Ferramenta de gestão de projetos gratuita: 12 opções comparadas

A ferramenta de gestão de projetos gratuita certa depende do seu cenário. Para fluxo simples de cartões, com até 10 pessoas, comece pelo Trello. Para software em sprints, ou cronograma com dependências sem pagar, comece pelo Jira, grátis até 10 usuários. Se a empresa já paga Microsoft 365, use o Planner incluído. Para hospedar no seu servidor, avalie o OpenProject Community.

Faça agora: antes de criar conta em qualquer app, liste as entregas do projeto no Editor de EAP e use a mesma estrutura em cada teste. Você sai com a EAP em Excel, pronta para comparar as candidatas com o mesmo projeto.

Todos os limites abaixo foram conferidos nas páginas oficiais em 04/11/2026. Preços e limites mudam sem aviso, então reabra a página do fornecedor antes de decidir. Se você ainda está organizando a base do trabalho, o guia de gestão de projetos ajuda a definir o que a ferramenta precisa sustentar.

O que cada plano gratuito oferece e limita?

Quando a página oficial não informa um item, a tabela diz isso. Nenhum dado veio de blog de terceiros.

Ficha de cada ferramenta

Trello

Bom para: quadros Kanban de marketing, eventos e operações. Limite que pega: 10 quadros por espaço de trabalho e arquivos de até 10 MB. A página de preços não lista dependências em nenhum plano. Quando pagar: o Standard (US$ 5 por usuário/mês no anual) libera quadros ilimitados; a Timeline exige o Premium (US$ 10 no anual).

Asana

Bom para: uma ou duas pessoas organizando tarefas. Limite que pega: só 2 usuários, sem dependências, sem linha do tempo e sem automações. Quando pagar: o Starter (US$ 10,99 por usuário/mês no anual) traz Gantt, dependências e automações.

ClickUp

Bom para: testar tarefas, documentos e quadros num lugar só, com equipe grande. Limite que pega: 60 MB de arquivos, e cada recurso em teste tem usos acumulados que não se renovam. Ao chegar a 60 usos do Gantt, os dados ficam, mas você para de editar por ele. Quando pagar: o Core (US$ 9 por usuário/mês no anual) libera Gantt e armazenamento ilimitados.

Jira

Bom para: equipes de software com backlog, Scrum e Kanban. Limite que pega: 2 GB, suporte só pela comunidade e 150 passos de automação na assinatura inteira (o guia de planos da Atlassian ainda fala em 100 execuções de regra). Quando pagar: ao passar de 10 usuários ou precisar de permissões. O preço do Standard por usuário muda com o tamanho da equipe: a simulação padrão, de 300 usuários, mostrava US$ 8,48 no mensal.

monday.com

Bom para: duas pessoas experimentando quadros configuráveis. Limite que pega: segundo a central de ajuda, 200 itens na conta inteira, sem convidados, sem automações e sem integrações. Passou do limite, os dados ficam só para leitura. Quando pagar: Gantt entra no Padrão (R$ 66 por usuário/mês no anual, com a oferta exibida na consulta), e a página fala em planos a partir de 3 usuários.

Notion

Bom para: uma pessoa que quer documentos e bancos de dados com dependências. Limite que pega: com 2 ou mais membros, o espaço para em 1.000 blocos, e apagar conteúdo não devolve blocos. Sozinho, o uso é ilimitado, e convidados (até 10) não contam como membros. Quando pagar: ao colaborar com a equipe; o Plus custa US$ 10 por membro/mês no mensal.

Zoho Projects

Bom para: até 5 pessoas com poucos projetos e cronograma simples. Limite que pega: 3 projetos (uma pergunta frequente da mesma página fala em dois após rebaixar um plano pago), sem duração de tarefa e sem controle de tempo. Quando pagar: o Premium (R$ 25 por usuário/mês no anual) libera projetos ilimitados e os quatro tipos de dependência. Caminho crítico e linha de base ficam no Enterprise (R$ 56).

