Ferramentas open source de gestão de projetos: como avaliar
Escolher uma ferramenta de gestão de projetos open source costuma começar com uma promessa atraente: licença grátis, dados no próprio servidor e liberdade para adaptar. Seis meses depois, a realidade aparece em outro lugar: ninguém atualizou a versão, o backup nunca foi testado, o recurso de login único que a TI exigia estava na edição paga e o técnico que instalou tudo mudou de área.
Nada disso é motivo para descartar o código aberto. Muitas organizações, inclusive órgãos públicos que precisam manter dados sob controle próprio, usam essas ferramentas com bons resultados. O ponto é avaliar o que de fato diferencia uma opção open source de um serviço comercial: licença, custo de operação, saúde do projeto e responsabilidade pela segurança. Os critérios gerais de escolha (profundidade de cronograma, adoção pela equipe, relatórios) estão em como escolher uma ferramenta de gestão de projetos; aqui o foco é o que muda quando a ferramenta é de código aberto.
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Cronogramas confiáveis, linha de base, controle de desvio e relatórios que sustentam decisão de diretoria.
O que "open source" muda na prática
Código aberto significa que o código-fonte está disponível sob uma licença que permite usar, estudar, modificar e redistribuir. Isso não define, sozinho, três coisas que pesam na decisão:
- Quem hospeda. Você pode instalar no seu servidor (auto-hospedagem) ou contratar a versão em nuvem que muitas dessas ferramentas também vendem.
- Quais recursos são gratuitos. É comum o modelo de núcleo aberto: uma edição comunitária gratuita e uma edição comercial com recursos extras, como autenticação corporativa, suporte e funções avançadas.
- Quem dá suporte. Na edição comunitária, o suporte é a documentação e o fórum. Suporte com prazo de resposta normalmente é pago.
As licenças mais comuns e o que elas exigem
| Licença | Uso interno na empresa | Quando aparecem obrigações | Exemplo de ferramenta |
|---|---|---|---|
| GPL v2 ou v3 | Livre | Ao distribuir o software a terceiros, é preciso disponibilizar o código sob a mesma licença | Redmine (GPL v2), OpenProject (GPL v3), GanttProject (GPL v3) |
| AGPL v3 | Livre | Além da distribuição, quando uma versão modificada é oferecida a usuários pela rede | Várias ferramentas web recentes |
| CPAL | Livre | Exige atribuição ao autor original, inclusive em uso pela rede | ProjectLibre |
| MIT, BSD, Apache | Livre | Poucas: manter os avisos de direitos autorais e de licença | Bibliotecas e ferramentas menores |
Para quem só instala e usa internamente, sem modificar o código, nenhuma dessas licenças costuma criar problema. A atenção aumenta quando a TI pretende alterar o código e oferecer o sistema a pessoas de fora da organização, como fornecedores ou cidadãos. Nesses casos, envolva o jurídico antes. A licença de cada ferramenta também pode mudar entre versões; confira o arquivo de licença da versão que você vai instalar.
As candidatas mais citadas e para que servem
| Ferramenta | Tipo | Licença | Forte em | Atenção |
|---|---|---|---|---|
| OpenProject | Web, auto-hospedada ou em nuvem | GPL v3 (edição comunitária) | Planejamento com Gantt, quadros ágeis, acompanhamento de tarefas em vários projetos | Recursos da edição Enterprise são pagos, cobrados por usuário |
| Redmine | Web, auto-hospedada | GPL v2 | Tarefas e chamados, wiki, vários projetos, grande número de plugins | Gantt simples; plugins de terceiros precisam ser avaliados um a um |
| Taiga | Web, auto-hospedada ou em nuvem | Código aberto (a licença mudou ao longo das versões; confira a atual) | Scrum e Kanban para equipes de software | Pouco voltada a cronograma com dependências |
| GanttProject | Desktop | GPL v3 | Gráfico de Gantt e recursos para uma pessoa planejar | Sem colaboração em tempo real |
| ProjectLibre | Desktop | CPAL | Cronograma no estilo do MS Project, abre arquivos .mpp | A versão desktop é para uso individual; recursos de equipe estão na versão em nuvem paga |
A lista não é exaustiva e não é um ranking. Ela mostra que "open source" reúne ferramentas de naturezas bem diferentes: aplicativos web para equipes, que exigem servidor, e aplicativos desktop para uma pessoa planejar, que não exigem nada além do computador. Para o uso do ProjectLibre no dia a dia, veja ProjectLibre: como usar a alternativa gratuita ao Project. Para uma visão mais ampla de opções sem custo, incluindo serviços em nuvem com plano gratuito, veja ferramentas gratuitas de gerenciamento de projetos.
