Monte seu PMO

Sobre pmo

Criar um PMO parece simples no papel: um escritório de projetos, alguns padrões, um painel para a diretoria. Na prática, é comum um PMO perder apoio quando nasce impondo regras antes de resolver problemas e não consegue mostrar o próprio valor. Monte seu PMO é uma simulação para treinar as decisões que definem se um escritório de projetos vai ajudar a empresa ou virar mais uma camada de burocracia.

No episódio Um PMO para a Casa Aurora, do universo da Projeto Diário, dois projetos estouraram prazo e orçamento, e a diretoria da rede de varejo fictícia decidiu criar um escritório de projetos. Você conduz a implantação ao lado de Beatriz Nogueira, que vai liderar o PMO com uma equipe de três pessoas, diante de 14 projetos em andamento. Em oito rodadas, que cobrem os primeiros doze meses, você decide que tipo de PMO propor, quais serviços oferecer primeiro, como responder a um gerente que chama o relatório de burocracia, o que fazer quando um diretor pede um ranking dos gerentes e como defender o PMO na discussão do orçamento do ano seguinte.

Quatro indicadores acompanham a partida. O patrocínio mede o apoio de Helena Prado e Rogério Lima, os diretores que bancam a ideia. A adoção mede quanto os gerentes usam de verdade os serviços do PMO. O valor percebido mede se a empresa enxerga resultado. E a carga da equipe do PMO mostra se as três pessoas estão dando conta, porque um PMO esgotado erra e perde gente. Quase toda decisão melhora um indicador à custa de outro.

O jogo trabalha os tipos de PMO pelo grau de controle. O PMO de suporte oferece modelos, treinamento e boas práticas, com pouco controle sobre os projetos. O PMO de controle exige conformidade com alguns padrões e acompanha os projetos de perto. O PMO diretivo assume a gestão dos projetos, com os gerentes ligados a ele. Nenhum é melhor em si: o tipo certo depende da maturidade da organização, da necessidade de quem patrocina e da capacidade do próprio PMO, e pode mudar com o tempo, área por área.

Três ideias guiam as melhores decisões. A primeira é escolher os serviços pela demanda: começar pelas dores que gerentes e diretores já sentem, em vez de começar por uma metodologia completa ou por uma ferramenta. A segunda é mostrar valor cedo, com resultados pequenos e concretos, porque o patrocínio precisa de algo para defender. A terceira é não virar auditor: um PMO que pune quem mostra problema passa a receber relatórios verdes e problemas escondidos. Como na vida real, algumas escolhas parecem ótimas na hora, como aceitar o controle total pedido pela diretoria, e cobram meses depois, em filas, contornos e perda de adesão.

No modo Aprendiz você recebe dicas e vê um alerta antes de um efeito atrasado chegar. No Profissional não há dicas e surgem imprevistos. No Executivo há relógio, efeitos mais fortes e uma rodada a mais: um corte no orçamento do PMO no meio do ano. Nas decisões principais, você também escolhe o motivo da sua escolha, porque o que se treina é o raciocínio de quem implanta, não a memória de um modelo. A simulação leva cerca de dez minutos e funciona bem em sala de aula e em grupos de PMO.

Para aplicar depois da partida, responda o Diagnóstico de PMO, ferramenta gratuita da Projeto Diário, pensando na sua organização. Ele avalia o escritório de projetos em seis dimensões e mostra o estágio de maturidade. Com o resultado em mãos, escolha um único serviço que resolva uma dor real dos gerentes em até 90 dias. O jogo é gratuito e não pede cadastro.