Microsoft Planner

Bom para: empresa que já assina Microsoft 365 e quer tarefas no Teams. Limite que pega: o plano incluído só mostra dependências, não cria. Sem assinatura elegível, não há versão grátis. Quando pagar: compre o Plan 1 (US$ 10 no anual) só para quem monta o cronograma. Linha de base e caminho crítico ficam no Plan 3 (US$ 30). Quem tem apenas o Microsoft 365 edita tarefas de planos premium, mas não abre a Linha do tempo.

Miro

Bom para: oficinas, mapeamento e planejamento visual. Limite que pega: só os 3 quadros mais recentes continuam editáveis, sem quadro privado e sem visitante editando. É um quadro colaborativo, não um gerenciador de cronograma. Quando pagar: o Starter custa US$ 8 por membro/mês no anual.

OpenProject Community

Bom para: quem precisa dos dados no próprio servidor, com Gantt, quadros, estrutura analítica e Scrum básico. Limite que pega: você cuida de servidor, atualização e backup, e o suporte é da comunidade. Linha de base compara só com o dia anterior; login único, portfólio e exportação do Gantt em PDF ficam no Enterprise. Quando pagar: a simulação padrão mostra o plano Basic a € 5,95 por usuário/mês, com mínimo de 25 usuários.

Wrike

Bom para: muitas pessoas acompanhando um volume pequeno de tarefas. Limite que pega: 200 tarefas ativas por conta, contando subtarefas, sem Gantt e sem automações. Quando pagar: o Team (US$ 10 por usuário/mês, de 2 a 15 usuários) traz Gantt interativo e 50 ações de automação por usuário.

Airtable

Bom para: registros estruturados, como inventário de demandas ou controle de entregas. Limite que pega: 1.000 registros por base e 100 execuções de automação por mês no espaço de trabalho, sem visões de Timeline e Gantt. Quando pagar: o Team custa US$ 20 por usuário/mês no anual ou US$ 24 no mensal.

Qual escolher em cada cenário?

A recomendação é de critério editorial: número de pessoas no plano grátis, recursos de cronograma e esforço de manutenção.

• Equipe pequena, sem cronograma detalhado: Trello, até 10 pessoas. Em dupla, o Asana Personal também serve, com projetos ilimitados.
• Projeto com cronograma e dependências: Jira Free, se os 10 usuários bastam. O Zoho Projects Free atende até 5 pessoas e 3 projetos, com dependência simples. Antes de decidir, teste um atraso e veja se as datas seguintes se movem como você espera.
• Desenvolvimento de software: Jira Free, pelo backlog, pelos quadros Scrum e Kanban e pela linha do tempo no mesmo plano.
• Empresa com Microsoft 365: Planner incluído para a equipe e licença Plan 1 só para quem planeja. Trocar de ferramenta para economizar uma licença raramente compensa o custo de adoção.
• Código aberto ou hospedagem própria: OpenProject Community, desde que alguém responda por servidor, atualização, backup e segurança. Sem essa pessoa, o grátis sai caro.

Quais recursos de IA vêm de graça?

Quem busca IA para projetos de graça encontra três situações nos planos gratuitos:

1. Cota recorrente: o Airtable dá 500 créditos por editor por mês. No Miro, a página de preços cita 10 créditos mensais por equipe e a central de ajuda, 25.
2. Recursos listados, sem cota informada: o Zoho Projects Free lista resumo, tradução, criação de tarefas e insights da Zia. A tabela de planos da Wrike marca no Free parte do AI Essentials, como edição de conteúdo e resumo de comentários, embora o quadro de preços só cite o pacote no Team. O Jira Free lista relatórios e painéis com IA.
3. Só teste: o ClickUp oferece 500 créditos por espaço de trabalho, e o Notion, um teste limitado do Notion AI.

Trello, Asana e monday não incluem IA no plano grátis, e a Rovo, IA da Atlassian, começa no Jira Standard. No Planner, os recursos de IA pedem o Microsoft 365 Copilot, complemento de US$ 30 por usuário/mês no anual. Na página do OpenProject, a integração com IA aparece entre os complementos do Enterprise.

