Exemplos de quadro Kanban para diferentes tipos de projeto

Quem procura um exemplo de quadro Kanban geralmente já entendeu a ideia das colunas e quer ver como ela fica no seu tipo de trabalho. Um quadro de desenvolvimento de software não serve para organizar um evento, e o de um evento não serve para uma licitação. O que muda de um para outro são as etapas, as esperas, os limites e as regras de cada coluna.

A seguir estão oito exemplos, cada um para um tipo de projeto comum no Brasil. Todos são ilustrativos e servem como ponto de partida: copie o que fizer sentido e ajuste ao fluxo real da sua equipe. Se você ainda está montando o primeiro quadro, o guia de quadro Kanban explica os elementos e o passo a passo antes dos modelos.

Como ler os exemplos

Cada modelo traz quatro partes:

• Colunas: da esquerda para a direita, na ordem do fluxo. As colunas que representam espera aparecem como tal.
• Limites sugeridos: pontos de partida para uma equipe pequena (de quatro a seis pessoas). Ajuste ao tamanho da sua.
• Raias: quando fazem sentido.
• Cuidado principal: o problema que mais costuma aparecer naquele tipo de quadro.

Em todos, os limites valem para as colunas de trabalho; "Opções" (ou backlog) e "Concluído" ficam sem limite.

Exemplo de quadro Kanban para desenvolvimento de software

Colunas: Opções, Pronto para começar, Desenvolvimento (em andamento / pronto), Revisão de código, Teste, Pronto para publicar, Publicado.

Limites sugeridos: Desenvolvimento 4, Revisão 2, Teste 2.

Raias: Urgente (falhas em produção, limite 1) e Padrão.

Cuidado principal: a revisão de código vira gargalo silencioso. Com a subcoluna "pronto" no Desenvolvimento, a fila de itens esperando revisão aparece; a regra "antes de puxar item novo, revise o de um colega" costuma resolver. O artigo sobre Kanban em projetos de TI aprofunda o uso em equipes de tecnologia.

Quadro Kanban para implantação de sistema

Colunas: Opções, Pronto para começar, Configuração, Teste interno, Validação do usuário, Aguardando publicação, Em produção.

Limites sugeridos: Configuração 4, Teste interno 2, Validação do usuário 3.

Raias: por módulo (financeiro, estoque, vendas) quando há equipes diferentes cuidando de cada um.

Cuidado principal: a validação depende de usuários com pouco tempo, e os itens se acumulam ali. Combine horários fixos de validação e trate a coluna como fila visível. Para ver esse quadro funcionando ao longo de um projeto inteiro, acompanhe o exemplo de Kanban na prática, que segue uma implantação semana a semana.

Quadro Kanban para obra ou reforma

Colunas: Frentes previstas, Liberada (área, projeto e material disponíveis), Em execução, Inspeção, Correções, Concluída.

Limites sugeridos: Em execução igual ao número de equipes de campo; Inspeção 3.

Raias: por pavimento ou por bloco, em obras maiores.

Cuidado principal: abrir frente sem material ou sem área liberada. A coluna "Liberada" só aceita frentes com os três requisitos conferidos; frente que não cumpre fica em "previstas". O Kanban organiza o curto prazo e convive com o cronograma da obra, que continua sendo a referência de prazo.

Quadro Kanban para organização de evento

Colunas: Itens do evento, Pronto para contratar, Em cotação, Em negociação, Contratado, Confirmado com fornecedor, Pronto no dia.

Limites sugeridos: Em cotação 5, Em negociação 3.

Raias: Prazo fixo (tudo que tem data limite de contratação, como espaço e buffet) e Padrão.

Cuidado principal: itens com prazo de contratação ficam para depois e perdem a disponibilidade. A raia de prazo fixo, com a data limite escrita no cartão, deixa claro o que precisa andar primeiro.

Quadro Kanban para marketing e conteúdo

Colunas: Ideias, Pauta aprovada, Redação, Design, Revisão interna, Aprovação do solicitante, Ajustes, Publicado.

Limites sugeridos: Redação 3, Design 3, Aprovação do solicitante 4.

