Diagrama de fluxo cumulativo (CFD): como ler no Kanban

O quadro Kanban mostra o fluxo de hoje. O diagrama de fluxo cumulativo mostra o fluxo de todos os dias anteriores ao mesmo tempo, e é por isso que ele revela coisas que o quadro esconde: uma fila que cresce devagar há três semanas, uma etapa que parou de entregar, um aumento de demanda que a equipe ainda não sentiu no dia a dia.

Também chamado de CFD (do inglês cumulative flow diagram), o gráfico assusta à primeira vista por ser um amontoado de faixas coloridas. Mas basta entender três leituras (vertical, horizontal e inclinação) para tirar dele trabalho em andamento, tempo aproximado de atravessamento e vazão. A seguir você vê como o gráfico é montado, como ler cada dimensão, os padrões mais comuns e os limites do que ele consegue mostrar.

O que é o diagrama de fluxo cumulativo

É um gráfico de áreas empilhadas construído a partir das colunas do quadro, a peça mais visível do método Kanban. O eixo horizontal é o tempo (dias ou semanas). O eixo vertical é a quantidade acumulada de itens. Cada faixa colorida corresponde a uma etapa do quadro, e a linha superior de cada faixa conta quantos itens já chegaram àquela etapa ou além dela até a data.

Como os valores são acumulados, as linhas nunca descem: um item que entrou no fluxo continua contado para sempre. A faixa de baixo é a de itens entregues, e ela só cresce. As faixas de cima representam o que entrou e ainda está em alguma etapa.

O CFD não faz parte das medidas obrigatórias do Kanban Guide, que pede o acompanhamento de quatro medidas de fluxo: trabalho em andamento, vazão, idade do item e tempo de ciclo. O diagrama é útil justamente porque mostra três dessas quatro no mesmo desenho. A visão geral das métricas está em métricas do Kanban.

Como o CFD é montado a partir do quadro

Imagine uma equipe com quatro etapas: Comprometido, Em execução, Em revisão e Entregue. Ao fim de cada dia, alguém registra quantos itens, desde o começo da contagem, já chegaram a cada etapa ou passaram dela. O exemplo abaixo é ilustrativo:

Cada coluna vira uma linha do gráfico, e o espaço entre duas linhas vizinhas é a faixa de uma etapa. No dia 6, por exemplo, a faixa de Comprometido tem altura 5 (14 menos 9): cinco itens esperando para começar. A faixa de Em execução tem altura 3 (9 menos 6), e a de Em revisão tem altura 2 (6 menos 4).

Muitas ferramentas de quadro Kanban geram esse gráfico a partir do histórico das colunas; vale procurar o relatório de fluxo cumulativo na que a equipe já usa. Numa planilha, basta a tabela acima e um gráfico de área empilhada.

Como ler o CFD: as três leituras

Leitura vertical: quanto trabalho está em andamento

Num dia qualquer, a altura de uma faixa é o número de itens naquela etapa. A soma das alturas das faixas entre o início e o fim do fluxo (tudo menos a faixa de entregues) é o trabalho em andamento do sistema naquela data.

No exemplo, no dia 6 há 5 itens em execução ou revisão (9 menos 4) e mais 5 aguardando início. Se a faixa total vai ficando mais alta semana após semana, a equipe está começando mais do que termina.

Leitura horizontal: quanto tempo leva para atravessar

Trace uma linha horizontal a partir do ponto em que a linha de entregues está num dia e veja em que dia a linha de início chegou à mesma altura. A distância entre esses dois dias é uma aproximação do tempo médio que os itens que terminaram naquela data levaram para atravessar o fluxo.

No exemplo, a linha de entregues chega a 4 no dia 6. A linha de Em execução chegou a 4 no dia 2. O quarto item a começar levou, aproximadamente, quatro dias até a entrega. É uma aproximação: o gráfico supõe que os itens terminam na ordem em que começam, o que nem sempre acontece. Para o conceito de tempo de ponta a ponta e como reduzi-lo, veja o guia de lead time no Kanban.

Inclinação: qual é a vazão

A inclinação da linha de entregues mostra quantos itens terminam por unidade de tempo. Linha íngreme, muita entrega. Linha quase plana, pouca entrega. No exemplo, a linha sobe cerca de um item por dia a partir do dia 3.

Compare a inclinação da linha de entrada com a de entregues. Se a de entrada sobe mais rápido, a demanda está maior que a capacidade de entrega, e a distância vertical entre as duas vai crescer.

Por que as três leituras se conectam

Trabalho em andamento, tempo e vazão estão ligados pela Lei de Little: em um sistema estável, o tempo médio de atravessamento é o trabalho em andamento médio dividido pela vazão média. O CFD mostra essa relação de forma visual. Quando as faixas engordam (mais trabalho em andamento) e a inclinação dos entregues não muda (mesma vazão), a distância horizontal aumenta (mais tempo por item).

Essa é a razão prática para limitar o trabalho em andamento: com a mesma capacidade, menos itens abertos significam itens que ficam prontos mais cedo. O CFD transforma esse argumento em um gráfico que dá para mostrar a um patrocinador.

Os padrões que o CFD revela

Os degraus merecem atenção em projetos com implantação mensal ou aprovação em comitê. O fluxo interno pode estar bom, mas o cliente só recebe de tempos em tempos. O CFD deixa isso claro e ajuda a discutir se a política de liberação faz sentido.

Como usar o CFD na rotina da equipe

1. Defina o início e o fim que o gráfico vai considerar. Em geral, do ponto de comprometimento até a entrega. Itens na lista de ideias distorcem a leitura se entrarem na contagem.
2. Olhe o gráfico em uma cadência fixa. Na revisão quinzenal ou mensal de entrega do serviço, não na reunião diária. Mudanças no CFD aparecem em semanas.
3. Comece pela faixa que mais mudou. A pergunta é sempre "o que aconteceu nessa etapa a partir dessa data?".
4. Cruze com o quadro e com a idade dos itens. O CFD aponta a etapa; o quadro e a idade dos itens em andamento apontam quais itens estão presos ali.
5. Registre a mudança testada. Se a equipe reduziu um limite de WIP em uma data, marque no gráfico. Assim dá para ver o efeito nas semanas seguintes.

Os limites do diagrama de fluxo cumulativo

O CFD mostra médias e agregados. Ele não mostra:

• Itens individuais. Um item preso há 40 dias some no meio da faixa. Para isso existe o gráfico de idade dos itens em andamento.
• Distribuição de tempos. Saber que o tempo médio é de cinco dias não diz quantos itens levam 15. O gráfico de dispersão de tempo de ciclo mostra a variação.
• Tamanho dos itens. Dez itens pequenos e dez itens enormes aparecem iguais. Se o tamanho varia muito, a leitura da vazão fica distorcida.
• Retrabalho. Um item que volta da revisão para a execução nem sempre aparece no acumulado, dependendo de como a ferramenta conta.

Por isso, o CFD é um painel de diagnóstico do sistema, não um relatório de desempenho de pessoas. Usado para cobrar indivíduos, ele perde o valor, porque a equipe passa a ajustar o quadro para o gráfico parecer bom.

Leve o CFD para o painel do projeto

Escolha um quadro da sua equipe, registre os acumulados de cada etapa por quatro semanas (ou ative o relatório na ferramenta que já usa) e leve o gráfico para a próxima revisão do serviço com uma pergunta: qual faixa mais mudou e por quê. Se você quer montar painéis com o CFD e as demais métricas de fluxo para gestores e patrocinadores, o curso de dashboard aplicado a projetos da Projeto Diário mostra como estruturar os dados e apresentar os indicadores.