Os 42 passos do PMBoK. Quão flexíveis eles são?
Como sempre digo, meu objetivo ao escrever é sempre avaliar se as técnicas, ferramentas e metodologias são aplicáveis, adaptáveis ou flexíveis. Em geral, minha conclusão é que: Como metodologia é composta por um conjunto de técnicas, o gerente de projetos ou o PMO a desenvolve sempre de forma aplicável (Premissa, nem sempre verdadeira, mas procuro partir deste princípio).
O PMBoK (Project Management Body of Knowledge) coloca 42 processos (Já atualizado conforme a quarta edição, na terceira eram 44) dentro das 9 áreas de conhecimento espalhados entre iniciação, planejamento, execução, monitoração e controle e encerramento. Mas temos que utilizar todos obrigatoriamente? Bom, respondo o que para a maioria é o óbvio: Não! O que o PMI, através do PMBoK nos mostra, são as melhores práticas, ou seja, o que funciona na maioria das vezes, na maioria dos projetos. Uma das funções importantes do Gerente de Projetos é saber avaliar onde cada coisa deve ou não ser utilizada.
Embora gerenciar projetos não seja uma ciência exata, tampouco uma receita de bolo, de maneira rápida, tentarei resumir como escolher o que aplicar (apenas uma sugestão. É a forma como eu aplico, cada G.P. terá a sua).
A quantidade de processos aplicáveis, em geral, varia de acordo com o porte do projeto. Em projetos grandes, com maior complexidade e integração entre várias disciplinas ou pessoas, aplicamos todos eles, porém, para projetos pequenos, meu roteiro é o seguinte:
- Verifique o quanto de papel sem necessidade esses processos irão criar! Lembre-se que o gerenciamento é para facilitar e manter o projeto no rumo, não para burocratizar;
- Pergunte para que eu preciso de tal processo, ou de tal saída do processo. Ela me será útil, ou será uma entrada obrigatória para processos importantes?
- Eu possuo dados, estrutura ou condições de alimentar o processo?! Um dos grandes problemas que vejo é o fato de criarmos formulários que depois não serão atualizados no andamento do projeto. Serão preenchidos ao final, apenas por mera formalidade, por tanto, perde a atulidade;
- Posso elaborar sistemas simples de planejamento, execução e controle? Não se iluda de que o bom gerenciamento necessita de ferramentas e métodos complexos, quanto mais simples melhor! As informações a serem monitoradas, assim como as métricas criadas devem me reportar algo importanta, monitorar apenas por monitorar de nada serve;
Lembre-se o custo do gerenciamento não deve exceder o do projeto, gerentes estão presentes para suportar o projeto, e não o projeto para suportar o emprego dos gerentes! Em suma, utilize o mínimo necessário, cuidado apenas para não reduzir demais e ficar órfão da falta de informação! Gerencie de maneira prática e rápida, preocupe-se com as informações importantes para a tomada correta de decisões. Tenho certeza que dessa forma seu projeto estará mais sob controle do que com planos mirabolantes. O importante é o bom senso!
-
|187.88.14.xxx |07-07-2010 14:11:18 Fabio Spolidoro - Otimização dos processosMuito bem colocado o texto acima. Particularmente otimizo todos os processos de acordo com cada projeto. As características de cada projeto mudam de acordo com o grau de complexidade do mesmo.
Adoto um plano de utilização de processos (batizado por nós) criado especificamente para cada projeto em sua concepção e ainda procuro atender as expectativas dos clientes criando procedimentos informativos que mais atendam suas necessidades.
Na verdade encaramos como "Uso adequado das Ferramentas", pois não temos que utilizar e nem despresar os 42 processos, no meu entendimento devemos utilizalos de acordo com cada projeto e tambem com a devida "profundeza", e isso chamamos de adequado ao uso.
Desta forma entendemos utilizar as melhores práticas da melhor forma, sem "pesar" sem necessidade o projeto.