Como fazer cronograma de projeto no Excel com datas automáticas

Saber como fazer cronograma de projeto no Excel parece simples até a primeira atividade atrasar. Na maioria das planilhas, as datas foram digitadas à mão: quando a reforma escorrega três dias, alguém precisa reescrever, uma a uma, todas as datas que vêm depois, e esquece duas. O cronograma deixa de bater com a realidade na segunda semana.

A solução é montar a planilha para que você digite só o que é decisão (a duração e as predecessoras de cada atividade) e o Excel calcule o resto. Com duas fórmulas e uma lista de feriados, as datas passam a se recalcular sozinhas, em dias úteis. Abaixo está a estrutura, cada fórmula explicada e um exemplo de oito atividades com as datas conferidas.

Antes da planilha: o que você precisa ter

O Excel vai calcular, mas não vai decidir por você. Tenha em mãos a lista de atividades, a duração de cada uma em dias úteis e o que precisa estar pronto antes de cada uma começar. Se ainda não tem, o método completo para chegar a essa lista está no guia de como fazer cronograma de projeto. Este artigo cuida só da parte da planilha.

A estrutura da planilha

Use duas abas.

Aba "Feriados": uma coluna com as datas de todos os feriados que afetam o projeto, nacionais, estaduais e municipais, além de recessos e pontos facultativos que a organização respeite. Selecione o intervalo e dê a ele o nome Feriados (menu Fórmulas, Definir Nome). A calculadora de dias úteis da Projeto Diário ajuda a conferir os feriados do período.

Aba "Cronograma": a data de início do projeto na célula B1 e a tabela a partir da linha 4.

Duas colunas de predecessoras atendem à maioria dos cronogramas pequenos. Se alguma atividade tiver três, acrescente uma coluna e repita o trecho da fórmula.

Como fazer cronograma de projeto no Excel: as fórmulas

As fórmulas abaixo usam os nomes das funções no Excel em português e o ponto e vírgula como separador.

Término: =SE(C5=0;F5;DIATRABALHO(F5;C5-1;Feriados))

A função DIATRABALHO devolve a data que fica um certo número de dias úteis depois de uma data inicial, pulando sábados, domingos e os feriados da lista. O "menos 1" existe porque o dia de início já é o primeiro dia de trabalho: uma atividade de 3 dias que começa na segunda termina na quarta, que está 2 dias úteis depois. O SE trata os marcos, de duração zero, que começam e terminam no mesmo dia.

Início: a data seguinte ao término da predecessora mais tardia

=DIATRABALHO(MÁXIMO($B$1-1;SEERRO(PROCV(D5;$A$5:$H$100;7;0);0);SEERRO(PROCV(E5;$A$5:$H$100;7;0);0));1;Feriados)

Parece longa, mas faz três coisas simples:

1. PROCV(D5;$A$5:$H$100;7;0) procura o ID da predecessora na coluna A e traz o término dela (a 7ª coluna do intervalo, a G). O SEERRO devolve zero quando a célula de predecessora está vazia.
2. MÁXIMO(...) pega a data mais tardia entre os términos das predecessoras e a véspera do início do projeto. Assim, uma atividade sem predecessora começa no início do projeto, e uma com duas predecessoras espera a que terminar por último.
3. DIATRABALHO(...;1;Feriados) avança para o próximo dia útil.

A mesma fórmula serve para todas as linhas. Copie-a para baixo e nunca mais digite uma data de início.

Conferência: =DIATRABALHOTOTAL(F5;G5;Feriados)

Numa coluna auxiliar, essa função conta os dias úteis entre início e término, incluindo os dois. O resultado deve ser igual à duração da coluna C (nos marcos, de duração zero, ela mostra 1). Se não for, alguma data foi digitada por cima da fórmula.

Exemplo: cronograma de lançamento de um site

Exemplo ilustrativo de um site institucional, com início do projeto em 07/06/2027 (segunda-feira) e a equipe em São Paulo, onde 9 de julho é feriado estadual. A aba Feriados tem essa data, além dos feriados nacionais do ano.

