Glossário de PMO: siglas e termos em inglês explicados

PMO em inglês significa project management office, ou escritório de gerenciamento de projetos. A sigla chegou ao Brasil junto com os guias do Project Management Institute (PMI) e com as empresas multinacionais, e trouxe com ela dezenas de outras: EPMO, SteerCo, RAID, RAG, BAU, PPM. Quem começa a trabalhar num escritório de projetos, ou passa a participar dos comitês, costuma ouvir essas siglas em reunião sem que ninguém pare para explicar.

Este glossário reúne os termos mais frequentes, agrupados por assunto, com a tradução e o sentido em que são usados no dia a dia das empresas brasileiras. Onde existe um termo consagrado em português, ele aparece ao lado. Para entender o papel do escritório como um todo, o guia do escritório de projetos é o ponto de partida.

O que significa PMO em inglês, e as variações da sigla

O P de PMO nem sempre quer dizer project. Conforme o escopo, o mesmo escritório pode ser chamado de:

Os PMOs também são classificados pelo grau de controle. O PMBOK descreve três tipos: supportive (de suporte, que oferece modelos e apoio), controlling (de controle, que exige conformidade com o método) e directive (diretivo, que gerencia diretamente os projetos). A escolha entre eles é tratada no artigo sobre tipos de PMO. Quando o escritório adota práticas ágeis, é comum ouvir agile PMO; o tema tem artigo próprio em PMO ágil.

Papéis e fóruns

• PM (project manager): gerente de projetos.
• PgM (program manager): gerente de programas.
• PfM (portfolio manager): gerente de portfólio.
• Sponsor: patrocinador. Responde pelo projeto perante a organização e garante recursos.
• Stakeholder: parte interessada, qualquer pessoa ou grupo afetado pelo projeto ou que o afeta.
• SME (subject matter expert): especialista no assunto, chamado para dar conhecimento técnico.
• PO (product owner): dono do produto, no Scrum. Responde pelo valor do produto e pela ordem do backlog.
• SteerCo (steering committee): comitê diretivo ou comitê gestor, que toma as decisões de alto nível do projeto ou programa.
• CCB (change control board): comitê de controle de mudanças, que avalia e aprova alterações na linha de base.

Governança e decisão

• Governance: governança, o conjunto de papéis, regras e fóruns que define quem decide o quê.
• Stage-gate ou phase gate: portão de decisão entre fases, em que se decide continuar, ajustar ou parar.
• Go/no-go: decisão de seguir ou não, comum antes de entrar em produção ou de lançar algo.
• Business case: justificativa do investimento, com custos, benefícios e riscos.
• Charter (project charter): termo de abertura do projeto.
• RACI: matriz de responsabilidades com responsible (executa), accountable (responde e aprova), consulted (consultado) e informed (informado).
• Escalation: escalonamento, levar um problema ao nível de decisão acima.
• BAU (business as usual): a operação do dia a dia, em oposição aos projetos.

Portfólio, estratégia e valor

• PPM (project portfolio management): gestão de portfólio de projetos, e também o nome da categoria de softwares que apoiam essa gestão.
• Roadmap: visão das iniciativas ao longo do tempo.
• OKR (objectives and key results): objetivos e resultados-chave.
• KPI (key performance indicator): indicador-chave de desempenho.
• ROI (return on investment): retorno sobre o investimento.
• NPV (net present value): valor presente líquido, ou VPL.
• IRR (internal rate of return): taxa interna de retorno, ou TIR.
• Payback: tempo de retorno do investimento.
• Benefits realization: realização de benefícios, verificar se o resultado prometido aconteceu.
• WSJF (weighted shortest job first): método de priorização pelo custo do atraso dividido pelo tamanho do trabalho, usado no SAFe.
• CoD (cost of delay): custo do atraso.
• LPM (lean portfolio management): gestão enxuta de portfólio, também do SAFe.

