Termo de abertura e EAP: diferença e ordem de elaboração

Termo de abertura e EAP aparecem juntos em quase toda aula de gerenciamento de projetos, e por isso muita gente procura um como se fosse o outro, ou acha que a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é uma seção do termo de abertura. Não é. São dois documentos com funções diferentes, feitos em momentos diferentes, e a ordem entre eles importa.

O termo de abertura responde se o projeto existe, para quê e dentro de quais limites. A EAP responde, depois, o que exatamente será entregue, por inteiro, dividido em partes que dá para estimar e atribuir. Um decide; o outro detalha o que foi decidido. Quando a ordem se inverte, a equipe gasta dias decompondo um projeto que o patrocinador ainda não aprovou, ou aprova um termo de abertura que já virou plano detalhado e não sai da gaveta.

Abaixo estão a diferença lado a lado, o que o termo entrega para a EAP, a sequência de elaboração e um exemplo que vai de um documento ao outro.

Diferença entre termo de abertura e EAP

O conceito de cada um está em artigos próprios: o que é o termo de abertura do projeto e o que é a EAP.

O que o termo de abertura entrega para a EAP

A EAP não começa do zero. Quatro informações do termo de abertura determinam como ela vai ser:

• O objetivo. Define o que conta como resultado e, portanto, o que precisa estar na árvore para chegar lá.
• As principais entregas. Costumam virar os primeiros ramos, ou pelo menos um ponto de partida para escolher o critério do segundo nível.
• O que fica fora. É o limite da decomposição: nada que o termo excluiu pode aparecer na EAP.
• Os marcos e o orçamento. Não entram na EAP, mas ela será usada depois para conferir se o prazo e o dinheiro autorizados cabem no trabalho real.

O caminho de volta também existe. Ao decompor, a equipe às vezes descobre que o trabalho não cabe no orçamento ou no prazo do termo. Esse é um dos melhores momentos para descobrir isso: antes da execução, com tempo para renegociar.

A ordem de elaboração dos documentos do planejamento

A sequência que o Guia PMBOK descreve, e que a prática confirma, é esta:

1. Termo de abertura. Autoriza o projeto e define os limites.
2. Requisitos. O que as partes interessadas precisam, levantado e documentado.
3. Declaração do escopo. A descrição detalhada do escopo, com entregas, critérios de aceite e exclusões. No Guia PMBOK, o processo de definir o escopo usa o termo de abertura como uma de suas entradas.
4. EAP. A decomposição desse escopo. O processo de criar a EAP parte da declaração do escopo e da documentação dos requisitos.
5. Dicionário da EAP. A descrição de cada pacote de trabalho.
6. Cronograma, custos e o resto do plano. Atividades, durações e orçamento são estimados a partir dos pacotes da EAP.

A declaração do escopo, a EAP e o dicionário formam juntos a linha de base do escopo. O termo de abertura fica fora dela: ele é a autorização que veio antes.

Exemplo: do termo de abertura à EAP

O exemplo é ilustrativo: uma prefeitura implanta o registro eletrônico de ponto para 1.200 servidores, em 25 prédios.

O que o termo de abertura diz sobre o escopo:

DESCRIÇÃO E PRINCIPAIS ENTREGAS
- Sistema de registro de ponto contratado e configurado
- 40 relógios biométricos instalados nos 25 prédios
- Integração do ponto com a folha de pagamento
- Chefias e servidores treinados
- Normativa interna de jornada publicada

FORA DO ESCOPO
- Controle de acesso nas portarias
- Aplicativo para registro de trabalho externo

A EAP construída a partir dele (até o terceiro nível):

1 Ponto eletrônico da prefeitura
  1.1 Gerenciamento do projeto
      1.1.1 Planejamento e controle
      1.1.2 Comunicação com os servidores
      1.1.3 Encerramento
  1.2 Sistema de ponto
      1.2.1 Contratação do fornecedor
      1.2.2 Regras de jornada configuradas
      1.2.3 Cadastro de servidores carregado
      1.2.4 Sistema homologado
  1.3 Equipamentos
      1.3.1 Vistoria dos 25 prédios
      1.3.2 Adequação elétrica e de rede
      1.3.3 40 relógios instalados
      1.3.4 Biometria dos servidores cadastrada
  1.4 Integração com a folha
      1.4.1 Especificação do arquivo de integração
      1.4.2 Integração desenvolvida e testada
      1.4.3 Folha de um mês processada em paralelo
  1.5 Implantação
      1.5.1 Chefias treinadas
      1.5.2 Servidores orientados
      1.5.3 Operação assistida
  1.6 Normativa interna
      1.6.1 Minuta elaborada
      1.6.2 Análise jurídica
      1.6.3 Normativa publicada

Repare em três coisas. Primeiro, as cinco entregas do termo viraram ramos da EAP, e a equipe acrescentou o ramo de gerenciamento, que o termo não lista mas que consome trabalho. Segundo, a decomposição revelou trabalho que ninguém citou no termo: a vistoria dos prédios, a adequação elétrica e o processamento da folha em paralelo. Esse trabalho cabe dentro das entregas autorizadas; se não coubesse no orçamento, seria a hora de voltar ao patrocinador. Terceiro, nada do que o termo excluiu aparece na EAP: não há ramo de controle de acesso nem de aplicativo.

O método completo para chegar até os pacotes de trabalho, com a regra dos 100% e os testes de parada, está em como fazer uma EAP do projeto.

Dá para fazer a EAP antes do termo de abertura?

Uma EAP preliminar, sim. Ela é útil para estimar o custo de um projeto que ainda está sendo avaliado, num business case ou numa proposta comercial: decompor o trabalho em alto nível ajuda a não esquecer itens caros. Mas essa EAP é um rascunho de estimativa. A EAP do projeto, a que vai virar linha de base, é feita depois do termo, com a equipe designada e com os limites aprovados.

O inverso é mais comum e mais problemático: colocar uma EAP detalhada dentro do termo de abertura. O termo fica longo, demora a ser aprovado e congela cedo demais um detalhe que deveria vir do planejamento com a equipe.

Erros de quem mistura os dois documentos

• Termo de abertura com EAP completa. O patrocinador precisa aprovar objetivo, limites e orçamento, não 80 pacotes de trabalho.
• EAP sem termo de abertura. A equipe decompõe um escopo que ninguém autorizou, e os limites são decididos por quem estiver na reunião.
• EAP que contradiz o termo. Ramos que incluem o que o termo excluiu, ou que ignoram uma entrega principal.
• Termo nunca revisto. Se a decomposição mostra que o orçamento não cabe e o patrocinador aceita aumentar, o termo precisa ser revisto e assinado de novo.

Faça os dois na ordem certa

Comece pelo termo de abertura, com atenção especial aos campos de principais entregas e do que fica fora: são eles que a EAP vai herdar. O gerador gratuito de termo de abertura da Projeto Diário tem esses campos separados e baixa o documento pronto para assinatura. Com o termo aprovado, monte a árvore do projeto na ferramenta gratuita de EAP, partindo das entregas do termo. A sequência completa, da autorização ao orçamento, está no guia de planejamento de projetos.