Idade do item em andamento: como usar o aging WIP

O tempo de ciclo conta uma história que já terminou. Quando você descobre que um item levou 30 dias, o cliente já esperou os 30 dias. A idade do item em andamento, acompanhada pelo que muitas equipes chamam de aging WIP, inverte essa lógica: em vez de medir quanto o trabalho levou, mede há quanto tempo cada item aberto está em curso, hoje, enquanto ainda dá para fazer algo.

É uma medida simples (a data de hoje menos a data de início) e, mesmo assim, uma das menos usadas. Muitas equipes acompanham vazão e tempo de ciclo e só percebem o item esquecido quando ele vira reclamação. A seguir você vê o que é a idade do item, como calcular, como ler o gráfico de idade com linhas de percentil e como transformar a medida em políticas que mudam a reunião diária.

O que é a idade do item em andamento

O Kanban Guide define a idade do item (work item age) como o tempo decorrido entre o início de um item de trabalho e a data atual. Ela é uma das quatro medidas de fluxo que o guia considera obrigatórias, ao lado do trabalho em andamento, da vazão e do tempo de ciclo.

Três detalhes evitam confusão:

1. Só vale para itens iniciados e não terminados. Itens na fila ainda não têm idade, porque não começaram. Itens concluídos têm tempo de ciclo, não idade.
2. O início é o ponto de início definido pela equipe. Se o item começa a contar ao entrar em Análise, a idade conta a partir daí, não da data em que o pedido chegou.
3. É a idade total, não o tempo na coluna. Um item que passou 3 dias em Análise e está há 4 em Execução tem 7 dias de idade. O tempo na coluna ajuda a achar onde ele parou, mas o que pesa para o cliente é o total.

Idade do item x tempo de ciclo

As duas se completam. O histórico de tempo de ciclo diz o que é "normal" para a equipe; a idade mostra qual item está saindo do normal. O conceito e as formas de reduzir o tempo de ciclo estão em cycle time no Kanban.

Como calcular a idade dos itens

Basta registrar a data de início de cada item. O exemplo abaixo é ilustrativo, considerando hoje como 20 de março:

Algumas ferramentas Kanban mostram a idade no próprio cartão ou num relatório; confira na que a equipe usa. Numa planilha, a fórmula é a data de hoje menos a data de início, para os itens que ainda não têm data de término.

A tabela já mostra algo que o quadro sozinho não mostra: a integração com o sistema de compras está há 8 dias e ainda em Análise, a primeira etapa. Ela pode ter idade menor que o relatório do PMO e, mesmo assim, ser o item com mais risco.

Como ler o gráfico de idade dos itens em andamento

O gráfico de idade (aging chart) junta essas informações num desenho só:

• Um eixo mostra as etapas do fluxo, na ordem do quadro.
• O outro eixo mostra a idade em dias.
• Cada ponto é um item em andamento, posicionado na etapa em que está e na altura da sua idade total.
• Linhas horizontais de percentil são calculadas a partir do tempo de ciclo dos itens já concluídos. Uma linha de 85% em 12 dias significa que, historicamente, 85% dos itens terminaram em até 12 dias.

A leitura é direta:

Os nomes dos eixos e os percentis exibidos variam de ferramenta para ferramenta; o princípio é o mesmo.

Idade e expectativa de nível de serviço

O Kanban Guide pede que a equipe tenha uma expectativa de nível de serviço: uma previsão de quanto tempo um item deve levar, com uma probabilidade, baseada no tempo de ciclo histórico. Por exemplo: "85% dos itens terminam em até 12 dias".

A idade é a forma de acompanhar essa expectativa item a item. Uma política simples, ilustrativa, que muitas equipes conseguem adotar:

1. Idade até a metade da expectativa: fluxo normal.
2. Idade entre a metade e a expectativa: o item entra na pauta da reunião diária.
3. Idade acima da expectativa: a equipe decide uma ação no mesmo dia (ajuda de outra pessoa, quebra do item, escalonamento do bloqueio).

Escreva a política no quadro, junto com o número usado como expectativa, e revise o número quando o histórico mudar.

Como usar a idade na reunião diária

A idade muda a pergunta da reunião. Em vez de cada pessoa contar o que fez ontem, a equipe percorre o quadro da direita para a esquerda (do mais perto da entrega para o mais longe) e, em cada coluna, começa pelo item mais velho. As perguntas passam a ser:

• O que falta para este item avançar?
• Ele está bloqueado? Por quem e desde quando?
• Alguém pode ajudar a terminá-lo antes de começar outro?
• Ele é grande demais e deveria ser quebrado?

Essa ordem favorece terminar em vez de começar, que é o espírito do limite de trabalho em andamento.

Por que os itens envelhecem

O bloqueio é a causa mais comum e tem guia próprio em itens bloqueados no Kanban. A relação entre trabalho em andamento e envelhecimento segue a Lei de Little: com a mesma vazão, mais itens abertos significam mais tempo para cada um. Por isso, quando muitos itens envelhecem juntos, a resposta raramente é cobrar velocidade; é rever o limite de WIP.

Idade, CFD e as outras visões do fluxo

O diagrama de fluxo cumulativo mostra o sistema inteiro ao longo do tempo: onde as faixas engordam, onde a entrega parou. Ele aponta a etapa com problema, mas esconde os itens individuais. O gráfico de idade faz o oposto: mostra cada item hoje. Usados juntos, o CFD indica onde olhar e a idade indica qual item tratar.

Erros comuns com o aging WIP

• Zerar a idade quando o item muda de coluna. A idade é total; zerar esconde exatamente os itens problemáticos.
• Reiniciar o relógio quando o item volta de etapa. Retrabalho também é tempo do cliente.
• Contar a idade desde a chegada do pedido. Misturar fila e trabalho em andamento distorce a medida. Use o ponto de início definido.
• Ver a idade e não agir. Uma lista de itens velhos sem política de ação vira relatório.
• Usar a idade para cobrar pessoas. Item velho quase sempre é sintoma do sistema (bloqueio, tamanho, WIP), não de esforço individual.

Comece amanhã pela coluna mais à direita

Na próxima reunião diária, calcule a idade de cada item aberto, percorra o quadro da direita para a esquerda começando pelo mais velho de cada coluna e decida uma ação para cada item acima do tempo habitual da equipe. Em algumas semanas, com o histórico de tempo de ciclo, você terá a expectativa de nível de serviço para escrever no quadro. Para aprender a usar essa e as outras métricas de fluxo com a equipe, junto com políticas e cadências do método Kanban, o curso de Kanban da Projeto Diário trabalha cada uma delas ao vivo e prepara para a certificação CKMS.