Acompanhamento e indicadores

• Status report: relatório de situação do projeto.
• RAG status: semáforo com red, amber e green (vermelho, amarelo, verde). O artigo sobre indicadores de semáforo mostra como definir critérios objetivos para cada cor.
• Baseline: linha de base, a versão aprovada de escopo, prazo e custo contra a qual se mede o desempenho.
• Milestone: marco, um evento importante sem duração.
• Health check: avaliação rápida da saúde do projeto.
• Dashboard: painel de indicadores.
• EVM (earned value management): gerenciamento do valor agregado. Usa PV (planned value, valor planejado), EV (earned value, valor agregado), AC (actual cost, custo real), CPI (cost performance index, índice de desempenho de custo), SPI (schedule performance index, índice de desempenho de prazo), BAC (budget at completion, orçamento no término) e EAC (estimate at completion, estimativa no término).
• Burndown e burnup: gráficos ágeis que mostram o trabalho restante ou concluído ao longo do tempo.

Riscos, problemas e mudanças

• RAID log: registro único de risks (riscos), assumptions (premissas), issues (problemas já ocorridos) e dependencies (dependências). Muito usado em PMOs de empresas multinacionais.
• Risk register: registro de riscos.
• Issue log: registro de problemas ou questões em aberto.
• Change request: solicitação de mudança.
• Contingency reserve: reserva de contingência, para riscos identificados.
• Management reserve: reserva gerencial, para o que não foi previsto.

Documentos e práticas

• WBS (work breakdown structure): estrutura analítica do projeto, ou EAP.
• Kick-off: reunião de partida do projeto.
• Lessons learned: lições aprendidas.
• Templates: modelos padronizados que o PMO disponibiliza.
• Tailoring: adaptação do método ao tamanho e ao contexto de cada projeto.
• Playbook: manual prático com o passo a passo do método do escritório.

Termos ágeis que chegam ao PMO

Com times ágeis na carteira, o escritório passa a ouvir outro vocabulário nos comitês e relatórios:

• Backlog: lista ordenada do trabalho a fazer. No Scrum, o product backlog é responsabilidade do product owner.
• Sprint: ciclo de duração fixa, de até um mês, em que o time entrega um incremento.
• Increment: incremento, a parte utilizável do produto entregue a cada ciclo.
• Definition of done: definição de pronto, os critérios que uma entrega precisa cumprir para ser considerada concluída.
• Velocity: velocidade, a quantidade de trabalho que um time costuma concluir por sprint. Serve para o próprio time planejar, não para comparar times.
• WIP (work in progress): trabalho em andamento. Limitar o WIP é uma prática central do Kanban, e também vale para o portfólio: menos projetos simultâneos costumam terminar mais rápido.
• Lead time e cycle time: tempo total desde o pedido até a entrega, e tempo desde o início do trabalho até a entrega.
• ART (agile release train) e PI planning: no SAFe, o trem de times que planejam e entregam juntos, e o evento em que fazem esse planejamento conjunto.

Na prática, o PMO não precisa dominar cada cerimônia, mas precisa saber traduzir esses termos para a linguagem da diretoria, e o contrário.

Siglas de certificações que aparecem no PMO

• CAPM, PMP, PgMP e PfMP: certificações do PMI em gerenciamento de projetos (as duas primeiras), de programas e de portfólio.
• PMI-ACP: certificação do PMI em práticas ágeis.
• PMI-PMOCP: certificação do PMI voltada a profissionais de escritório de projetos. Substituiu o antigo PMO-CP, da PMO Global Alliance, depois que o PMI anunciou a compra dessa organização, em 2023. A transição está explicada no artigo sobre certificação de PMO.

Como usar o glossário no seu escritório

Siglas ajudam quem já as conhece e excluem quem não conhece. Três práticas reduzem o ruído:

1. Escolha um idioma por termo. Se a empresa diz "patrocinador", não alterne com "sponsor" no mesmo documento.
2. Publique o glossário do PMO junto com a metodologia, com os termos que o seu escritório realmente usa.
3. Explique na primeira vez. Em apresentações para a diretoria, escreva a sigla por extenso no primeiro uso.

Depois de alinhar a linguagem, vale olhar para o funcionamento do escritório como um todo. O diagnóstico de PMO gratuito da Projeto Diário avalia estratégia, método, governança, informação e pessoas, e mostra qual ação tomar primeiro em cada dimensão.