Microsoft Planner ou Trello: comparativo para equipes de projeto
Planner ou Trello é uma escolha que costuma aparecer quando a equipe sai da planilha e quer um quadro de tarefas compartilhado. As duas ferramentas parecem iguais na primeira tela: colunas, cartões, responsáveis e prazos. A diferença real está fora do quadro, em quem paga, com que conta as pessoas entram, como gente de fora participa e o que acontece quando o projeto precisa de linha do tempo e dependências.
A resposta curta: se a empresa já usa o Microsoft 365 e o projeto é tocado por uma equipe interna, o Planner sai na frente, porque já está pago, usa a identidade da empresa e vive dentro do Teams. Se o trabalho envolve muitos parceiros externos, contas pessoais ou uma equipe que não usa Microsoft, o Trello costuma ser mais simples de adotar.
O resto deste comparativo mostra o porquê, com números conferidos nas páginas oficiais em outubro de 2026 e cenários de projeto para você se enxergar.
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Microsoft Planner do básico ao premium
Governança leve de projetos com Planner, para equipes que não vão adotar uma ferramenta pesada.
Diferença entre Planner e Trello em uma tabela
| Critério | Microsoft Planner | Trello |
|---|---|---|
| Fabricante | Microsoft, parte do Microsoft 365 | Atlassian |
| Conta de acesso | Conta corporativa ou de estudante do Microsoft 365 | Qualquer conta Trello |
| Versão sem custo adicional | Planner básico, incluído em planos comerciais do Microsoft 365 | Plano Free, para até 10 colaboradores por Workspace |
| Licença paga de entrada | Planner Plano 1: R$ 57,30 por usuário/mês, pago anualmente, sem impostos | Standard: US$ 5 por usuário/mês no plano anual (US$ 6 no mensal) |
| Licença mais completa | Planner e Project Plano 3: R$ 171,80 por usuário/mês, pago anualmente, sem impostos | Premium: US$ 10 por usuário/mês no anual; Enterprise: US$ 17,50 por usuário/mês, anual |
| Visões na versão de entrada | Grade, Quadro, Agenda e Gráfico | Quadro; as demais visões ficam no Premium |
| Visões nas versões pagas | Linha do tempo (Gantt), Pessoas, Calendário, metas (Plano 1) | Linha do tempo, Calendário, Tabela, Painel e Mapa (Premium) |
| Dependências entre tarefas | Término-início no Plano 1; avançadas e caminho crítico no Plano 3 | Não aparecem na lista de recursos da página de preços |
| Automação | Power Automate, com fluxos de nuvem no básico | Automação nativa nos quadros, com execuções ilimitadas no Premium e no Enterprise |
| Gente de fora da empresa | Colaboradores internos e externos, conforme a política de convidados do Microsoft 365 | Qualquer pessoa com conta Trello, dentro do limite de colaboradores do plano |
Fontes: página brasileira de planos do Planner e página de preços do Trello, consultadas em outubro de 2026. A página do Trello consultada exibia valores em dólar, e preço muda; confira antes de orçar. Um detalhe que confunde: o Trello tem um recurso chamado Planner, um calendário para organizar o próprio tempo, que não tem relação com o Microsoft Planner.
Onde o Planner ganha
Custo de entrada zero para quem já tem Microsoft 365. O Planner básico vem nos planos comerciais do Microsoft 365. Não há compra, não há aprovação de fornecedor e não há mais uma senha para gerenciar.
Identidade e permissões da empresa. Os planos de equipe ficam ligados a um grupo do Microsoft 365. Quando alguém sai da empresa e a conta é desativada, o acesso ao plano vai junto. Para a área de TI e para o jurídico, isso pesa mais do que qualquer recurso de quadro.
Teams, Outlook e To Do no mesmo lugar. O plano vira uma guia no canal do Teams, as tarefas atribuídas aparecem nas listas pessoais e, desde 2026, o Planner também está disponível no Outlook na web e no novo Outlook para Windows. A equipe não precisa abrir outra ferramenta para saber o que fazer.
Caminho de crescimento para cronograma. Quando o projeto passa a exigir linha do tempo, dependências e linha de base, o mesmo plano pode ganhar recursos premium com uma licença paga, sem trocar de ferramenta. O funcionamento das duas versões está no guia o que é o Microsoft Planner e como ele funciona.
Onde o Trello ganha
Adoção fora da empresa. Fornecedores, freelancers e clientes entram com a própria conta, sem depender do administrador do Microsoft 365 de ninguém. Em agências, eventos e projetos com muitos parceiros, isso elimina uma semana de pedidos de acesso.
