | KRI | Por que antecede o problema |
|---|---|---|
| Atraso do fornecedor crítico | % de entregas parciais fora do prazo nas últimas 4 semanas | Atrasos pequenos e repetidos costumam preceder um atraso grande |
| Estouro do caminho crítico | Nº de atividades críticas com folga menor que 5 dias | Folga consumida reduz a margem antes do atraso aparecer no marco |
| Perda de pessoa-chave | Horas extras acumuladas por pessoa no mês | Sobrecarga prolongada antecede afastamentos e pedidos de saída |
| Expansão do escopo | Solicitações de mudança abertas por mês | Volume crescente de pedidos indica escopo mal fechado |
| Baixa adesão dos usuários | % de presença dos usuários-chave nos treinamentos e testes | Quem não testa agora rejeita o sistema no go-live |
| Aumento de custo de insumos | Variação do índice de preços do insumo principal no trimestre | A alta chega ao orçamento só na próxima compra |
| Qualidade insuficiente na entrega | Defeitos críticos abertos na homologação | Mostra se haverá tempo de corrigir antes da data |
| Gestão de riscos parada | Ações de resposta vencidas e não concluídas | Resposta atrasada deixa o risco sem tratamento |
Repare que o último exemplo mede a saúde do próprio processo. Ele é útil para o PMO acompanhar vários projetos de uma vez.
Como definir KRIs passo a passo
- Parta dos riscos prioritários. Pegue os riscos altos e críticos do registro. KRI para risco baixo é custo sem retorno.
- Pergunte o que muda antes. Para cada risco, pergunte à equipe: "que sinal veríamos semanas antes disso acontecer?". As melhores respostas costumam vir de quem está mais perto do trabalho.
- Escolha uma medida que já exista ou seja barata. Se o dado exige uma planilha manual semanal de duas horas, ele vai parar de ser coletado na terceira semana.
- Defina fórmula, fonte, frequência e responsável. "Atraso do fornecedor" não é fórmula. "Entregas fora do prazo dividido pelo total de entregas previstas nas últimas quatro semanas, tirado do controle de recebimento, toda segunda-feira, pelo analista de suprimentos" é.
- Fixe os limites com base no apetite a risco. O amarelo deve dar tempo de corrigir; o vermelho deve estar antes do ponto sem volta. Se a organização já definiu sua tolerância a riscos, use esses números como ponto de partida.
- Combine a ação de cada faixa. Quem faz o quê quando o indicador muda de cor.
- Teste com o passado. Se houver dados de projetos anteriores, veja se o indicador teria avisado a tempo.
- Revise a cada fase. Riscos mudam, e o KRI de um risco encerrado sai do painel.
Ficha de KRI para copiar
| Campo | Exemplo preenchido |
|---|---|
| Risco associado | R07: fornecedor de integração pode atrasar a API e adiar o go-live |
| Nome do KRI | Entregas parciais da API fora do prazo |
| Fórmula | Entregas atrasadas ÷ entregas previstas, janela de 4 semanas |
| Fonte do dado | Quadro de acompanhamento do fornecedor |
| Frequência | Semanal, às segundas |
| Responsável pela medição | Analista de integração |
| Limites | Verde até 10%; amarelo de 10% a 25%; vermelho acima de 25% |
| Ação no amarelo | Reunião técnica com o fornecedor em até 3 dias e plano de recuperação |
| Ação no vermelho | Acionar a contingência (simulador da API) e informar o patrocinador |
| Dono do risco | Coordenador de integração |
Como acompanhar os KRIs no dia a dia
Os KRIs só funcionam se estiverem onde as decisões acontecem:
- No status report: uma linha com os KRIs em amarelo ou vermelho e a ação em curso. Os verdes não precisam de comentário.
- Na reunião de monitoramento de riscos: os KRIs são a pauta de abertura. O detalhamento dessa rotina está no artigo sobre monitoramento de riscos do projeto.
- Num painel único: uma tabela simples com o valor atual, a tendência das últimas semanas e a cor. A tendência importa tanto quanto o valor; três semanas subindo dentro do verde já merecem atenção.
- Em times ágeis: o KRI pode ficar ao lado do gráfico de risk burndown, que mostra a exposição total caindo Sprint a Sprint.
Uma forma complementar de captar sinais é perguntar à própria equipe. O health check do projeto, ferramenta gratuita da Projeto Diário, pede que cada pessoa avalie o projeto em seis dimensões e mostra onde a equipe enxerga risco e onde ela discorda. Divergência grande entre as respostas costuma ser um sinal antecedente tão útil quanto um número.
Erros que tiram o valor do KRI
- Painel com indicadores demais. Vinte KRIs viram ruído. Um por risco prioritário é suficiente.
- KPI disfarçado de KRI. Percentual concluído do projeto não antecede nada; ele descreve o passado.
- Limites definidos depois do problema. O amarelo precisa estar combinado antes, senão a discussão vira negociação para não mudar de cor.
- Ninguém responsável pela ação. O indicador fica vermelho, todos veem e ninguém age, porque a ação não tinha dono.
- Dado caro demais. Se medir custa mais esforço que o próprio risco merece, troque o indicador por um mais simples.
Comece pequeno: escolha os três maiores riscos do seu projeto, defina um KRI para cada um com a ficha acima e leve os três para o próximo status report. Quando a quantidade de dados crescer e você quiser um painel que se atualize sozinho, o curso Dashboard Aplicado a Projetos ensina a montar no Excel um painel dinâmico com tabelas, gráficos e indicadores, inclusive a partir de dados exportados do Microsoft Project.
