Pré-requisitos para implantar o Project Server: você está pronto?

Muitos gestores pensam em implantar o Project Server, mas poucos verificam antes os pré-requisitos para implantar o Project Server de forma correta. Sem eles, a ferramenta corre o risco de virar apenas um “modismo” de mercado dentro da empresa, sem mudar a forma como os projetos são conduzidos.

Observação: este texto foi publicado em 2013 e descreve o Project Server e as funcionalidades disponíveis naquela época.

O que o Project Server oferece

O Project Server oferece uma interface web (Project Web Access) muito amigável e se integra a ótimas ferramentas, como o Project Professional, o SharePoint e o SQL, além de ferramentas de terceiros, como ERP, CRM e BI. Há diversas funcionalidades de controle, e os ganhos aparecem em todas as áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos.

Para implantar o Project Server, o primeiro passo é verificar a necessidade da organização e, a partir dela, moldar o processo de acordo com a metodologia de gerenciamento de projetos adotada. Os passos da implantação vão muito além das informações deste texto, mas as perguntas a seguir são um bom começo para saber se a sua empresa está pronta.

Pré-requisitos organizacionais antes da implantação

Existe apoio da alta direção ao gerenciamento de projetos?

Raros projetos são realizados com sucesso quando não há comprometimento da alta direção. Com a implantação de uma ferramenta de gestão de projetos não é diferente.

Existe um PMO (Escritório de Projetos) na sua organização?

Hoje existem várias definições para um PMO. De todo modo, se houver um Project Server na sua organização, provavelmente será o PMO que vai prestar suporte e acompanhar o andamento dos projetos.

A sua organização tem uma metodologia de gerenciamento de projetos?

A falta de uma metodologia pode transformar uma ferramenta como o Microsoft Project em uma “planilha de cálculo simples”. Nesse cenário, o uso da ferramenta acaba se resumindo a um simples “modismo” dentro da organização.

A sua organização tem resistência a mudanças?

A maior dificuldade em projetos é a mudança na cultura organizacional, e ela afeta diretamente a forma como determinados departamentos e níveis hierárquicos enxergam o controle dos projetos. As pessoas podem influenciar os projetos de forma positiva ou negativa. Na implantação, é importante identificar esses possíveis impactos e trabalhar neles.

Infraestrutura e preparo da equipe de TI

Quem vai analisar a infraestrutura necessária?

Alguém precisa analisar a infraestrutura: o ambiente de hardware e software, a conectividade LAN/WAN e os fatores geográficos envolvidos. Esse é o passo que define o planejamento de capacidade. Dependendo do tamanho da empresa, a análise pode ser feita por uma ou mais pessoas, mas é necessário que o patrocinador conheça as limitações encontradas.

A equipe de TI conhece as tecnologias do Project Server?

A equipe de TI precisa adquirir conhecimento de administração do Project Server, do SharePoint e do SQL para prestar um suporte adequado aos usuários. O tempo de adaptação do ambiente varia de empresa para empresa, por isso é preciso reservar um período definido para testes e homologação antes de entrar em produção.

Preparo dos usuários: Project Professional e treinamento

Os gerentes de projetos conhecem o Project Professional?

O Project Professional é uma ferramenta muito poderosa. Nos treinamentos que ministro, acompanho gerentes de projetos que usam somente o básico e deixam de aproveitar os demais recursos que ela oferece. Quem ainda está nesse estágio pode começar pela montagem do primeiro cronograma.

Quero deixar claro que não é necessário conhecer o Microsoft Project para gerenciar projetos. Mas ele é a ferramenta mais utilizada no mercado para apoiar o planejamento, a execução, o monitoramento e controle e o encerramento dos projetos.

Como será o treinamento para todos os níveis?

É preciso definir como será o treinamento do Project Professional e do Project Server para todos os níveis: executivos, gerentes de projetos, gerentes de recursos, líderes de projetos, equipe do projeto etc. Os colaboradores produzem mais quando conhecem as ferramentas com que trabalham.

