Como criar o primeiro cronograma no MS Project

Saber como criar o primeiro cronograma no MS Project começa por entender por que essa ferramenta se tornou referência e quais etapas vêm antes de qualquer ajuste fino. O passo a passo abaixo foi escrito com base no Microsoft Project 2007 e cobre as etapas iniciais: definir, sequenciar, atribuir recursos, estimar durações e acompanhar o percentual concluído.

Por que o Microsoft Project continua sendo referência

Ultimamente apareceram diversos programas para Gerenciamento de Projetos, como DotProject, GanttProject, TaskJuggler, Primavera, Project-open, Teamwork, TaskFreak, Basecamp, Trac, ActiveCollab, PHProjekt, WBS Chart Pro, JCVGantt, OpenWorkbench e o Microsoft Project Server. Ainda assim, o Microsoft Project continua sendo o programa mais utilizado para o planejamento, o controle e o monitoramento de cronogramas e custos de projetos. Quem pensa em adotar a versão corporativa pode avaliar se a equipe está preparada lendo você está pronto para utilizar o Project Server?

Os cronogramas criados no Microsoft Project podem representar graficamente os dados do projeto, tanto pelo modo nativo quanto por aplicações de terceiros. Os relatórios aprimorados do Project 2007 podem ser apresentados no Microsoft Excel, versões 2003 e 2007, e no Microsoft Visio, versão 2007.

Passo a passo para criar um cronograma no MS Project

Para criar um cronograma, siga estas etapas.

1º Definir as atividades

Sugiro que você estabeleça primeiro as atividades macro e, depois, decomponha essas atividades até um nível que consiga gerenciar.

2º Sequenciar as atividades

Existem quatro opções de sequenciamento: término-início, início-início, término-término e início-término. O padrão do Microsoft Project é término-início.

3º Atribuir os recursos às atividades

Crie os recursos na barra de modos “Planilha de Recursos” e, em seguida, atribua os recursos às atividades. Quando vários recursos se concentram no mesmo período, a técnica de nivelamento de recursos ajuda a corrigir a superalocação.

4º Definir a duração das atividades

Depois de atribuir os recursos (trainee, júnior, pleno ou sênior), fica fácil definir a duração das atividades. Lembre-se de que os próprios recursos devem fornecer as durações estimadas e aprovar as atividades atribuídas a eles.

5º Adicionar o campo “% concluída”

Para adicionar esse campo, clique no menu “Inserir”, escolha o item “Coluna” e selecione o campo “% concluída”.

Próximos passos no MS Project

Existem diversas outras etapas para concluir um cronograma, mas esses passos iniciais servem para despertar o interesse em se aprofundar nessa ferramenta tão importante para quem trabalha com Gerenciamento de Projetos. Para ir além do básico, veja o artigo sobre a certificação do programa Microsoft Project e a formação Microsoft Project Professional da Projeto Diário.

Sergio Torres, PMP
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