O que é o book de projetos
O book de projetos é o relatório que mostra, de uma vez, como está a carteira de projetos da empresa. Ele reúne a situação de cada projeto num formato comum e responde às perguntas que a diretoria faz todo mês: quantos projetos estão no plano, quais saíram dele, o que precisa de decisão e quais riscos aparecem em mais de um lugar.
Em muitas empresas, montar o book consome dias do PMO: pedir o status para cada gerente, corrigir formatos diferentes, copiar para a apresentação. Esta ferramenta encurta esse trabalho. Os projetos podem ser digitados, importados dos status reports feitos neste navegador ou, com conta, dos projetos integrados salvos em "Meus projetos".
O que entra em cada projeto
O semáforo geral de cada projeto é o pior entre os três: um projeto verde em escopo e custo, mas vermelho em prazo, aparece como vermelho no painel.
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Gerente e fase | Saber com quem falar e em que momento o projeto está |
| Semáforos de escopo, prazo e custo | Ver rapidamente onde está o problema |
| Percentual concluído | Dar noção de avanço |
| SPI e CPI (opcionais) | Medir prazo e custo com valor agregado |
| Três principais riscos | Antecipar o que pode dar errado |
| Próximos marcos | Mostrar o que vem pela frente |
| Decisões pendentes | Levar ao comitê o que depende dele |
O painel da carteira
O painel consolida a carteira em três leituras. A primeira é a contagem por semáforo: quantos projetos estão verdes, amarelos, vermelhos ou sem informação. A segunda é a lista de projetos que pedem decisão, formada pelos que têm decisões pendentes e pelos que estão em vermelho. A terceira são os riscos que se repetem: quando o mesmo risco aparece em mais de um projeto, provavelmente é um problema da organização, e não de um projeto só. Quando há SPI e CPI, o painel mostra também a média simples da carteira, só como sinal: projetos de tamanhos diferentes pesam igual.
Importação dos projetos
Se os gerentes usam as ferramentas gratuitas com o projeto ativo, o book lê de cada projeto o status report, a calculadora de valor agregado e o health check. Do status report vêm o gerente, os semáforos, o avanço, os riscos, os marcos e as decisões; da calculadora, o SPI e o CPI; do health check, o semáforo de prazo, quando o status report não traz esse semáforo. Nada é enviado ao servidor na importação do navegador; a da conta só acontece quando você clica. Depois da importação, revise os campos: o book é seu e pode ser ajustado à vontade.
Com que frequência atualizar
A frequência mais comum é mensal, alinhada à reunião do comitê de portfólio. Carteiras com muitos projetos curtos ou em momento crítico pedem atualização quinzenal. Mais importante que a frequência é a regularidade, porque o book só mostra tendência quando as edições são comparáveis: uma data de corte fixa, conhecida por todos os gerentes, faz com que o book compare a mesma coisa a cada edição e mostre a tendência de cada projeto.
Como exportar
O PowerPoint sai com uma capa, o painel da carteira e um slide por projeto, com textos e tabelas editáveis. O Excel traz a carteira em uma tabela, com os semáforos coloridos, pronta para filtros. O PDF usa a impressão do navegador.
Como conduzir a reunião do comitê com o book
O book não é para ser lido do começo ao fim na reunião. Comece pelo painel, vá direto aos projetos que pedem decisão e termine pelos riscos que se repetem, que costumam pedir ações de toda a organização. Projetos verdes e sem decisão pendente não precisam de tempo de reunião: basta o registro no book. Essa ordem mantém o comitê focado no que só ele pode resolver.
Exemplo resolvido
Uma empresa acompanha quatro projetos. No painel, dois estão verdes, um amarelo e um vermelho. A adequação à nova norma fiscal está vermelha em prazo, com SPI de 0,78, e pede duas decisões: contratar consultoria tributária e repriorizar a equipe de TI. O novo sistema de atendimento está amarelo em prazo e pede a aprovação de hora extra na migração.
O risco "atraso do fornecedor de integração" aparece em dois projetos, e o comitê decide tratar o fornecedor como risco da carteira. Use "Preencher com exemplo" para ver o painel completo.
| Projeto | Escopo | Prazo | Custo |
|---|---|---|---|
| Novo sistema de atendimento | Verde | Amarelo | Verde |
| Automação do faturamento | Verde | Verde | Verde |
| Adequação à nova norma fiscal | Amarelo | Vermelho | Amarelo |
| Capacitação de gerentes | Verde | Verde | Verde |
Quando usar
- Reunião do comitê de portfóliopara levar a situação de todos os projetos num documento só, com o que pede decisão em destaque.
- Fechamento periódico da carteirapara atualizar os semáforos de escopo, prazo e custo e ver os riscos que se repetem entre projetos.
- Relatório para a diretoriaquando é preciso mostrar a carteira inteira em poucas páginas.
Erros comuns
- Semáforo sem critérioSe cada gerente escolhe a cor do seu jeito, o painel não significa nada. Defina o que é amarelo e vermelho para prazo e custo.
- Book que só mostra o verdeProjetos em dificuldade escondidos até a véspera do prazo destroem a confiança no relatório.
- Detalhe demaisO book é para decisão; o detalhe fica no status report de cada projeto.
- Decisões sem dono e sem dataCada decisão pendente precisa de quem decide e até quando.
- Atualizar só quando alguém pedeO valor do book está na regularidade.
Como levar isso para a equipe inteira
O book depende de um padrão comum: todos os gerentes precisam usar os mesmos semáforos, com os mesmos critérios, e atualizar o status na mesma data. Sem isso, o PMO vira tradutor de relatórios diferentes.
Para adotar, combine os critérios das cores (por exemplo, prazo amarelo com atraso até 5% no caminho crítico e vermelho acima disso), defina a data de corte mensal e use o status report como fonte única. Na reunião do comitê, comece pelos projetos que pedem decisão e pelos riscos repetidos; os projetos verdes não precisam de tempo de reunião.
O erro mais comum na adoção é transformar o book num documento bonito que ninguém usa para decidir. Cada edição deve terminar com decisões registradas, e a edição seguinte deve começar pelo que foi feito com elas.
A Projeto Diário oferece treinamento para equipes em implantação de PMO e consultoria para estruturar o acompanhamento da carteira.
Perguntas frequentes
O que é um book de projetos?
É o relatório que consolida a situação de todos os projetos da empresa num formato comum, para acompanhamento e decisão da diretoria.
Qual a diferença entre book de projetos e status report?
O status report mostra um projeto em detalhe. O book junta a situação resumida de todos os projetos e destaca o que pede decisão.
Como é definido o semáforo geral do projeto?
É o pior entre escopo, prazo e custo. Um projeto vermelho em qualquer área aparece como vermelho no painel.
Dá para montar o book a partir dos status reports?
Sim. Se os status reports foram feitos nas ferramentas gratuitas com o projeto ativo, o book importa os dados de cada projeto deste navegador ou, com conta, dos projetos salvos.
Os dados ficam salvos onde?
No seu navegador, com salvamento automático. A Projeto Diário não recebe a sua carteira.
Vocês oferecem treinamento de PMO para equipes?
Sim. O treinamento In Company de implantação de PMO trabalha o book, os critérios de semáforo e o comitê com a carteira real da sua empresa. Solicite uma proposta.