Principais funcionalidades do Project Server

Para que você entenda os benefícios que a ferramenta oferece, tomei a liberdade de listar as principais funcionalidades do Project Server:

• Acompanhamento de tarefas. O recurso recebe a atividade por e-mail e registra o andamento pelo Project Web Access. Assim, o gerente de projetos transfere ao recurso a responsabilidade de lançar o progresso e usa o próprio tempo em outras atividades. O controle continua com o gerente, que aprova ou rejeita o andamento informado.
• Meus quadros de horários. O gerente de projetos pode controlar o horário de trabalho da equipe, tanto em trabalhos operacionais (numa analogia com o cartão de ponto dos funcionários) quanto em projetos, caso em que o preenchimento é feito automaticamente pelo Project Server.
• Questões e riscos. Essas duas funcionalidades poderosas trabalham integradas ao Project Server e ajudam os recursos a controlar, de forma interativa, os riscos e as questões no cronograma do projeto. Risco é um evento previsível e/ou incerto que afeta o projeto de forma positiva ou negativa. Questões são problemas identificados no decorrer do projeto.
• Central de projetos. Dá uma visão completa de todos os projetos, com diversas visões para controle. O controle de acesso é bastante amplo: os gerentes de projetos veem os seus projetos, e os executivos podem acompanhar todos.
• Propostas e atividades. Os gerentes de projetos podem criar propostas (termo de abertura e escopo preliminar) e enviá-las para aprovação do patrocinador. Também é possível criar atividades, dependendo do perfil que o recurso tiver.
• Central de recursos. Muito se fala em pool de recursos, e essa facilidade poderosa permite dimensionar onde e quando cada recurso está alocado. Em empresas com estrutura projetizada, o ganho é ainda mais importante, porque os recursos passam a ser dimensionados com muito mais precisão. É a base para práticas como o nivelamento de recursos.
• Relatórios de status. Permite elaborar perguntas sobre os projetos e aguardar o retorno dos recursos, por exemplo: principais realizações, objetivos do próximo período, questões mais graves e dificuldades de aprovação. É muito usado quando o gerente de projetos não tem acesso direto à equipe do projeto (equipe virtual): ele obtém todas as informações oficiais, registradas no Project Server, antes das reuniões.
• Relatórios e análise de dados. Os relatórios do Project Server são ótimos para o controle do projeto, porque a tecnologia de cubo do SQL permite cruzar e customizar todas as informações do projeto conforme a necessidade dos executivos, do gerente de projetos e da equipe.
• Aprovações. Cabe ao gerente de projetos aprovar ou rejeitar qualquer mudança que ocorra no projeto, e essa funcionalidade garante a ele o controle sobre o projeto.

Por que a implantação do Project Server costuma ser lenta

A solução Microsoft Enterprise Project Management (EPM) é usada para o gerenciamento de projetos e de portfólio pela facilidade de integração com outros aplicativos: o SharePoint, como ambiente de colaboração, e o Project Professional, para criar o cronograma que será hospedado no Project Server.

O processo de implantação pode ser lento por vários motivos, mas o mais conhecido é a falta de comprometimento dos executivos e da alta gerência. Isso acontece por disputas políticas, por não terem tido a oportunidade de conhecer a importância do gerenciamento de projetos ou por não conhecerem as metodologias de gerenciamento de projetos.

Planejar a implantação do Project Server exige muita dedicação de diversas pessoas, e o treinamento é indispensável para que os usuários se sintam confortáveis com a ferramenta. Uma formação como a de Microsoft Project Professional ajuda a preparar quem vai montar os cronogramas. Se a sua empresa pretende usar o Project Server, compartilhe estas perguntas com a equipe para confirmar se ela realmente está preparada. E, para situar o domínio de ferramentas dentro do desenvolvimento profissional, veja como construir uma carreira sólida em gerenciamento de projetos.

Sergio Torres, PMP