Comitê de Mudanças

Sobre escopo e mudanças

Um comitê de mudanças existe para que as decisões sobre o que muda num projeto sejam tomadas por quem tem autoridade, com informação suficiente e deixando registro. Na teoria, isso é simples. Na prática, o comitê vive entre dois perigos: virar um carimbo, que aprova tudo o que o patrocinador pede, ou virar um gargalo, que discute até a troca de um relatório e deixa o projeto esperando. O Comitê de Mudanças coloca você no meio dessa tensão durante cerca de oito minutos.

Você conduz o comitê do Estoque Unificado, um projeto da Casa Aurora, a rede fictícia de casa e decoração do universo da Projeto Diário. O projeto junta o estoque das lojas, do centro de distribuição e do site. À mesa estão Otávio Mendes, diretor de lojas e patrocinador; Rogério Lima, diretor financeiro; Marcos Ribeiro, gerente de TI; e Beatriz Nogueira, do PMO. Chegam seis solicitações de mudança, de tamanhos e urgências diferentes, e você acompanha quatro indicadores: estabilidade da linha de base, confiança do patrocinador, valor entregue e exposição a riscos.

Antes de decidir qualquer coisa, vale olhar para o plano de gerenciamento de mudanças do projeto. É ele que diz quem decide o quê. No jogo, mudanças de até R$ 30 mil e sem efeito em marcos ficam com o gerente do projeto, que registra a decisão; as maiores vão ao comitê, sempre com análise de impacto; e há um caminho de emergência, em que dois membros aprovam na hora e o registro completo vem na reunião seguinte. Nem toda mudança precisa ir ao comitê, e levar tudo para lá é uma das formas mais rápidas de travar um projeto.

As três respostas clássicas de um comitê são aprovar, rejeitar e adiar, e cada uma tem o seu custo. Aprovar com análise feita é legítimo, desde que prazo, custo e linha de base sejam atualizados às claras. Rejeitar protege o plano, mas pode fechar a porta para algo valioso. Adiar é a resposta certa quando falta informação, e vira fuga quando é usado para não desagradar ninguém. No jogo, algumas escolhas parecem ótimas na hora e cobram depois, como aprovar o pedido do patrocinador sem análise ou deixar de registrar uma rejeição para evitar desconforto.

Se você já jogou o Escopo Invasor, vai notar a diferença. Lá, você é o gerente na linha de frente, recebendo pedidos do cliente e da equipe e decidindo como tratá-los. Aqui, o olhar é o da governança: quem tem alçada, que informação precisa chegar à mesa, como tratar uma emergência sem abandonar o controle e como garantir que cada decisão fique registrada e seja comunicada a quem pediu. Os dois jogos se completam.

O jogo tem três modos. No Aprendiz, você recebe dicas, vê o raciocínio de cada decisão principal logo depois de escolher e recebe um alerta antes de um efeito atrasado chegar. No Profissional, não há dicas e surgem imprevistos. No Executivo, há relógio, efeitos mais fortes, um indicador a mais, a fila de solicitações, e uma rodada extra em que uma decisão do comitê volta pela porta da presidência.

Depois da partida, olhe para o seu projeto. Existe um plano que diga quem decide cada tipo de mudança? As decisões estão registradas, inclusive as rejeitadas? O modelo gratuito de ata de reunião da Projeto Diário ajuda a registrar cada decisão do comitê com motivo, responsável e próximo passo.