Mudanças são normais em projetos. O que não pode ser normal é mudar sem análise. A solicitação de mudança registra o que se pede, por quê e quem pede, e passa por uma análise de impacto em escopo, prazo, custo, qualidade e riscos antes da decisão.
A decisão cabe a quem tem autoridade, definida no termo de abertura ou no plano: o gerente para mudanças pequenas, o patrocinador ou um comitê para as maiores. Aprovada, a mudança atualiza as linhas de base; recusada, fica registrada, o que evita que o mesmo pedido volte pelo corredor.
Na prática
Um formulário simples basta: descrição, motivo, impacto estimado, decisão, data e quem decidiu. O importante é que toda mudança passe por ele.