Planejamento, Cronograma e Custos
Cronograma de entregas do projeto: como montar e acompanhar
O cronograma de entrega é a parte do planejamento que o cliente realmente lê. Ele não quer saber das 140 atividades do cronograma detalhado nem das dependências entre elas; quer saber o que vai receber, quando, e como vai saber se está aceitando a coisa certa. Quando essa visão não existe, cada reunião de status vira uma negociação sobre "o que tinha sido prometido para este mês".
Um bom cronograma de entregas resolve três problemas de uma vez. Combina com o cliente o que conta como entregue (o critério de aceite), separa a data que você prevê da data que você prometeu e mostra cedo, semana a semana, qual entrega está em risco. A seguir estão o conceito, o passo a passo para montar, um modelo para copiar e um exemplo de acompanhamento num projeto ilustrativo de portal de serviços de uma prefeitura.
Formação relacionada
Microsoft Project Professional
Cronogramas confiáveis, linha de base, controle de desvio e relatórios que sustentam decisão de diretoria.
O que é um cronograma de entregas
É a lista das entregas que alguém de fora da equipe recebe e aceita, com quatro informações por linha: o que é a entrega, como será aceita, a data comprometida e a situação atual. Ele não substitui o cronograma detalhado. Ele é derivado dele.
| Cronograma de atividades | Cronograma de entregas | |
|---|---|---|
| Para quem | Equipe do projeto | Cliente, patrocinador, áreas usuárias |
| O que mostra | Todo o trabalho, com dependências e responsáveis | Só os resultados que alguém recebe e aceita |
| Granularidade | Atividades de dias | Entregas de semanas ou meses |
| Datas | Calculadas e atualizadas a cada semana | Comprometidas, com a previsão atual ao lado |
Entrega e marco são conceitos próximos e muito confundidos: a entrega é o resultado (um módulo, um relatório, um espaço reformado), o marco é o instante em que algo importante acontece (a entrega aceita, por exemplo). A diferença, e como usar os dois juntos no cronograma, está explicada no artigo sobre marco e entrega no cronograma.
Por que planejar entregas parciais
Um projeto com uma única entrega no fim concentra todo o risco no último mês. Se o cliente não gostar do resultado, não há tempo para corrigir. Entregas parciais distribuem esse risco:
- Aceite antecipado. Cada parte aceita reduz o que pode ser contestado no fim.
- Correção de rumo. O retorno sobre a primeira entrega melhora as seguintes.
- Valor antes do fim. Um módulo em uso gera benefício enquanto o resto é construído.
- Faturamento e medição. Em contratos, as parcelas costumam acompanhar as entregas aceitas.
Em projetos de software e produtos digitais, a lógica de entregas parciais vira um plano de versões. O guia sobre plano de releases e entregas por ondas mostra como agrupar funcionalidades em ondas.
Como montar o cronograma de entregas em seis passos
Passo 1: liste as entregas a partir da EAP
Percorra a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) e marque os elementos que alguém de fora vai receber e aceitar. Documentos internos, reuniões e atividades de preparação ficam de fora. Se uma entrega for grande demais para ser aceita de uma vez, divida em partes que façam sentido sozinhas.
Passo 2: defina o critério de aceite e quem aceita
Para cada entrega, escreva em uma ou duas frases o que será verificado e o nome de quem aceita. "Módulo de agendamento aprovado nos 12 casos de teste combinados, aceito pela coordenadora de atendimento" é verificável. "Módulo funcionando" não é.
Passo 3: derive a data do cronograma detalhado
A data de cada entrega sai do término das atividades que a produzem, no cronograma detalhado. Ela não deve ser escolhida à parte. Se o cronograma de atividades ainda não existe, monte-o primeiro com o guia de como fazer cronograma de projeto.
Inclua no cálculo o que costuma ficar de fora: o prazo de análise do cliente, o tempo para ajustes depois da análise e a dependência de insumos que o próprio cliente precisa fornecer (dados, acessos, aprovações).
Passo 4: separe a previsão da data comprometida
A previsão é a data que o cronograma calcula hoje. A data comprometida é a que você promete ao cliente, com uma margem proporcional à incerteza. Registrar as duas mostra quanto de margem resta em cada entrega. Quando a previsão encosta na data comprometida, é hora de agir, e não quando ela passa.