O custo total de uma ferramenta auto-hospedada
A licença gratuita é só uma linha da conta. Antes de decidir, estime por pelo menos três anos:
| Item | O que considerar |
|---|---|
| Servidor | Máquina própria ou em nuvem, com capacidade para o número de usuários |
| Instalação e configuração | Horas da TI para instalar, integrar ao login da empresa e configurar e-mail |
| Atualizações | Frequência de versões e horas para testar e aplicar cada uma |
| Segurança | Correções urgentes, monitoramento, certificados, controle de acesso |
| Backup e recuperação | Rotina automática e teste periódico de restauração |
| Edição paga, se necessária | Recursos que a organização exige e que não estão na edição comunitária |
| Suporte | Contrato com o fornecedor ou com um parceiro, ou o risco de depender só do fórum |
| Treinamento | Horas da equipe para aprender a ferramenta |
Um exemplo ilustrativo: uma secretaria com 40 usuários pode descobrir que o login único exigido pela política de segurança só existe na edição paga. A conta muda: a escolha deixa de ser "grátis contra pago" e passa a ser "edição paga hospedada por nós contra serviço em nuvem de outro fornecedor".
Critérios para avaliar uma ferramenta de gestão de projetos open source
Use estes critérios ao lado dos critérios gerais de qualquer ferramenta. Dê peso de 1 a 3 a cada um e nota de 1 a 5 a cada candidata.
| Critério | Pergunta de avaliação | Peso sugerido |
|---|---|---|
| Saúde do projeto | Há versões recentes, várias pessoas contribuindo e problemas respondidos? | 3 |
| Modelo de negócio | Quem mantém o projeto e como se sustenta? O que está na edição gratuita? | 2 |
| Segurança | Há canal para reportar falhas e histórico de correções publicadas? | 3 |
| Portabilidade dos dados | Dá para exportar projetos, tarefas e anexos em formato aberto? | 3 |
| Capacidade interna | A TI consegue instalar, atualizar e recuperar o sistema sem depender de uma única pessoa? | 3 |
| Integrações | Conecta ao login, ao e-mail e às ferramentas que a equipe já usa? | 2 |
| Comunidade em português | Há documentação, fórum ou parceiros no Brasil? | 1 |
| Dados pessoais | O registro de horas e de pessoas atende às exigências da LGPD na sua organização? | 2 |
Como checar a saúde de um projeto em 15 minutos
- Data da última versão. Projetos sem versão há muito tempo podem estar abandonados.
- Frequência de versões e de correções de segurança nas notas de versão.
- Número de mantenedores ativos no repositório público.
- Problemas abertos e respondidos: dúvidas sem resposta há meses são mau sinal.
- Quem está por trás: uma empresa que vende a edição comercial, uma fundação ou voluntários. Cada modelo tem riscos diferentes.
- Documentação de instalação e de atualização completa e recente.
A prova de conceito antes de decidir
Não escolha pela página do produto. Rode uma prova de conceito de três a quatro semanas:
- Instale como faria em produção, com o login da empresa e backup configurados.
- Use num projeto real, pequeno, com a equipe que vai usar de verdade.
- Faça uma atualização de versão durante o teste. É a melhor medida do esforço futuro.
- Restaure um backup num servidor de teste.
- Exporte os dados e confira se dá para levá-los para outro lugar.
- Registre as horas da TI gastas no período e projete para um ano.
Se a ferramenta passar nesses seis pontos, o código aberto provavelmente é uma boa escolha para você.
Quando o open source não é a melhor escolha
- A organização não tem quem administre servidores, e ninguém vai contratar esse serviço.
- Os recursos indispensáveis estão todos na edição paga, e o preço dela se aproxima do de um serviço comercial.
- O cliente ou o contrato exige um formato específico, como arquivos .mpp com fidelidade total, que só o MS Project garante. O panorama dele está no guia completo do MS Project.
- A equipe precisa de suporte com prazo de resposta e não há contrato possível.
Próximo passo
Monte a matriz com os critérios acima e as duas ou três candidatas que fazem sentido para o seu tipo de projeto, e reserve um mês para a prova de conceito. Enquanto isso, os projetos não precisam esperar: o gerador de cronograma grátis da Projeto Diário roda no navegador, sem instalação, calcula datas, folgas e caminho crítico e exporta o resultado para Excel e para o MS Project. As demais ferramentas gratuitas do site estão reunidas na página de ferramentas.