Pontos para conferir no resultado:

• A arquitetura (2) começa em 10/06, o dia útil seguinte ao término do briefing.
• Layout e textos (3 e 4) começam juntos em 16/06, porque dependem da mesma atividade.
• A carga de conteúdo (6) depende dos textos, prontos em 25/06, e do desenvolvimento, pronto em 07/07. A fórmula pega o mais tardio e começa em 08/07.
• O feriado de 9 de julho cai dentro da carga de conteúdo. Ela ocupa 08/07, 12/07 e 13/07 e termina numa terça, e não na segunda, como terminaria sem o feriado. Tudo o que vem depois se ajusta sozinho.
• O marco (8) cai no dia útil seguinte aos testes: o site entra no ar em 20/07. Se você preferir que o marco tenha a mesma data do término da predecessora, use nessa linha a fórmula de início sem o DIATRABALHO externo.

Agora teste a planilha: mude a duração do desenvolvimento de 10 para 12 dias. A carga, os testes e o marco andam dois dias úteis, e a produção dos textos continua onde estava, porque não depende do desenvolvimento.

Como desenhar o gráfico de Gantt na mesma planilha

Com início e término calculados, o Gantt sai por formatação condicional. Na linha 4, a partir da coluna J, coloque as datas do calendário, um dia útil por coluna: em J4, =DIATRABALHO($B$1-1;1;Feriados); de K4 em diante, =DIATRABALHO(J4;1;Feriados), copiado para a direita. Selecione a área das barras e crie uma regra com a fórmula =E(J$4>=$F5;J$4<=$G5), pintando a célula. Cada linha ganha uma barra que se move quando as datas mudam. Uma segunda regra, =J$4=HOJE(), destaca a coluna do dia atual. Outras formas de montar as barras e de formatar o gráfico estão no guia de gráfico de Gantt no Excel.

Ajustes para casos comuns

• Equipe que trabalha aos sábados: troque DIATRABALHO por DIATRABALHO.INTL, que aceita um código de fim de semana. O código 11 considera só o domingo como descanso: =DIATRABALHO.INTL(F5;C5-1;11;Feriados).
• Cronograma em dias corridos: término =F5+C5-1 e início =término da predecessora + 1. Use só quando o trabalho realmente acontece todos os dias, como algumas etapas de obra ou de produção.
• Espera entre atividades: para a cura de um piso de 3 dias úteis, por exemplo, some a espera dentro do DIATRABALHO do início, trocando o 1 por 4.
• Acompanhamento: acrescente as colunas "% concluído" e "Término real". Não sobrescreva as fórmulas com datas reais; guarde uma cópia da aba aprovada como linha de base e compare.

Os limites do Excel para cronogramas

A planilha resolve bem cronogramas de até algumas dezenas de atividades com dependências do tipo término para início. Acima disso, três limitações pesam: o Excel não calcula folgas nem o caminho crítico sem um segundo conjunto de fórmulas para o cálculo de volta, não trata dependências do tipo início para início ou término para término sem adaptar a fórmula linha a linha e não avisa quando a mesma pessoa está em duas atividades ao mesmo tempo. Uma atividade digitada por cima da fórmula também quebra a cadeia sem que ninguém perceba.

Monte a sua planilha ou use uma ferramenta pronta

Para começar agora, crie as duas abas, digite os feriados do período, cole as duas fórmulas e lance as cinco primeiras atividades do seu projeto. Mude uma duração e confira se as datas seguintes andam. O guia de planejamento de projetos mostra onde o cronograma entra no plano e como ele se liga ao orçamento.

Se o projeto tem muitas dependências, ou se você quer as folgas e o caminho crítico sem fórmula nenhuma, use o gerador de cronograma grátis da Projeto Diário: ele calcula as datas a partir das predecessoras e durações em dias úteis, desconta feriados, mostra a folga de cada atividade, destaca o caminho crítico no gráfico de Gantt e exporta para Excel, onde você continua trabalhando na planilha.