Dashboard do Microsoft Planner no Power BI: passo a passo

A integração Planner-Power BI é o passo seguinte de quem acompanha mais de um plano e cansou de abrir um por um. A visão Gráficos do Planner mostra o andamento de um plano de cada vez; o Power BI junta vários planos num painel só, cruza com outras fontes e permite enviar o mesmo dashboard para a diretoria toda semana, sem montar slide.

O obstáculo é que não existe um botão "conectar ao Planner". Na lista oficial de conectores do Power Query, consultada em outubro de 2026, não aparece um conector com o nome do Planner. O caminho depende do tipo de plano: os planos básicos e os premium guardam os dados em lugares diferentes e pedem rotas diferentes.

Este passo a passo mostra como escolher a rota, quais indicadores colocar no painel, as medidas para calculá-los e os cuidados de atualização e permissão que evitam um relatório bonito com dados velhos.

Plano básico ou premium: onde ficam os dados

Antes de abrir o Power BI, descubra que tipo de plano a equipe usa. Se ainda houver dúvida sobre a diferença entre eles, o guia o que é o Microsoft Planner e como ele funciona explica as duas versões.

Duas restrições oficiais definem essa tabela. A documentação da API do Planner no Microsoft Graph avisa que planos e tarefas premium não estão disponíveis nela, apenas os básicos. E a página do conector do Planner para o Power Automate informa que ele atende somente planos básicos. Ou seja: para planos premium, Graph e Power Automate com o conector do Planner não resolvem.

Defina as perguntas do painel antes de conectar

Um dashboard de projeto serve para responder poucas perguntas, sempre as mesmas. Defina-as com quem vai ler o relatório e só depois traga os dados. Um conjunto que funciona bem para equipes que usam o Planner:

Repare que nenhuma dessas perguntas exige dado que o Planner não tenha. Se a diretoria quer custo ou horas, isso não está no plano básico; acrescentar esse dado é outra conversa, provavelmente com outra ferramenta.

Caminho 1: planos básicos com exportação para o Excel

É o caminho mais rápido para um primeiro painel, bom para validar o desenho com os leitores antes de automatizar.

1. Exporte cada plano. A página de ajuda da Microsoft indica a opção de exportar o plano para o Excel no menu de reticências do cabeçalho do plano. O arquivo traz, entre outros campos, título, bucket, progresso, datas, responsáveis, prioridade e rótulos. O passo a passo detalhado está em como exportar o Planner para o Excel.
2. Guarde os arquivos numa pasta única do SharePoint ou do OneDrive, com o nome do plano no nome do arquivo.
3. No Power BI Desktop, conecte a pasta com o conector de pasta do SharePoint e combine os arquivos. Crie uma coluna com o nome do plano a partir do nome do arquivo.
4. Trate os campos com vários valores. Uma tarefa pode ter mais de um responsável e mais de um rótulo. Confira como eles aparecem no arquivo e, se vierem juntos na mesma célula, divida em linhas numa tabela auxiliar para contar tarefas por pessoa sem distorcer o total.

A limitação é óbvia: o painel mostra o que foi exportado, não o que está no plano agora. Serve para a reunião mensal ou para a fase de teste, não para acompanhamento diário.

Caminho 2: planos básicos com Power Automate e lista do SharePoint

Para atualizar sem trabalho manual, um fluxo do Power Automate copia as tarefas do Planner para uma lista do SharePoint, e o Power BI lê a lista.

1. Crie a lista no SharePoint com colunas para ID da tarefa, plano, bucket, título, percentual concluído, data de início, data de conclusão prevista, data de conclusão real, responsáveis e prioridade.
2. Monte um fluxo agendado (por exemplo, todo dia às 6h). No conector do Planner, use as ações de listar planos de um grupo, listar buckets e listar tarefas (na documentação em inglês, List plans for a group, List buckets e List tasks).
3. Grave ou atualize cada tarefa na lista, usando o ID da tarefa como chave para não duplicar linhas.
4. Traduza o que vem codificado. As tarefas trazem o ID do bucket, não o nome, e os rótulos vêm como categorias numeradas, que no conector vão de 1 a 25; os nomes dos rótulos estão nos detalhes do plano. Os responsáveis chegam como identificadores de usuário, então o fluxo precisa de um passo para buscar o nome da pessoa.
5. No Power BI, use o conector de lista do SharePoint Online e monte o modelo.

Respeite os limites do conector. A documentação oficial informa 100 chamadas por conexão a cada 60 segundos. Com muitos planos e tarefas, o fluxo precisa de pausas ou de ser dividido. Exemplos de fluxos com o Planner estão em Power Automate com Microsoft Planner.

Uma terceira via para planos básicos é chamar a API do Microsoft Graph pelo conector Web do Power BI. Ela exige registro de aplicativo e tratamento de paginação e autenticação; costuma ficar com a equipe de TI, e não com o gerente do projeto.

Caminho 3: planos premium com Dataverse

Os planos premium herdaram a base do Project para a Web, que guarda os dados no Dataverse. Para eles, o ponto de partida é o modelo de Power BI que a Microsoft mantém no repositório OfficeDev Project-Power-BI-Templates, no GitHub, criado para o Project para a Web.