Passo 5: combine as obrigações do cliente
Escreva ao lado de cada entrega o que o cliente precisa fornecer e até quando. No exemplo deste artigo, a prefeitura precisa liberar o acesso à base do sistema tributário até uma data definida. Se não liberar, a data da entrega muda, e isso fica combinado de antemão.
Passo 6: publique e defina a rotina de acompanhamento
Envie o cronograma de entregas aprovado a todos os interessados e combine a frequência de atualização, em geral a mesma do relatório de status. A partir daí, a data comprometida só muda por mudança aprovada; a previsão e a situação mudam a cada atualização.
Modelo de cronograma de entregas para copiar
| Nº | Entrega | Critério de aceite | Aceite por | Obrigação do cliente | Data comprometida | Previsão atual | Data real | Situação |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 |
Para a coluna "Situação", combine uma regra objetiva, por exemplo:
- No prazo: previsão igual ou anterior à data comprometida, com margem.
- Atenção: previsão ainda dentro da data comprometida, mas sem margem, ou depende de uma obrigação do cliente atrasada.
- Atrasada: previsão posterior à data comprometida.
- Aceita: entrega formalmente aceita, com a data real registrada.
Exemplo: portal de serviços de uma prefeitura
Exemplo ilustrativo, na atualização de 10/05. O contrato prevê cinco dias úteis para a análise de cada entrega pela secretaria.
| Nº | Entrega | Data comprometida | Previsão atual | Data real | Situação |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Protótipo navegável das telas principais | 15/03 | 14/03 | Aceita | |
| 2 | Módulo de agendamento de atendimento | 30/04 | 05/05 | Entregue com atraso, em análise | |
| 3 | Módulo de emissão de certidões | 15/06 | 22/06 | Atrasada: acesso à base tributária liberado com três semanas de atraso | |
| 4 | Treinamento dos atendentes | 10/07 | 10/07 | Atenção: depende da entrega 3 | |
| 5 | Portal em produção | 31/07 | 31/07 | No prazo, sem margem |
O que a tabela diz em dez segundos: das duas entregas com data já vencida, uma foi feita no prazo e outra atrasou cinco dias. A entrega 3 já está prevista para depois da data prometida, por causa de uma obrigação do cliente, e isso ameaça o treinamento e a entrada em produção. A conversa da reunião de status deixa de ser "como estão as coisas?" e passa a ser "como recuperar uma semana na entrega 3, ou quais datas seguintes aceitamos mover?".
Um indicador simples ajuda no relatório: entregas aceitas até a data comprometida divididas pelas entregas cuja data comprometida já passou. No exemplo, 1 de 2, ou 50%.
Quando uma entrega vai atrasar
Comunique assim que a previsão passar da data comprometida, e não na véspera. Leve três coisas: a nova previsão, a causa e o efeito nas entregas seguintes, com as alternativas (recuperar com mais recursos, reduzir o escopo da entrega, mover a data). Se a causa for uma obrigação do cliente, mostre a data combinada e a data em que ela foi cumprida. Para cobrar entregas de fornecedores e áreas que estão atrasando, o artigo sobre follow-up de entregas atrasadas traz o roteiro.
Erros comuns no cronograma de entregas
- Prometer a data do cronograma, sem margem. Qualquer imprevisto vira atraso oficial.
- Esquecer o prazo de análise do cliente. A entrega sai no dia, mas o aceite chega duas semanas depois e trava a parcela seguinte.
- Atualizar a data comprometida a cada atraso. O cronograma passa a mostrar tudo em dia, sempre, e perde a utilidade.
- Critério de aceite vago. A entrega é feita, mas o aceite vira negociação.
Monte o cronograma de entregas do seu projeto
Liste as entregas da sua EAP que alguém de fora vai aceitar, preencha o modelo acima com critério de aceite e obrigações do cliente e combine a regra de situação antes de publicar. O guia de planejamento de projetos mostra como as entregas nascem do escopo e chegam ao cronograma.
Para tirar as datas de um cálculo, e não de uma estimativa solta, monte o cronograma detalhado no gerador de cronograma grátis da Projeto Diário: ele calcula as datas a partir das predecessoras e durações em dias úteis, considera feriados, destaca o caminho crítico e exporta para Excel, de onde você copia as datas das entregas e dos marcos.