Raias: por canal (blog, redes sociais, e-mail) se as equipes forem diferentes; caso contrário, sem raias.

Cuidado principal: a coluna de aprovação do solicitante vira depósito. Coloque limite também nela: quando enche, a equipe para de produzir e vai cobrar as aprovações pendentes.

Quadro Kanban para atendimento e serviços internos

Colunas: Recebido, Triagem, Pronto para atender, Em atendimento, Aguardando solicitante, Resolvido.

Limites sugeridos: Em atendimento 1 ou 2 por pessoa da equipe; Aguardando solicitante com limite de alerta.

Raias: Urgente, Prazo combinado e Padrão, ligadas às classes de serviço.

Cuidado principal: misturar demanda de projeto com chamado do dia a dia sem regra de capacidade. Uma raia ou um limite reservado para cada tipo evita que um engula o outro. O artigo sobre Kanban no setor de serviços mostra como adaptar o método a áreas de atendimento.

Quadro Kanban para contratação em órgão público

Colunas: Demandas, Estudo e termo de referência, Pesquisa de preços, Análise jurídica, Publicação, Disputa e julgamento, Homologação, Contrato assinado.

Limites sugeridos: Estudo e termo de referência 3, Pesquisa de preços 3. Nas etapas que dependem de prazos legais ou de outras áreas, use limites de alerta em vez de limites rígidos.

Raias: por modalidade ou por secretaria demandante.

Cuidado principal: as etapas que dependem de outros setores (jurídico, comissão) parecem paradas no quadro sem que a equipe consiga agir. Marque essas colunas como espera e registre a data de entrada no cartão: o tempo em cada uma vira o argumento para negociar prazos internos.

Quadro Kanban para recrutamento e seleção

Colunas: Vagas abertas, Divulgação, Triagem de currículos, Entrevistas, Avaliação do gestor, Proposta, Contratado.

Limites sugeridos: Triagem 3 vagas, Entrevistas 3 vagas.

Raias: por área solicitante quando o volume é grande.

Cuidado principal: cada cartão é uma vaga, não um candidato. Quadro com um cartão por candidato vira um mural impossível de ler; os candidatos ficam numa lista dentro do cartão da vaga.

O que colocar no cartão em cada tipo de quadro

As colunas mostram onde o item está; o cartão diz o que é e o que falta para ele andar. Em todos os quadros, o cartão precisa de um título que qualquer pessoa entenda, o responsável atual e a data em que entrou na primeira coluna de trabalho. O resto depende do tipo de projeto:

Quando o cartão fica bloqueado, acrescente um sinal visível (adesivo vermelho no físico, etiqueta no digital) com o motivo e a data. Sem isso, o quadro mostra o item parado, mas não explica por quê.

Como transformar um exemplo no seu quadro

Um modelo copiado sem ajuste costuma falhar em uma de três formas: tem colunas que ninguém usa, esconde a espera que mais atrasa ou ganha limites que ninguém respeita. Para evitar isso:

1. Pegue cinco itens terminados recentemente e reconstitua o caminho de cada um. As etapas que aparecem em todos são as suas colunas.
2. Pergunte onde cada item esperou e por quanto tempo. Esperas longas viram colunas próprias.
3. Junte etapas que sempre acontecem com a mesma pessoa, em sequência. Colunas demais deixam o quadro largo e difícil de ler.
4. Comece com limites um pouco folgados e aperte depois de observar duas semanas.
5. Escreva, no topo de cada coluna, a regra para entrar nela. É isso que transforma o desenho em acordo da equipe.

O que todos os exemplos têm em comum

Comparando os oito quadros, alguns padrões se repetem:

Adapte o seu modelo

Escolha o exemplo mais próximo do seu projeto, desenhe as colunas num papel e confira com a equipe se cada uma corresponde a algo que acontece de verdade. Corte as que ninguém usaria, acrescente as esperas que faltarem e combine os limites iniciais. Depois de duas semanas, revise. Para aprender a desenhar quadros a partir do fluxo real, definir limites e políticas e acompanhar as métricas dentro dos princípios do método Kanban, o curso de Kanban da Projeto Diário mostra o caminho do primeiro quadro até a melhoria contínua.