1. Descubra a URL do ambiente do Dataverse. O formato indicado pela Microsoft é https://ambiente.regiao.dynamics.com. Se você não souber o nome do ambiente ou a região, peça ao administrador do Power Platform.
2. Baixe o modelo do repositório e abra no Power BI Desktop.
3. Informe a URL quando o modelo pedir e entre com a conta corporativa.
4. Se aparecer erro de acesso proibido, revise as configurações da fonte de dados: a página de suporte da Microsoft orienta usar nível de privacidade Organizacional e credencial do tipo conta organizacional.
5. Confira as permissões. Para a visão de portfólio, a Microsoft informa que o usuário precisa de permissão de leitura no nível da unidade de negócios para as tabelas do Dataverse usadas.
6. Compare os números com o Planner em dois ou três planos antes de divulgar.

O passo 6 não é formalidade. O modelo foi desenhado para o produto anterior, e a documentação dele ainda fala em licenças com os nomes antigos do Project. Funciona como base, mas valide cada página do relatório com os seus planos. Quem preferir montar do zero pode usar o conector do Dataverse diretamente e escolher só as tabelas de projetos e tarefas.

Medidas para o painel

Com as tarefas numa tabela (aqui chamada Tarefas), estas medidas em DAX cobrem os indicadores da tabela acima. Ajuste os nomes das colunas ao seu modelo.

Total de tarefas = COUNTROWS(Tarefas)

Concluídas = CALCULATE([Total de tarefas], Tarefas[PercentualConcluido] = 100)

% concluído = DIVIDE([Concluídas], [Total de tarefas])

Atrasadas = CALCULATE([Total de tarefas],
    Tarefas[PercentualConcluido] < 100,
    Tarefas[DataConclusaoPrevista] < TODAY())

Sem responsável = CALCULATE([Total de tarefas], ISBLANK(Tarefas[Responsaveis]))

Vencem em 14 dias = CALCULATE([Total de tarefas],
    Tarefas[PercentualConcluido] < 100,
    Tarefas[DataConclusaoPrevista] >= TODAY(),
    Tarefas[DataConclusaoPrevista] <= TODAY() + 14)

No Planner básico, o progresso é marcado por estado (não iniciada, em andamento, concluída), e não por um percentual digitado pela equipe. A documentação do Microsoft Graph informa que a tarefa é considerada concluída quando o percentual chega a 100. Por isso o percentual de tarefas concluídas é um indicador mais honesto do que a média do progresso, que mistura estados com números.

Como organizar as páginas do dashboard

Três páginas bastam para a maioria dos casos:

1. Visão geral: um cartão por indicador, uma tabela com os planos (percentual concluído, atrasadas, próximas entregas) e um filtro por área ou gerente.
2. Atrasos e pendências: a lista das tarefas atrasadas com plano, bucket, responsável e dias de atraso, ordenada do maior atraso para o menor. É a página que vai para a reunião.
3. Equipe: tarefas em andamento e atrasadas por pessoa, para mostrar sobrecarga antes que ela vire atraso.

Se a diretoria pedir uma linha do tempo, o artigo sobre gráfico de Gantt no Power BI mostra como montar o visual. Lembre que o Power BI desenha as barras com as datas que recebe; dependências e caminho crítico continuam no Planner premium.

Publicação, atualização e permissões

Atualização. Publique o relatório num workspace do Power BI e configure a atualização agendada logo depois do horário do fluxo (caminho 2) ou em horário fixo (caminho 3). Mostre no próprio painel a data e a hora da última atualização, para ninguém discutir número velho.

Permissões. O Power BI não repete as permissões do Planner. Quem tem acesso ao relatório vê as tarefas que estão no conjunto de dados, mesmo de planos dos quais não é membro. Decida quem pode ver o quê antes de publicar e, se for preciso, separe relatórios por área ou aplique segurança em nível de linha.

Licenças. Confira com o administrador as licenças do Power BI exigidas para publicar e compartilhar na sua empresa, e, no caso premium, as licenças do Planner que dão acesso aos dados no Dataverse.

Erros que mais aparecem

• Misturar planos básicos e premium sem perceber. Cada tipo exige uma rota; um painel que só lê planos básicos ignora os premium em silêncio.
• Contar pessoas em vez de tarefas. Uma tarefa com três responsáveis vira três linhas na tabela auxiliar; os totais de tarefas devem vir da tabela principal.
• Planos sem padrão. Se cada plano usa buckets e rótulos diferentes, o filtro por fase não funciona. Padronizar é trabalho de PMO, como mostra o guia sobre Microsoft Planner no PMO.

Por onde começar

Escolha dois planos ativos, siga o caminho 1 e monte só a página de atrasos. Mostre para quem vai usar e ajuste os indicadores antes de automatizar com o caminho 2 ou de conectar o Dataverse. Se você quer firmar primeiro o desenho dos indicadores, o curso Dashboard Aplicado a Projetos da Projeto Diário ensina a montar um painel dinâmico de acompanhamento do projeto no Excel; a mesma lógica de indicadores vale depois para o Power BI.