Quadro flexível e rápido. Listas, cartões, etiquetas e automação nativa permitem desenhar o fluxo da equipe em minutos. Para quem trabalha com Kanban, o guia prático de Kanban no Trello mostra como montar colunas e limites de trabalho em andamento.
Ecossistema de integrações. A página de preços cita mais de 200 integrações (Power-Ups), com Slack, Google Drive, Salesforce e outras, incluindo captura de tarefas a partir do Microsoft Teams.
Visões sem depender do Microsoft 365. O Trello Premium libera linha do tempo, calendário, tabela, painel e mapa no mesmo quadro. Para equipes que não usam Microsoft 365, é um caminho direto para essas visões sem montar outra estrutura.
Planner vs Trello em três cenários de projeto
Os cenários abaixo são ilustrativos.
Implantação de um sistema de gestão numa empresa que usa Microsoft 365. Equipe interna de 12 pessoas, consultoria externa com 3 pessoas, prazo contratual. Aqui o Planner é a escolha natural: plano no Teams do projeto, consultores como convidados, e um gerente com Planner Plano 1 para ter linha do tempo e dependências. Os demais membros podem editar o plano premium com o Planner básico, como explica a página de planos da Microsoft, só sem acesso aos recursos avançados.
Organização de um evento com fornecedores. Agência pequena, buffet, som, gráfica e local, cada um de uma empresa diferente. O Trello resolve com menos atrito: um quadro por frente, convidados nos quadros e uma lista "Esperando fornecedor". Se o número de colaboradores passar do limite do plano gratuito, o Standard costuma bastar.
Time de produto que trabalha em sprints. Os dois atendem com ressalvas. No Trello, a sprint é representada por listas e convenções, como mostra o artigo sobre Scrum no Trello. No Planner, sprints e lista de pendências são recursos dos planos premium. Se o time precisa de estimativas, relatórios de velocidade e integração com repositório de código, vale olhar ferramentas feitas para isso.
Custos: como comparar sem erro
Compare o custo por pessoa que realmente precisa do recurso pago, não o da equipe inteira.
- No Planner, quem só atualiza tarefas pode ficar no básico. Em geral, só quem planeja (gerente, PMO, líder técnico) precisa do Plano 1 ou do Plano 3. Uma equipe de 10 pessoas com um gerente no Plano 1 custa R$ 687,60 por ano em licença do Planner, sem impostos, além do Microsoft 365 que a empresa já paga.
- No Trello, os planos pagos são cobrados por usuário. Confira na seção de perguntas frequentes da página de preços como os usuários são contados antes de calcular.
O detalhe de cada licença do Planner, com o que entra em cada plano, está em licenças do Microsoft Planner.
Teste de duas semanas antes de decidir
Escolher ferramenta pela demonstração costuma dar errado. Faça uma prova curta com um projeto real:
- Escolha um projeto pequeno e vivo, com 20 a 40 tarefas e pelo menos uma pessoa de fora da equipe.
- Monte o mesmo quadro nas duas ferramentas, com as mesmas colunas e regras.
- Peça à equipe que use só uma por semana, começando por qualquer uma.
- Avalie com critérios fixos: facilidade para a pessoa de fora entrar, tempo gasto atualizando, qualidade do status que você consegue tirar na sexta-feira, e o que a TI exige para liberar.
- Decida pelo que a equipe realmente usou, não pelo que tem mais recurso.
Para uma decisão mais ampla, com matriz de pontuação e outras ferramentas na disputa, use o roteiro de como escolher uma ferramenta de gestão de projetos.
Erros comuns na escolha
- Contratar licença para todos. No Planner, a maioria da equipe trabalha bem no básico.
- Ignorar a política de TI. Em muitas empresas, ferramentas fora do Microsoft 365 precisam de aprovação de segurança. Pergunte antes de montar o projeto no Trello.
- Esperar cronograma de um quadro. Nem o Planner básico nem o Trello calculam caminho crítico. Se o prazo depende de dezenas de tarefas encadeadas, a conversa é sobre ferramenta de cronograma.
- Manter dois quadros para o mesmo trabalho. O status diverge em uma semana. Se precisar das duas, defina o papel de cada uma.
Próximo passo
Se a sua empresa já tem Microsoft 365, comece pelo Planner básico num projeto piloto e só compre licença premium quando faltar linha do tempo ou dependência. Para aprender a estruturar planos, buckets, rótulos e rotinas de acompanhamento desde o primeiro dia, o curso Microsoft Planner da Projeto Diário cobre do primeiro plano aos recursos premium, em turma fechada para a sua equipe.