Dois cuidados valem para qualquer opção. Automação por regra, como os comandos do Trello, não é IA: ela repete o que você configurou. E resumo ou plano gerado por IA precisa de revisão de quem conhece o projeto, além de atenção à política de dados da empresa antes de colar informação de cliente. Assistentes de uso geral não entraram nesta tabela porque não são gerenciadores de projetos; o comparativo de ferramentas de IA para gestão de projetos trata deles.

Planilha gratuita ainda serve?

Serve quando o projeto é pequeno, uma pessoa mantém o plano e a equipe se fala todo dia. Ela não tem limite de usuários nem de quadros, e todo mundo sabe usar. O problema aparece quando vira sistema de colaboração, com versões diferentes circulando.

Passe para um app quando dois destes sinais surgirem: mais de uma pessoa precisa atualizar o plano ao mesmo tempo; o atraso de uma tarefa precisa mover outras; montar o status consome horas toda semana; há demandas contínuas que pedem quadro e responsável visível.

O que esses apps não fazem: as ferramentas grátis da Projeto Diário

Apps de tarefas organizam a execução, mas raramente entregam os documentos do projeto. A Projeto Diário mantém ferramentas grátis, sem cadastro, para essa parte:

• Editor de EAP: estrutura das entregas em árvore, com numeração automática e dicionário, em Excel, PDF ou imagem.
• Cronograma com gráfico de Gantt: dias úteis, feriados, predecessoras, marcos e caminho crítico, em Excel, CSV ou PDF.
• Termo de abertura: o documento que autoriza o projeto, campo a campo, em Word ou PDF.
• Matriz de riscos: mapa de calor 5x5 e reserva de contingência sugerida, em Excel, PDF ou imagem.
• Status report: semáforo de prazo, custo e escopo, avanços, riscos e decisões, em Word ou PDF.

Deixando claro: são ferramentas de documentos e planejamento, não substituem um gerenciador de tarefas de equipe. Elas não distribuem tarefas nem acompanham o dia a dia dos responsáveis. A combinação comum é planejar aqui e executar no app escolhido. O catálogo completo está na página de ferramentas.

Como escolher em 5 critérios

1. Quem precisa editar. Conte editores, comentaristas e quem só acompanha. No Airtable, leitores são ilimitados; na monday grátis, não há visualizadores.
2. Profundidade do cronograma. Dependência que só aparece na tela é diferente de dependência que move datas. Teste com um atraso real.
3. Volume ao longo do tempo. Some quadros, itens, blocos e tarefas ativas do ano inteiro. Atenção às cotas que não voltam: os usos do ClickUp e os blocos do Notion.
4. Saída dos dados. Exporte um projeto no teste e veja o que acontece ao bater o limite.
5. Primeiro degrau pago. Compare o plano que libera o recurso que você vai usar, o mínimo de usuários e a moeda. Cobrança em dólar no cartão internacional soma IOF e câmbio.

Para transformar esses critérios em matriz ponderada e prova de conceito, siga o guia sobre como escolher uma ferramenta de gestão de projetos.

Próximo passo

Escolha duas finalistas pelo cenário acima e rode o mesmo projeto real nas duas por duas semanas, com a equipe usando, não só você.

Faça agora: monte o plano do piloto no Cronograma com gráfico de Gantt e use as datas como gabarito: a candidata precisa chegar às mesmas datas. Você sai com o cronograma em Excel para conferir cada ferramenta.

Fontes

Todas as páginas foram consultadas em 04/11/2026.

• Trello: preços
• Asana: preços
• ClickUp: preços e limites das visões
• Atlassian: preços do Jira e guia de planos
• monday.com: preços e plano Grátis
• Notion: preços, uso de blocos e Timeline
• Zoho: preços do Zoho Projects
• Microsoft: planos do Planner e perguntas frequentes
• Miro: preços e créditos de IA
• OpenProject: preços
• Wrike: preços, comparação de planos e tipos de plano
• Airtable: preços e planos