Recentemente, durante o desenho e planejamento do PMO (Project Management Office) da empresa onde trabalho, deparei-me com um pequeno problema que levou a uma reflexão sobre a necessidade de classificar os projetos da organização em “Tipos” de Projeto.

O sistema de gestão de projetos pré-existente, que eu já estava habituado a utilizar, exigia, em um determinado momento, o “TIPO DO PROJETO”. O problema é que eu não queria e, na verdade, nem podia, modificar a estrutura já existente devido ao grande impacto que atitudes pequenas como essa podem causar. Quando, vindos de fora, trazemos para uma corporação novos conceitos, novas idéias, novas formas de fazer o que as pessoas já faziam de certa forma direito devemos realizar, óbvio, respeitando isso.
 
Quem de nós não se lembra de alguma história, talvez até engraçada mas com final por vezes nada agradável, em que um consultor chega a uma empresa onde tudo funciona relativamente bem e quer mudar tudo e até todos? Parece que o cara é o gênio que achou a causa de todos os males, mas apanha de tudo e todos até aprender a melhor forma de introduzir as mudanças realmente necessárias. Eu não pretendo ser visto como essa pessoa em nossa empresa.
 
Não é difícil entender como a venda das novas idéias é fator crítico para o sucesso de qualquer processo de implantação de melhores práticas (entenda-se PMO como um destes processos), de forma que se gere comprometimento e otimismo nas pessoas.
 
Haja o choque na cultura, problemas políticos e, no caso de novos desenvolvimentos ou ajustes: o custo e os riscos envolvidos em fazer algo do zero, quando se pode aproveitar as características positivas daquilo que vinha funcionando.
 
Resumindo: é ótima a busca por resultados e mudanças, porém sem querer reinventar a roda. Principalmente, quando a roda anterior já existia e até rodava.
 
Para resolver meu problema, me propus a classificar os projetos em Tipos. Pesquisei em literatura, links e outras fontes de conhecimento existentes e não encontrei algo que respondesse 100% aos requisitos conforme os quais eu classificava os pontos e projetos futuros de nossa empresa. Precisei então gerar uma tipificação nova, conforme discrimino abaixo.
 
Tomei por base para a definição de Projetos os objetivos, disponíveis no PMBOK (Base de Conhecimento em Gerência de Projetos), o qual eu utilizei durante meu curso pelo PMI (Project Management Institute) organização mundial que congrega capítulos locais de Gerentes de Projetos (os PMPs – Project Management Professionals), responsáveis pela estruturação, organização e disseminação das melhores práticas neste ramo de atividade.
 

Classificação de projetos por tipo

01. Tipos de projetos:

• Projetos de sistemas;
• Mapeamento de processos;
• Infraestrutura;
• Estratégia, com os subtipos: produtos, serviços, legislação e mercado
• Gerência de mudanças;
• Melhoria contínua.

02. Definição dos tipos

Projetos de sistemas: aqueles em que os resultados são produtos de desenvolvimento de código, rotinas ou programas de computador. Por exemplo: novo software de inventário, novo portal corporativo, etc.
Projetos de mapeamento de processos: aqueles em que os resultados são os desenhos e a descrição dos processos organizacionais, ou a definição de novos processos, bem como sua documentação. Por exemplo: padronização do processo de controle de acesso aos prédios da organização, reformulação do controle de qualidade, preparação para certificação na norma XYZ do órgão ZYX, etc.
Projetos de infraestrutura: aqueles em que os resultados são novas instalações, ou modificações e eventuais melhorias nas instalações existentes com todo o contingente envolvido neste tipo de mudança, como: equipamentos, plantas, redes (elétrica, hidráulica, dados e telefonia, etc.). Por exemplo: novo prédio; mudança do CPD; atualização do cabeamento para categoria X conforme especificação Y, etc.
Projetos de estratégia: aqueles que buscam efetivamente atender ao planejamento estratégico da organização, os quais podem ser classificados em:

• Projetos de produtos: aqueles cujo resultado requer pesquisa e desenvolvimento de novos produtos, seja por uma nova oportunidade ou por uma demanda específica de um determinado cliente ou grupo de clientes. Por exemplo: nova família de tintas, novo tipo de verniz, etc.
• Projetos de serviço: aqueles em que se envolve pesquisa e desenvolvimento de novos serviços, seja por uma exigência do mercado ou por pedido de um determinado cliente. Por exemplo: nova forma de atendimento bancário, nova plataforma de Call Center, serviço de atendimento a estrangeiros, etc.
• Projetos de legislação: aqueles cujo resultado é uma adequação a uma nova legislação ou à legislação vigente, seja por imposição ou por oportunidades de negócio. Por exemplo: adequação da contabilidade às novas alíquotas de IPI, mudança de endereço para zona com menor carga tributária, reformas para atender à lei do SPED, etc.
• Projetos de resposta ao mercado: aqueles em que se busca responder a uma imposição do mercado, seja por oportunidade ou para alinhar-se ou antecipar-se à concorrência. Por exemplo: reforma para melhor atendimento às políticas especiais de um determinado cliente, substituição de embalagens por biodegradáveis, plano estratégico, plano de reformulação visual, etc.
• Projetos de gerência de mudanças: aqueles que são resultado do processo de Gerência de Mudanças Organizacionais, indicados pelo comitê de mudanças (que ainda não temos, mas tenho planos de implantar), os quais normalmente indicam mudanças em processos ou documentos já existentes, porém com certo grau de risco para a continuidade dos negócios, caso não sejam tratados com o devido planejamento. Por exemplo: inserir novo campo na tabela de clientes, alterar a quantidade mínima de amostras do processo de controle de qualidade, etc.
• Projetos de melhoria contínua: aqueles que são etapas ou os próprios PDCAs (planos de ação de melhoria contínua, usando a metodologia PLAN, DO, CHECK and ACT) elaborados para ações de melhorias em processos existentes ou solução de problemas de qualidade. Por exemplo: PDCA de resposta à auditoria dos níveis de serviço alcançados pela área de TI.

Enfim…
Espero ajudar outros colegas que possam precisar de pistas em tarefas semelhantes a esta minha. No meu caso, esta classificação, cujo objetivo é levar a uma reflexão, não à conclusão ou fechamento de tema, atendeu a meus propósitos e pude seguir em frente com meu projeto de PMO, sem sofrer os percalços previsíveis caso sugerisse à empresa alguma mudança radical em relação a nossa atual cultura (pelo menos por enquanto).