KPIs para escritório de projetos: o que medir, como criar e analisar

Os KPIs para escritório de projetos respondem a duas perguntas diferentes, e boa parte dos painéis de PMO responde só à primeira. A primeira é: como vão os projetos da carteira? A segunda é: o escritório está ajudando a organização a entregar melhor? Um PMO que mede só a primeira vira um consolidador de relatórios; um que mede as duas consegue mostrar por que existe.

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Na prática, os indicadores do PMO se organizam em três níveis: a carteira de projetos, os processos de gestão que o escritório mantém e o valor do próprio escritório para as áreas que ele atende. Cada nível tem indicadores próprios, fontes de dados diferentes e frequência de atualização diferente.

Este guia mostra os KPIs de cada nível, com fórmulas, como criar a ficha de cada indicador, como montar o painel e a rotina de acompanhamento e como analisar os resultados para tomar decisões. Os indicadores de um projeto individual, como IDP e IDC, estão em KPIs de projetos; aqui o foco é o conjunto.

KPIs para escritório de projetos: os três níveis

Vale separar também os KPIs do PMO dos indicadores de portfólio. Os indicadores de portfólio são feitos para a diretoria decidir onde investir: alinhamento estratégico, valor e capacidade. Os KPIs do PMO servem para o escritório gerenciar a execução e o próprio trabalho. Os dois conjuntos se cruzam, mas não são iguais; o painel da diretoria está em indicadores de portfólio de projetos.

KPIs da carteira de projetos

São os indicadores que consolidam o desempenho dos projetos acompanhados pelo escritório.

O índice de entrega no prazo é o mais conhecido e o mais fácil de distorcer. Se cada replanejamento muda a data de referência, todo projeto termina "no prazo". Combine com o patrocinador qual data vale: a da linha de base aprovada ou a última data aprovada em comitê, e mantenha a regra para todos.

O desvio de custo da carteira só é confiável quando os projetos registram custos da mesma forma. Se uns incluem horas da equipe interna e outros não, a soma não diz nada. Quando os projetos usam valor agregado, a carteira pode ser acompanhada pelos índices de cada projeto, como explicado no guia de KPIs de projetos.

KPIs dos processos de gestão

Os indicadores de processo mostram se a informação que chega ao painel é confiável. Sem eles, o PMO pode estar consolidando dados desatualizados sem perceber.

• Status em dia: projetos com status atualizado até a data de corte / projetos ativos. É o primeiro indicador a olhar, porque sustenta todos os outros.
• Aderência às etapas do método: projetos com os artefatos obrigatórios de cada fase (termo de abertura aprovado, linha de base, registro de riscos, termo de encerramento) / projetos na fase correspondente.
• Lições aprendidas registradas: projetos encerrados com lições registradas e discutidas / projetos encerrados.
• Tempo de início: dias entre a aprovação do projeto e o kickoff. Prazos longos costumam indicar falta de capacidade ou de recursos.

Os indicadores de processo devem medir o essencial. Se o escritório cobra dez artefatos por fase, o indicador de aderência mede burocracia, não qualidade de gestão.

KPIs do valor do PMO: como medir o sucesso do escritório

Aqui está a parte que mais falta nos painéis. Medir o sucesso de um escritório de projetos exige combinar resultado e percepção:

O NPS (Net Promoter Score) é calculado com a pergunta "de 0 a 10, quanto você recomendaria o PMO a um colega?": o percentual de notas 9 e 10 menos o percentual de notas de 0 a 6. Um modelo de questionário completo, com as perguntas por público, está em pesquisa de satisfação do PMO. Para a maturidade, a ferramenta gratuita de diagnóstico de PMO da Projeto Diário serve como ponto de partida e pode ser repetida a cada ciclo.

Um cuidado: melhora da carteira não prova sozinha que o escritório causou a melhora. Por isso a percepção das áreas atendidas é parte do conjunto, e não um complemento.

Como criar indicadores para o PMO na prática

1. Liste as decisões. Pergunte à direção, aos patrocinadores e aos gerentes que decisões eles precisam tomar com regularidade: priorizar, parar, remanejar pessoas, aprovar mudanças.
2. Escolha poucos indicadores por nível. De três a cinco na carteira, dois ou três de processo e dois ou três de valor do PMO. Um painel com 30 indicadores não é lido.
3. Escreva a ficha de cada indicador. Um modelo para copiar:

4. Teste com dados reais antes de publicar. Calcule os indicadores de dois ou três meses anteriores. Se os dados não existem ou não fecham, ajuste a fórmula ou a fonte.
5. Defina metas a partir da linha de base própria. Use o histórico da organização como ponto de partida, e não números de mercado sem fonte.
6. Revise o conjunto a cada semestre. Indicador que não levou a nenhuma decisão em seis meses deve sair ou mudar.

Como monitorar KPIs no escritório de projetos

• Data de corte única. Todos os projetos informam a situação até o mesmo dia. Sem isso, o painel compara fotos de momentos diferentes.
• Coleta automatizada quando possível. Se os projetos usam ferramentas como MS Project, Planner ou Jira, puxe os dados delas para o painel em vez de pedir planilhas aos gerentes.
• Painel em uma página, com o valor atual, a tendência e a cor da faixa de cada KPI. O detalhe por projeto fica um clique abaixo.
• Rito fixo. O painel é discutido numa reunião de acompanhamento da carteira, com a mesma pauta: primeiro o que mudou de cor, depois as decisões pedidas.

Como analisar os resultados e transformar dados em decisão

1. Olhe a tendência antes do valor. Uma carteira com 78% de entregas no prazo que vem subindo há três meses está melhor que uma com 82% em queda.
2. Separe a média dos casos. Um desvio de custo de 5% na carteira pode ser um projeto com 40% e os outros dentro do previsto. Mostre os projetos que explicam o número.
3. Procure a causa comum. Se vários projetos atrasam na mesma fase, o problema provavelmente está no processo ou na capacidade de uma área, e não nos gerentes.
4. Registre a decisão. Cada indicador vermelho sai da reunião com ação, responsável e data, e a próxima reunião começa pela checagem dessas ações.
5. Compare com cuidado. Comparar áreas ou projetos de natureza diferente, como obras e projetos de TI, sem ajustar o contexto leva a conclusões erradas.

Erros comuns nos KPIs do PMO

• Medir só a carteira. O escritório não consegue mostrar o próprio valor e vira alvo no primeiro corte de custos.
• Mudar a referência de prazo a cada replanejamento. O índice de entrega no prazo fica sempre alto e perde o sentido.
• Painel sem dono nem rito. Indicador publicado e não discutido não muda nada.
• Metas copiadas de fora. Sem a linha de base da própria organização, a meta é arbitrária.
• Cobrar os gerentes pelo indicador de processo. Status em dia é condição para gerir, não fim em si; quando vira cobrança, os dados passam a ser preenchidos só para ficar verde.

Monte o painel do seu PMO

Escolha três indicadores de carteira, dois de processo e dois de valor do PMO, escreva a ficha de cada um com o modelo acima e calcule os valores dos últimos três meses para ter a linha de base. Na próxima reunião de acompanhamento, apresente o painel e combine com a direção as ações para cada faixa. Para estruturar o escritório com indicadores desde o começo, a formação Implantação de PMO em 5 estágios da Projeto Diário percorre do diagnóstico à operação, e o guia do escritório de projetos mostra as funções e os tipos de PMO em que esses indicadores se encaixam.